Wie das Sand Hotel Gäste wählen ließ, und 82 % verzichteten auf die Zwischenreinigung
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Erlendur Steinn Guðnason
Bleibenächte ohne gewünschten Service, Oktober 2026
72 %
Bleibenächte ohne gewünschten Service, Sommerdurchschnitt
36 bis 46 %
Anteil ohne Service mit Sweeply-Opt-in beim Check-in, vor Guest Connect
etwa 80 %
Weniger Chatnachrichten zwischen Housekeeping und Rezeption
0,75 VZÄ
Freigesetzte Arbeitskraft bei voller Auslastung
Sævar Snorrason,
General Manager, Sand Hotel by Keahotels
Über das Sand Hotel und Keahotels
Keahotels betreibt 10 Drei- und Vier-Sterne-Hotels mit mehr als 800 Zimmern in drei Regionen Islands: sechs in Reykjavík und vier in Süd- und Nordisland, vom Hotel Katla bei Vík bis zum Hotel Kea in Akureyri, wo die Kette ihren Anfang nahm.
Das Sand Hotel ist eines ihrer Vier-Sterne-Stadthotels, mit 78 Zimmern in acht Kategorien, vom Standardzimmer bis zur großen Suite. Sævar Snorrason ist General Manager und seit 2021 bei Keahotels.
Die meisten Gäste sind Urlaubsreisende, und für viele ist Island eine Reise, die man nur einmal im Leben macht. Das bedeutet hohe Erwartungen bei einigen der höchsten Betriebskosten Europas.
Die Herausforderung: im Blindflug
Die Arbeitskosten in Island steigen in der gesamten Wirtschaft, und damit steigen auch alle Lieferkosten. Höhere Preise bedeuten höhere Erwartungen der Gäste. Sævar nannte es „einen sehr schmalen Grat“: schlanke Teams und trotzdem jeden Standard halten.
In Sævars Worten lief der alte Ablauf über „ausgedruckte Listen und ständige Nachrichten“. Jeder Tag begann damit, dass der Nachtportier Aufgabenlisten für das Housekeeping ausdruckte. Die Reinigungskräfte trugen das Papier bei sich und aktualisierten es von Hand. Zimmer wurden der Rezeption einzeln per Nachricht freigegeben, über eine WhatsApp-ähnliche Chat-App.
Die Rezeption tappte im Dunkeln. Das Team musste ständig nachfragen, ob Zimmer fertig waren, und Gäste mussten warten.
Die Reinigungskräfte verloren den Rhythmus. Jede Nachricht bedeutete, die Arbeit in einem Zimmer zu unterbrechen, um sich um ein anderes zu kümmern.
Die Führungskräfte hatten keine Daten. Es gab keine verlässliche Möglichkeit, Fortschritt oder Leistung zu messen, also war jede Änderung ein Experiment. „Am Ende ist es einfach Raterei.“
Die Lösung: Sweeply aufbauend auf dem PMS
Sweeply synchronisiert sich mit dem PMS von Keahotels, sodass Abreisen und Zimmerstatus automatisch einfließen. Jeden Morgen werden die Zimmer des Tages den Reinigungskräften der jeweiligen Schicht zugewiesen.
Die Reinigungskräfte sehen auf dem Smartphone, sobald ein Zimmer auscheckt, und gehen direkt dorthin, statt zu warten oder nachzuhaken.
Beim Betreten eines Zimmers tippen sie auf Start und nach getaner Arbeit auf Stopp. Die Rezeption sieht in Echtzeit, wer in welchem Zimmer ist.
Eine Abschluss-Checkliste deckt ab, was noch einmal geprüft werden muss, bevor ein Zimmer weitergeht.
Das Zimmer geht in die Inspektion, und die Etagenaufsicht gibt es als sauber frei. Jede Aktualisierung wird zurück ins PMS synchronisiert.
Weil jede Reinigung zeitlich erfasst wird, hat Sævar für jeden der acht Zimmertypen einen Zeitstandard erstellt. Damit verteilt er die Arbeit gleichmäßig und erkennt, wo die Zeit bleibt.
Die Einarbeitung war kurz. Er beschreibt die App als benutzerfreundlich und für Reinigungskräfte weitgehend selbsterklärend.
Neu gedacht: die Zwischenreinigung
Die Digitalisierung des alten Ablaufs war Schritt eins. Der größere Gewinn kam daher, die Gäste zu fragen, was sie wollen.
Der erste Schritt war das Opt-in-Housekeeping von Sweeply. Die Rezeption fragte jeden Gast beim Check-in, wie oft das Zimmer gereinigt werden soll, und Sweeply machte aus den Antworten die Aufgaben des Tages. So kam das Sand Hotel auf 36 bis 46 % Bleibenächte ohne Service.
Doch beim Check-in wollen Gäste „es einfach hinter sich bringen“, deshalb haben viele die Frage nie wirklich abgewogen.
Vor dem Sommer 2026 führte das Sand Hotel Sweeply Guest Connect ein. Die Frage wanderte vom Check-in auf die Smartphones der Gäste, wo sie in Ruhe entscheiden. Gäste können ihre Wünsche in der E-Mail vor der Anreise festlegen, bis zu zwei Tage vor Ankunft, oder aus dem Zimmer heraus und ihre Meinung während des Aufenthalts ändern, und jede Wahl fließt direkt als Housekeeping-Aufgabe in Sweeply ein.
Mit Guest Connect stieg der Anteil ohne Service auf 72 % im Sommerdurchschnitt und 82 % im Oktober.
Ergebnisse
Der größte Gewinn ist eine Personalplanung, die zur tatsächlichen Arbeitslast passt. Die Reinigungen, auf die Gäste jetzt verzichten, setzen bei voller Auslastung 0,75 VZÄ frei, und Sævar betont, dass es um Balance geht: „Niemand ist überlastet.“
Ruhigere Kommunikation. Der Chat zwischen Housekeeping und Rezeption ist auf ein Fünftel des früheren Volumens gesunken. Was bleibt, ist das Wichtige, also geht weniger verloren.
Weniger Fehler. Automatische Statusupdates ersetzen manuelle Freigaben und beseitigen damit eine ganze Klasse menschlicher Fehler.
Entscheidungen auf Basis von Daten. Gemessene Reinigungszeiten pro Zimmertyp ersetzen das Raten bei der Schichtplanung oder beim Testen von Änderungen.
Gäste haben die Kontrolle. Gäste bekommen genau den Service, den sie wünschen, und es werden weniger Wasser, Chemikalien und Wäsche für Reinigungen verbraucht, die niemand wollte.
Das baut auf den früheren kettenweiten Ergebnissen von Keahotels mit Sweeply auf: 179 eingesparte Stunden im ersten Monat des Opt-in-Pilotprojekts (Fallstudie).
Wie es weitergeht
Sævars Ziel für die Rezeption ist einfach: weniger Verwaltung, mehr Service. Da das Housekeeping von selbst läuft, kann das Team seine Zeit damit verbringen, Touren zu empfehlen und Gästen bei der Tagesplanung zu helfen.
Als Nächstes richtet er die wiederkehrenden Aufgaben von Sweeply für vorbeugende Arbeiten ein. Jedes Zimmer bekommt alle drei Monate eine Erinnerung, die Matratze zu drehen, was ihre Lebensdauer verlängert und die Ersatzkosten senkt.
