Fallstudien

An der Küste von Nord-Devon betreibt das Woolacombe Bay Hotel ein 63-Zimmer-Luxushaus ganz ohne General Manager. Stattdessen koordinieren Abteilungsleiter wie Housekeeping Manager Robert Vargau den gesamten Ablauf. Sweeply hat endlose Telefonate und Funkrufe durch Echtzeit-Aufgabenmanagement ersetzt, direkt integriert in das Guestline-PMS des Hotels.

Sebastian Gietl, Geschäftsführer des Familienunternehmens BOOK-IT Apartments in Erlangen, betreibt über 200 Serviced Apartments an mehreren Standorten. Das Aparthotel-Modell mit längeren Aufenthalten, weniger Serviceintervallen und ohne Rund-um-die-Uhr-Rezeption erfordert ein eigenständiges Housekeeping und Instandhaltungsmanagement. Sweeply ersetzte die bisherige fragmentierte Softwarelandschaft durch eine zentrale Plattform, die nahtlos an das PMS Apaleo angebunden ist, und reduzierte den Koordinationsaufwand der Housekeeping-Teamleitung um rund 30 %.

THE FLAG Zürich, Teil einer modernen Hotelgruppe für Geschäfts- und Freizeitreisende, hatte bei einem papierbasierten System mit mangelnder betrieblicher Transparenz zu kämpfen. Resident Manager Felix Bauch führte Sweeply ein – integriert in das Apaleo-PMS – und konnte beobachten, wie Gästebeschwerden über Anfragen zu Artikeln und Zimmerwechseln um rund 80 % zurückgingen, während gleichzeitig mindestens 8 Stunden pro Woche eingespart wurden.

Untergebracht im ehemaligen Hauptsitz der niederländischen Zeitung De Volkskrant bietet das von Architekten entworfene Volkshotel in Amsterdam 196 Zimmer, einen Coworking-Bereich, einen Nachtclub, ein Restaurant und eine Sauna auf dem Dach. Nach dem Wechsel zum Mews PMS entschied sich Housekeeping Managerin Marion Le Tiec aufgrund der einfachen Bedienung und visuellen Klarheit für Sweeply und erlebte in nur vier Monaten effizientere Abläufe, schnellere Reparaturen sowie eine reibungslosere Einarbeitung.

Excellence Hotels betreibt ein 3-Sterne-Hotel in Stockholm sowie drei Apartmenthotels in Stockholm und Gävle, eine Kombination, die zu einer hohen Fluktuation im Housekeeping und einer komplexen Dienstplanung führt. COO Stella benötigte eine bessere Struktur, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu schaffen. Durch die Integration von Sweeply in das PMS VisBook konnte Excellence Hotels die manuelle Zimmerzuteilung abschaffen und für mehr Klarheit sowie Transparenz auf allen Teamebenen sorgen.

Auf der Insel Madeira betreibt die familiengeführte Gruppe The Views Hotels 750 Zimmer in drei Hotels (The Baia, The Monumental und The Oasis) und ist seit 2011 nach ISO 14001 zertifiziert. Operations Manager Sergio Costa hat die Nachhaltigkeitsvision der Gruppe in die tägliche Praxis umgesetzt, indem papierbasierte Arbeitsabläufe durch Sweeply ersetzt und in das PMS Host integriert wurden. Allein im The Views Oasis brachte die einjährige Partnerschaft geschätzte monatliche Einsparungen von 5.370 Euro.

STAYERY, 2016 in Berlin gegründet, verbindet Boutique-Hotel-Stil mit modernen Serviced Apartments in Berlin, Köln, Frankfurt und Bremen. Mit der Eröffnung weiterer Standorte stellte Operations Manager Daniel fest, dass das Jonglieren mit Excel-Tabellen und WhatsApp nicht mehr skalierbar war. Durch die Integration mit dem Apaleo-PMS automatisierte Sweeply die Zwischenreinigungen und standardisierte die Abläufe an allen Standorten.

Das familiengeführte Lifestyle Hotel Vitar wurde 2018 in Kroatien eröffnet: ein 4-Sterne-Boutique-Hotel mit 27 Zimmern, Rooftop-Pool und Bergblick, das hauptsächlich im Sommer mit einem 15- bis 20-köpfigen Team betrieben wird. Inhaberin und Geschäftsführerin Ivana Bakovic entschied sich im April 2023 aufgrund der Erschwinglichkeit und Einfachheit für Sweeply, das mit dem Rentlio-PMS integriert wurde, um Housekeeping und Instandhaltung zusammenzuführen.

Íslandshótel ist eine isländische Hotelkette mit 18 Häusern im 3- bis 4-Sterne-Segment. Chief Operations Officer Hjortur Valgeirsson suchte nach einer Möglichkeit, die abteilungsübergreifenden Abläufe effizienter zu gestalten. Nach der Einführung von Sweeply im Mai 2023 amortisierte sich die Investition für die Kette innerhalb von vier Monaten. Heute spart sie jährlich 22.000 Arbeitsstunden ein, auch dank eines optionalen Reinigungsservices, den Gäste in rund 70 % der Fälle wählen.

Keahotels, eine isländische Hotelkette mit 3- und 4-Sterne-Hotels, hat ihre traditionelle tägliche Reinigung durch ein Opt-in-Modell ersetzt, das auf der Sweeply-Funktion „Optional Housekeeping“ basiert. Im Rahmen einer Testphase im Reykjavik Lights Hotel verzichteten die Gäste im ersten Monat in 71 % der Fälle auf die tägliche Zimmerreinigung, was 179 Arbeitsstunden einsparte. Daraufhin wurde die Richtlinie auf alle Hotels der Keahotels-Gruppe ausgeweitet.

Glück Auf Appartements betreibt 125 Serviced-Apartment-Einheiten in 11 Objekten in 5 Städten im gesamten Ruhrgebiet und in Köln. Operations Manager Stefan leitete eine digitale Transformation ein, um veralteten Strukturen aus Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen zu entkommen, die keinerlei Raum für Skalierung boten. Mit Sweeply als zentralem Aufgabenmanagement-Tool, nahtlos integriert in das Apaleo PMS, schuf das Team Betriebsabläufe, die mit dem Unternehmen wachsen können.