Woolacombe Bay: Tschüss Papier, hallo Effizienz
Über diese Fallstudie
An der Küste von Nord-Devon betreibt das Woolacombe Bay Hotel ein 63-Zimmer-Luxushaus ganz ohne General Manager. Stattdessen koordinieren Abteilungsleiter wie Housekeeping Manager Robert Vargau den gesamten Ablauf. Sweeply hat endlose Telefonate und Funkrufe durch Echtzeit-Aufgabenmanagement ersetzt – direkt integriert in das Guestline-PMS des Hotels.
Woolacombe Bay Hotel
Vereinigtes Königreich
Die Herausforderung
Das Woolacombe Bay ist ein großes Luxushotel mit 63 Zimmern und ohne General Manager, sodass die Abteilungsleiter eine erhebliche Verantwortung tragen. Insbesondere das Housekeeping benötigte eine Echtzeit-Koordination, um die Reinigung, Gästewünsche und eine zügige Zimmeraufbereitung zu bewältigen. Robert wickelte Zimmerzuweisungen und Aktualisierungen zuvor über ständige Telefonate und Walkie-Talkie-Gespräche ab – an geschäftigen Tagen waren es manchmal über 50 Anrufe. Dabei kam es häufig zu Verzögerungen bei Check-in- und Check-out-Updates, und die Zimmer wurden auf Papier zugewiesen. Dieser manuelle Ansatz beeinträchtigte die Effizienz des Teams und letztlich auch das Gästeerlebnis.
Wie Sweeply geholfen hat
Robert entdeckte Sweeply über einen Kollegen, der die Independent Hotel Show in London besuchte, und sah darin eine Möglichkeit, Echtzeit-Transparenz zu gewinnen, Stress zu reduzieren und Aufgaben diskret zu organisieren, ohne dass Funkgeräte und Telefone die Gäste stören. Das Onboarding erfolgte über Online-Meetings, App-Zugänge und eine kostenlose Testphase, in der Robert das System einem Team unterschiedlichster Altersgruppen vorstellte. Trotz seiner anfänglichen Bedenken bezüglich der Schulung passte sich das Team schnell an und war dank des Live-Supports von Sweeply innerhalb eines Monats voll einsatzbereit. Sweeply wurde kostenlos in das bestehende Guestline-PMS des Hotels integriert, sodass Check-outs sofort angezeigt und Aufgaben in Echtzeit zugewiesen werden können.
Das Ergebnis
Die Housekeeping-Abläufe im Woolacombe Bay verwandelten sich in ein ruhigeres, besser organisiertes Arbeitsumfeld. Das Team arbeitet nun auf der Grundlage von Aufgabenaktualisierungen in Echtzeit statt verpasster Nachrichten: Jeder weiß genau über seine Aufgaben Bescheid, welche Zimmer Aufmerksamkeit erfordern und wie viel Zeit dafür jeweils eingeplant ist. Das Festlegen geschätzter Reinigungszeiten pro Zimmertyp spart Vorbereitungszeit und macht Zuweisungen effizienter. Die In-App-Kommunikation machte störende Telefonate und Walkie-Talkie-Durchsagen überflüssig, was das Gästeerlebnis verbesserte und Robert den Rücken freihielt, um sich auf das operative Management zu konzentrieren, anstatt ständig Anrufe entgegenzunehmen. Nach fast einem Jahr ist eine Rückkehr zu Papier und Telefonaten für das Team nahezu undenkbar.
Vereinigtes Königreich
Land
Unterkunftsart
4-Sterne-Luxus-Familienhotel
Hotelgröße
63 Zimmer
Wert erstellt
tägliche Abstimmungsgespräche an arbeitsreichen Tagen entfallen
1 Monat
zur vollständigen Einführung im gesamten Team
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