Starten Sie mit Sweeply in 24 Stunden
Mit einem unterstützten PMS ist Sweeply innerhalb von 24 Stunden verbunden und Ihre Zimmer, Reservierungen und Zimmerstatus sind live, ohne Hardware, ohne Server und ohne IT-Projekt.
Was brauchen wir vor dem ersten Tag?
Alle Module laufen auf derselben Basis, daher erledigen Sie den Großteil der Einrichtung nur einmal. Das braucht jedes Modul.
Housekeeping
PMS: eines der über 20 unterstützten Property-Management-Systeme oder Sweeply eigenständig, mit Zimmerstatus, die Sie in Sweeply setzen.
Geräte: Smartphones der Mitarbeitenden (iOS oder Android) für die mobile App und ein Computer für Führungskräfte, die die Web-App nutzen.
Rollen: Admin, House Manager, Senior Housekeeper und Housekeeper.
Zugriffsebene: ein PMS-Benutzer oder die Freigabe der Integration, je nach PMS. Jede PMS-Seite unter Integrationen erklärt genau, was benötigt wird.
Benötigte Daten: Ihre Zimmer und weiteren Einheiten, Einheitengruppen wie Etagen, Reinigungsregeln und die Telefonnummer jedes Teammitglieds.
Instandhaltung
PMS: optional. Instandhaltung kann eigenständig laufen, und mehrere Hotels starten damit, bevor sie ihr PMS verbinden.
Geräte: Smartphones der Mitarbeitenden mit Kamera, um Probleme mit Foto zu melden, und ein Computer für Führungskräfte.
Rollen: Admin, House Manager und User.
Zugriffsebene: im eigenständigen Betrieb nur die Sweeply-Benutzerkonten.
Benötigte Daten: Ihre Zimmer und weiteren Einheiten sowie die Telefonnummer jedes Teammitglieds. Problemkategorien sind voreingestellt und lassen sich von Ihnen selbst oder mit dem Sweeply-Team anpassen.
Guest Connect
PMS: ein unterstütztes PMS, damit jede Anfrage dem richtigen Zimmer und Aufenthalt zugeordnet ist. Guest Connect läuft zusammen mit Housekeeping.
Geräte: Gäste müssen nichts installieren. Sie nutzen eine digitale Gästeseite auf ihrem eigenen Smartphone.
Rollen: Anfragen kommen als Aufgaben bei Ihren bestehenden Sweeply-Benutzern an.
Zugriffsebene: dieselbe PMS-Verbindung wie bei Housekeeping.
Benötigte Daten: ein QR-Code in jedem Zimmer, der die Gästeseite öffnet, oder eine Verbindung zu der Gästekommunikationsplattform, die Sie bereits nutzen, sodass Gäste die Gästeseite dort erreichen.
KI-Agenten
PMS: ein unterstütztes PMS, da die Agenten Reservierungsdaten und Bemerkungen daraus lesen.
Geräte: keine über das hinaus, was Ihr Team bereits für Sweeply nutzt.
Rollen: Aufgaben, die die Agenten erstellen, gehen an Ihre bestehenden Sweeply-Benutzer.
Zugriffsebene: dieselbe PMS-Verbindung wie bei Ihren anderen Modulen.
Benötigte Daten: Reservierungsdaten und Bemerkungen aus Ihrem PMS. Unser Team hilft Ihnen, die Agenten für Ihr Hotel einzurichten.
Welche Schritte führen zum Start?
Verbinden Sie Ihr PMS. Mit einem unterstützten PMS sind Ihre Zimmer, Reservierungen und Zimmerstatus innerhalb von 24 Stunden live. Viele PMS werden direkt bei der Registrierung verbunden, und einige, etwa Oracle OPERA Cloud, werden gemeinsam mit unserem Team und Ihrem PMS-Administrator eingerichtet.
Richten Sie Ihr Haus ein. Prüfen Sie, ob alle Zimmer angezeigt werden, entfernen Sie nicht benötigte Einheiten, gruppieren Sie Zimmer nach Etage oder Bereich, fügen Sie weitere zu reinigende Bereiche wie Flure hinzu und legen Sie Reinigungsregeln fest, die zu Ihren Abläufen passen.
Fügen Sie Ihr Team hinzu. Legen Sie für alle Beteiligten einen Benutzer an und weisen Sie jeder Person eine Rolle zu. Jeder Benutzer erhält eine SMS, um die mobile App herunterzuladen und sich mit seiner Telefonnummer anzumelden, und Büromitarbeitende nutzen die Web-App.
Schulen Sie Ihr Team. Die Schulung eines kompletten Teams dauert ein bis zwei Tage. Zeigen Sie allen die Farben und Symbole für den Zimmerstatus, wie man eine Reinigung startet und beendet und wie man ein Problem mit Foto meldet. Die meisten Housekeeping-Mitarbeitenden arbeiten schon in ihrer ersten Schicht sicher.
Starten Sie. Setzen Sie am Vortag oder am Morgen Ihres ersten Tages jedes Zimmer mit einer einzigen Sammelaktualisierung auf seinen tatsächlichen Reinigungsstatus und weisen Sie dann Aufgaben zu oder lassen Sie Ihr Team Zimmer auswählen. Die meisten Hotels wickeln innerhalb der ersten Woche einen vollen Housekeeping-Tag in Sweeply ab.
Wer macht was bei der Implementierung?
Sweeply: verbindet Ihr PMS, gemeinsam mit Ihrem PMS-Administrator, wo das PMS es erfordert, hilft bei der Einrichtung der KI-Agenten und beantwortet Fragen per Chat oder unter support@getsweeply.com.
Ihr Onboarding-Kontakt bei Sweeply: eine feste Ansprechperson bei Sweeply, die je nach Größe und Komplexität Ihres Betriebs ein bis drei Onboarding-Meetings mit Ihrem Team durchführt.
Ihr Sweeply-Admin: richtet Zimmer, Einheitengruppen, Reinigungsregeln und Benutzer ein.
Ihr PMS-Administrator: stellt den PMS-Zugang bereit oder genehmigt ihn, wo Ihr PMS es erfordert.
Ihre Führungskräfte: schulen das Team und begleiten die ersten Tage in Sweeply.
Ihr Team: installiert die App, meldet sich an und führt eine erste Reinigung und eine Testmeldung durch.
Woran erkennen wir, dass die Implementierung abgeschlossen ist?
Die Implementierung ist abgeschlossen, wenn Ihr Hotel einen normalen Tag in Sweeply abwickelt. Konkret bedeutet das:
Ihr PMS ist verbunden und Zimmer, Reservierungen und Zimmerstatus werden synchronisiert, oder Sweeply ist für den eigenständigen Betrieb eingerichtet.
Jedes Zimmer und jede weitere Einheit ist in der richtigen Gruppe, mit Reinigungsregeln, die zu Ihren Abläufen passen.
Jedes Teammitglied hat die App installiert und sich angemeldet.
Jedes Teammitglied hat eine Reinigung gestartet und beendet und ein Testproblem mit Foto gemeldet.
Die Reinigungsstatus in Sweeply entsprechen an Ihrem ersten Tag der Realität.
Ihr Team hat einen vollen Housekeeping-Tag in Sweeply abgewickelt.
Was, wenn unser PMS noch nicht unterstützt wird?
Sweeply kann eigenständig laufen, mit Zimmerstatus, die in Sweeply gesetzt statt aus dem PMS synchronisiert werden, und mehrere Hotels starten so mit Instandhaltung. Der Aufbau einer neuen PMS-Integration dauert zwei bis drei Wochen, sobald sich ein Hotel verbindlich entschieden hat.