weniger Kommunikationsaufwand für die Housekeeping-Teamleitung
Über 200
Apartments, verwaltet über eine Plattform
Sebastian Gietl,
Geschäftsführer, BOOK-IT Apartments
Die Herausforderung
Vor Sweeply waren die Betriebsabläufe von BOOK-IT auf voneinander getrennte Tools aufgeteilt: Einige Informationen befanden sich im PMS, andere Details in einer Task-Manager-App, und alles Weitere wurde per Chat koordiniert. Ohne Echtzeit-Synchronisierung mussten Listen manuell aktualisiert werden und der Kommunikationsaufwand war enorm, da Aufgaben eher über Chat als innerhalb eines Systems zugewiesen wurden. Der Koordinationsaufwand für die Teamleiter war hoch. Hinzu kam, dass das Personal regelmäßig wechselt und viele Teammitglieder weder fließend Deutsch noch Englisch sprechen. Die Einarbeitung in mehrere voneinander getrennte Tools barg daher die Gefahr, dass Dinge verloren gingen, sowohl sprachlich als auch operativ.
Wie Sweeply geholfen hat
Sweeply bot BOOK-IT eine zentrale Informationsquelle für das gesamte Housekeeping und die Instandhaltung. So konnte jedes Team den Status über alle Liegenschaften hinweg einsehen, wodurch Teamleiter nicht mehr ständig vor Ort sein mussten. Sweeply lässt sich in Apaleo, das PMS von BOOK-IT, integrieren, sodass Apartment-Status, Check-outs und Sonderwünsche ohne manuellen Abgleich automatisch auf dem neuesten Stand bleiben. Für Teams, die ohne Rezeption arbeiten, ermöglichte die Echtzeit-Transparenz dem Housekeeping und der Instandhaltung, unabhängig zu agieren und Gästewünsche schnell zu erfüllen. Die Farbcodierung und die Sprachunterstützung von Sweeply beschleunigten die Einarbeitung des mehrsprachigen Teams, und Sweeply passte die Plattform an, um die Unterscheidung von BOOK-IT zwischen Reinigungsplänen für Langzeit- und Kurzzeitaufenthalte abzubilden.
Das Ergebnis
Die Auswirkungen zeigten sich sowohl in handfesten Zahlen als auch in spürbarer Entlastung im Alltag. Eine zentrale Übersicht über Aufgaben und laufende Arbeiten gab den Teamleitern deutlich mehr Sicherheit, ohne selbst vor Ort sein zu müssen, und bot den Teammitgliedern Transparenz über die Arbeitsbelastung. Die Gäste profitieren von einer geringeren Wahrscheinlichkeit vergessener Anfragen und einer schnelleren Ausführung. Die Geschichte von BOOK-IT ist keine dramatische Kehrtwende, sondern handelt vielmehr von der Beseitigung unnötiger Reibungsverluste, denn wenn die Tools zum Betriebsmodell passen, wird alles andere einfacher.
Die Teamleitung des Housekeepings von BOOK-IT reduzierte den Zeitaufwand für die Kommunikation um locker 30 %, wodurch diese Zeit für die Weiterentwicklung von Prozessen und des Gästeerlebnisses frei wurde.
BOOK-IT nutzt Sweeply mit Apaleo als PMS. Die Seite zur Apaleo-Integration zeigt, was synchronisiert wird, und die Liste der Integrationen umfasst die weiteren PMS-Plattformen, die Aparthotels und Serviced Apartments nutzen.
