Islandshotel: 22.000 eingesparte Stunden pro Jahr in 18 Unterkünften
Über diese Fallstudie
Islandshotel ist eine isländische Hotelkette mit 18 Häusern im 3- bis 4-Sterne-Segment. Chief Operations Officer Hjortur Valgeirsson suchte nach einer Möglichkeit, die abteilungsübergreifenden Abläufe effizienter zu gestalten. Nach der Einführung von Sweeply im Mai 2023 amortisierte sich die Investition für die Kette innerhalb von vier Monaten. Heute spart sie jährlich 22.000 Arbeitsstunden ein – auch dank eines optionalen Reinigungsservices, den Gäste in rund 70 % der Fälle wählen.
Islandshotel
Island
Die Herausforderung
Vor Sweeply nutzte Islandshotel Trello für die Instandhaltung, Slack und sein PMS für die Rezeption – eine bunte Mischung an Tools, deren Verwaltung Herausforderungen mit sich brachte. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, um Zeit zu sparen, die Kommunikation unter den Mitarbeitern zu verbessern und abteilungsübergreifende Abläufe in 18 Unterkünften zu unterstützen.
Wie Sweeply geholfen hat
Sweeply kam im Mai 2023 ins Spiel und leitete eine Veränderung in der Art und Weise ein, wie Islandshotel die täglichen Abläufe bewältigte. Das Housekeeping-Dashboard und die Aufgabenverwaltungsansicht sparten Zeit, eliminierten redundante Aufgaben und boten einen umfassenden Überblick über die täglichen und monatlichen Aktivitäten, während gleichzeitig historische Daten für datengestütztere Entscheidungen erfasst wurden. Das Onboarding wurde direkt von Frans und Brynja von Sweeply begleitet, die die Vorgesetzten der Hotels schulten, welche wiederum ihr Housekeeping-Personal einarbeiteten. In nur fünf Wochen band Sweeply alle 18 Hotels erfolgreich an. Mit der Einführung wurde auch eine optionale Housekeeping-Richtlinie eingeführt, die den Gästen die Wahl lässt, ob sie eine tägliche Zimmerreinigung wünschen.
Das Ergebnis
Islandshotel verzeichnete bereits nach vier Monaten einen spürbaren Return on Investment und spart nun 22.000 Stunden pro Jahr ein. Zwischen Juni und Dezember 2023 verzichteten die Gäste in rund 70 % der Fälle in allen 18 Hotels auf die Zimmerreinigung – ein Wandel, der zeigte, dass die Gäste diese Flexibilität schätzen. Weniger tägliches Housekeeping bedeutete ein besser bewältigbares Arbeitspensum und eine höhere Arbeitszufriedenheit für das Personal, einen geringeren Materialverbrauch und spürbare Kosteneinsparungen sowie einen umweltfreundlicheren Betrieb. Eine farbcodierte Arbeitsübersicht vereinfachte die Kommunikation zwischen den Housekeeping-Teams und ihren Führungskräften, und das Personal musste nicht mehr zwischen den Etagen hin- und hereilen oder ständig ans Telefon der Rezeption gebunden sein.
Island
Land
Unterkunftsart
Hotelkette (3 bis 4 Sterne)
Hotelgröße
18 Unterkünfte
Geschaffener Mehrwert
in einem Jahr mit Sweeply gespart
70 %
der Gäste verzichteten auf die tägliche Zimmerreinigung (Jun–Dez 2023)
um alle 18 Objekte einzubinden
5 Wochen
Entdecken Sie weitere Hotel-Storys
Erfahren Sie, wie andere Teams im Gastgewerbe Sweeply nutzen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Teams zu vernetzen und den Arbeitsalltag reibungsloser zu gestalten.
Woolacombe Bay Hotel
Woolacombe Bay: Tschüss Papier, hallo Effizienz
An der Küste von Nord-Devon betreibt das Woolacombe Bay Hotel ein 63-Zimmer-Luxushaus ganz ohne General Manager. Stattdessen koordinieren Abteilungsleiter wie Housekeeping Manager Robert Vargau den gesamten Ablauf. Sweeply hat endlose Telefonate und Funkrufe durch Echtzeit-Aufgabenmanagement ersetzt – direkt integriert in das Guestline-PMS des Hotels.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: Eine zentrale Datenquelle für 200 Apartments
Sebastian Gietl, Geschäftsführer des Familienunternehmens BOOK-IT Apartments in Erlangen, betreibt über 200 Serviced Apartments an mehreren Standorten. Das Aparthotel-Modell mit längeren Aufenthalten, weniger Serviceintervallen und ohne Rund-um-die-Uhr-Rezeption erfordert ein eigenständiges Housekeeping und Instandhaltungsmanagement. Sweeply ersetzte die bisherige fragmentierte Softwarelandschaft durch eine zentrale Plattform, die nahtlos an das PMS Apaleo angebunden ist, und reduzierte den Koordinationsaufwand der Housekeeping-Teamleitung um rund 30 %.
The Flag Zürich
The Flag Zürich: 80 % weniger Gästebeschwerden
The Flag Zürich, Teil einer modernen Hotelgruppe für Geschäfts- und Freizeitreisende, hatte mit einem papierbasierten System mit mangelnder betrieblicher Transparenz zu kämpfen. Resident Manager Felix Bauch führte Sweeply ein, integriert in das PMS Apaleo, und konnte beobachten, wie Gästebeschwerden über Anfragen zu Artikeln und Zimmerwechseln um rund 80 % zurückgingen – bei einer Zeitersparnis von mindestens 8 Stunden pro Woche.
