Excellence Hotels: Das Ende der manuellen Zimmervergabe
Über diese Fallstudie
Excellence Hotels betreibt ein 3-Sterne-Hotel in Stockholm sowie drei Apartmenthotels in Stockholm und Gävle – eine Kombination, die zu einer hohen Fluktuation im Housekeeping und einer komplexen Dienstplanung führt. COO Stella benötigte eine bessere Struktur, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu schaffen. Durch die Integration von Sweeply in das PMS VisBook konnte Excellence Hotels die manuelle Zimmerzuteilung abschaffen und für mehr Klarheit sowie Transparenz auf allen Teamebenen sorgen.
Excellence-Hotels
Schweden
Die Herausforderung
Vor der Einführung von Sweeply basierte das Housekeeping der Excellence Hotels auf manueller Zimmerzuteilung, Checklisten auf Papier und ständigen Absprachen zwischen den Abteilungen. Die Housekeeping-Leitung verbrachte viel Zeit mit der manuellen Zuweisung von Zimmern, was ineffizient war. Gleichzeitig erhöhten Kommunikationslücken zwischen Rezeption und Housekeeping das Risiko menschlicher Fehler – etwa, dass falsche Zimmer gereinigt oder Serviceanfragen übersehen wurden. Das Team nutzte zwar bereits das VisBook PMS für Zimmer- und Gästedaten, doch es gab keine direkte operative Verbindung zwischen den Informationen im PMS und den Arbeitsabläufen im Housekeeping. Zudem hatten sich die Mitarbeitenden an die Papierform gewöhnt und standen Veränderungen anfangs skeptisch gegenüber.
Wie Sweeply geholfen hat
Excellence Hotels erkannte, dass VisBook bereits die richtigen Daten enthielt; die Herausforderung bestand darin, diese Informationen zu den Personen zu bringen, die sie benötigten. Durch die Integration von Sweeply in VisBook wurde eine direkte Verbindung zwischen Gästedaten und operativer Umsetzung geschaffen: Zimmerstatus, prioritäre Aufgaben und Serviceanfragen fließen automatisch aus dem PMS in Sweeply ein und werden sofort an das Housekeeping-Team verteilt. Dadurch wurden die Führungskräfte von der manuellen Verteilung von Aufgabenlisten entlastet und konnten sich stattdessen auf das Ausnahmemanagement, Coaching und die strategische Aufsicht konzentrieren.
Das Ergebnis
Der Arbeitstag beginnt nun anders. Da Sweeply Live-Daten aus VisBook abruft, werden Aufgaben genau in dem Moment verteilt, in dem sich der Zimmerstatus ändert. So können sich die Mitarbeitenden einloggen, sehen, was zu tun ist, und früher beginnen – ganz ohne auf ausgedruckte Listen warten zu müssen. Die übersichtliche, farbcodierte Benutzeroberfläche verbesserte die Struktur und die tägliche Planung, was Unklarheiten und Fehler reduzierte: Die Reinigungskräfte wissen, worauf sie Priorität legen müssen, die Rezeption sieht den Reinigungsstatus in Echtzeit und die Vorgesetzten haben den vollen Überblick, ohne mikromanagen zu müssen. Auch die Geschäftsführung erhielt leicht zugängliche Datenexporte für eine präzisere Budgetplanung, und die gewonnene Transparenz stärkte das Vertrauen im gesamten Betrieb.
Schweden
Land
Unterkunftsart
Hotelgruppe (Hotel + Apartment-Hotels)
Hotelgröße
4 Immobilien (Stockholm und Gävle)
Wert erstellt
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