Geschätzte monatliche Ersparnis bei The Views Oasis
60 %
durchschnittliche Reduzierung der Reinigungsaktivitäten, da Gäste auf die Zimmerreinigung verzichtet haben
1 Monat
komplett papierlos werden
25 EUR
pro Zimmer und Monat bei den Housekeeping-Personalkosten gespart
Sergio Costa,
Operations Manager, The Views Hotels
Die Herausforderung
The Views hatte ambitionierte Nachhaltigkeitsziele, doch die internen Arbeitsabläufe sprachen eine andere Sprache. Housekeeping-Pläne, Wartungsanfragen und Statusmeldungen zur Bezugsfertigkeit der Zimmer wurden auf Papier oder telefonisch verwaltet. Ohne ein zentrales digitales System kam es ständig zu Missverständnissen. Das Team arbeitete seit über einem Jahrzehnt mit Host PMS, das entscheidende Betriebsdaten enthielt, benötigte jedoch eine Möglichkeit, diese Daten lebendig und nutzbar zu machen.
Wie Sweeply geholfen hat
Mit Sweeply verlief der Übergang reibungsloser als erwartet. Das Sweeply-Team flog nach Madeira, um die Implementierung vor Ort durchzuführen, was etwa drei Tage mit jeweils wenigen Stunden in Anspruch nahm; am vierten Tag fühlten sich die Mitarbeiter bereits sicher im Umgang mit dem System, und nach einem Monat verzichtete das Hotel vollständig auf Papier. Sergio wusste, dass Change Management entscheidend sein würde, und bat um persönliche Unterstützung vor Ort, ein Ansatz, der auf einer einfühlsamen Einführung, Einfachheit und echter menschlicher Hilfe basierte. Sweeply ruft Echtzeitdaten wie Zimmerstatus und Reinigungspläne aus Host ab und überträgt Aktualisierungen sofort zurück, um Reinigungsaufgaben und die Zimmeraufbereitung ohne manuelles Nachfassen auszulösen.
Das Ergebnis
Die Vorteile zeigten sich unmittelbar. Abteilungsübergreifend kommunizieren die Teams nun klarer, da die Mitarbeiter die Symbole schnell verinnerlicht haben, Housekeeping-Manager gewannen Echtzeit-Transparenz und die Rezeptionsmitarbeiter können Gästen verlässliche Auskunft über den Zimmerstatus geben, ganz ohne Rätselraten. Papier wurde komplett abgeschafft, und das „No Clean“-Programm, bei dem Gäste auf die tägliche Zimmerreinigung verzichten, lässt sich nun einfacher verwalten und nachverfolgen. Im The Views Oasis gingen die Housekeeping-Aktivitäten im Schnitt um 60 % zurück, da Gäste die tägliche Reinigung ausließen. Dies sparte 25 Euro pro Zimmer und Monat an Personalkosten im Housekeeping sowie 2,1 Euro pro Zimmer und Monat an Energie- und Wasserkosten ein, was zu geschätzten monatlichen Gesamtersparnissen von rund 5.370 Euro führte.
Befreit vom Papierkram verbringen die Teams am Empfang nun mehr Zeit damit, sich in der Lobby persönlich um die Gäste zu kümmern.
