BOOK-IT: Eine zentrale Datenquelle für 200 Apartments
Über diese Fallstudie
Sebastian Gietl, Geschäftsführer des Familienunternehmens BOOK-IT Apartments in Erlangen, betreibt über 200 Serviced Apartments an mehreren Standorten. Das Aparthotel-Modell mit längeren Aufenthalten, weniger Serviceintervallen und ohne Rund-um-die-Uhr-Rezeption erfordert ein eigenständiges Housekeeping und Instandhaltungsmanagement. Sweeply ersetzte die bisherige fragmentierte Softwarelandschaft durch eine zentrale Plattform, die nahtlos an das PMS Apaleo angebunden ist, und reduzierte den Koordinationsaufwand der Housekeeping-Teamleitung um rund 30 %.
BOOK-IT Apartments
Deutschland
Die Herausforderung
Vor Sweeply waren die Betriebsabläufe von BOOK-IT auf voneinander getrennte Tools aufgeteilt: Einige Informationen befanden sich im PMS, andere Details in einer Task-Manager-App, und alles Weitere wurde per Chat koordiniert. Ohne Echtzeit-Synchronisierung mussten Listen manuell aktualisiert werden und der Kommunikationsaufwand war enorm, da Aufgaben eher über Chat als innerhalb eines Systems zugewiesen wurden. Der Koordinationsaufwand für die Teamleiter war hoch. Hinzu kam, dass das Personal regelmäßig wechselt und viele Teammitglieder weder fließend Deutsch noch Englisch sprechen. Die Einarbeitung in mehrere voneinander getrennte Tools barg daher die Gefahr, dass Dinge verloren gingen – sowohl sprachlich als auch operativ.
Wie Sweeply geholfen hat
Sweeply bot BOOK-IT eine zentrale Informationsquelle für das gesamte Housekeeping und die Instandhaltung. So konnte jedes Team den Status über alle Liegenschaften hinweg einsehen, wodurch Teamleiter nicht mehr ständig vor Ort sein mussten. Sweeply lässt sich in Apaleo, das PMS von BOOK-IT, integrieren, sodass Apartment-Status, Check-outs und Sonderwünsche ohne manuellen Abgleich automatisch auf dem neuesten Stand bleiben. Für Teams, die ohne Rezeption arbeiten, ermöglichte die Echtzeit-Transparenz dem Housekeeping und der Instandhaltung, unabhängig zu agieren und Gästewünsche schnell zu erfüllen. Die Farbcodierung und die Sprachunterstützung von Sweeply beschleunigten die Einarbeitung des mehrsprachigen Teams, und Sweeply passte die Plattform an, um die Unterscheidung von BOOK-IT zwischen Reinigungsplänen für Langzeit- und Kurzzeitaufenthalte abzubilden.
Das Ergebnis
Die Auswirkungen zeigten sich sowohl in handfesten Zahlen als auch in spürbarer Entlastung im Alltag. Die Teamleitung des Housekeepings von BOOK-IT reduzierte den Zeitaufwand für die Kommunikation um locker 30 %, wodurch diese Zeit für die Weiterentwicklung von Prozessen und des Gästeerlebnisses frei wurde. Eine zentrale Übersicht über Aufgaben und laufende Arbeiten gab den Teamleitern deutlich mehr Sicherheit, ohne selbst vor Ort sein zu müssen, und bot den Teammitgliedern Transparenz über die Arbeitsbelastung. Die Gäste profitieren von einer geringeren Wahrscheinlichkeit vergessener Anfragen und einer schnelleren Ausführung. Die Geschichte von BOOK-IT ist keine dramatische Kehrtwende, sondern handelt vielmehr von der Beseitigung unnötiger Reibungsverluste – denn wenn die Tools zum Betriebsmodell passen, wird alles andere einfacher.
Deutschland
Land
Unterkunftsart
Serviced Apartments (Aparthotel)
Hotelgröße
Über 200 Wohnungen in mehreren Wohnanlagen
Wert erstellt
Weniger Kommunikationsaufwand für die Hausdamenleitung
Über 200
Wohnungen über eine einzige Plattform verwalten
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Woolacombe Bay Hotel
Woolacombe Bay: Tschüss Papier, hallo Effizienz
An der Küste von Nord-Devon betreibt das Woolacombe Bay Hotel ein 63-Zimmer-Luxushaus ganz ohne General Manager. Stattdessen koordinieren Abteilungsleiter wie Housekeeping Manager Robert Vargau den gesamten Ablauf. Sweeply hat endlose Telefonate und Funkrufe durch Echtzeit-Aufgabenmanagement ersetzt – direkt integriert in das Guestline-PMS des Hotels.
The Flag Zürich
The Flag Zürich: 80 % weniger Gästebeschwerden
Das Flag Zürich, Teil einer modernen Hotelgruppe für Geschäfts- und Freizeitreisende, hatte mit einem papierbasierten System mit mangelnder betrieblicher Transparenz zu kämpfen. Resident Manager Felix Bauch führte Sweeply ein, integriert in das PMS Apaleo, und konnte beobachten, wie Gästebeschwerden über Anfragen zu Artikeln und Zimmerwechseln um rund 80 % zurückgingen – bei einer Zeitersparnis von mindestens 8 Stunden pro Woche.
Volkshotel
Volkshotel: Optimiertes Housekeeping in vier Monaten
Untergebracht im ehemaligen Hauptsitz der niederländischen Zeitung De Volkskrant bietet das von Architekten entworfene Volkshotel in Amsterdam 196 Zimmer, einen Coworking-Bereich, einen Nachtclub, ein Restaurant und eine Sauna auf dem Dach. Nach dem Wechsel zum Mews PMS entschied sich Housekeeping Managerin Marion Le Tiec aufgrund der einfachen Bedienung und visuellen Klarheit für Sweeply – und erlebte in nur vier Monaten effizientere Abläufe, schnellere Reparaturen sowie eine reibungslosere Einarbeitung.
