Sicherheit und Datenschutz bei Sweeply
Sweeply schützt Hoteldaten durch Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierten Zugriff und protokollierte Änderungen und verarbeitet sie mit jedem Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach der DSGVO.
Wie schützt Sweeply Hoteldaten?
Hoteldaten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, der Zugriff ist rollenbasiert beschränkt und durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt, und jede Änderung wird protokolliert.
Verschlüsselung: TLS für alle Daten bei der Übertragung und AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten in Google Cloud.
Zugriffskontrolle: Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen, die nur bei Bedarf vergeben werden, und eine minimale Anzahl von Administratoren.
Protokollierung: Zugriffe auf Daten werden protokolliert, und jede Eingabe, Änderung und Löschung wird einem namentlich bekannten Benutzer zugeordnet.
Backups: automatisierte, verschlüsselte Backups in Google Cloud mit einem dokumentierten Notfallplan zur Wiederherstellung des Zugriffs.
Trennung: Produktiv- und Testsysteme werden getrennt gehalten, und die Daten jedes Hotels sind logisch von den Daten anderer Kunden getrennt.
Mitarbeitende: Alle bei Sweeply sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, und Kundendaten dürfen nicht auf privaten Geräten gespeichert werden.
Wo werden Hoteldaten gehostet und verarbeitet?
Sweeply ehf. ist ein isländisches Unternehmen, daher gilt die DSGVO über das EWR-Abkommen unmittelbar für Sweeply.
Der Produktivbetrieb läuft auf Google Cloud in der Region us-central1 in Iowa, USA, daher werden Hoteldaten in den USA verarbeitet. Diese Übermittlungen sind durch den Datenschutzrahmen EU-USA oder die EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt.
Die physische Sicherheit der Rechenzentren wird von Google Cloud verwaltet. Die Zertifizierungen sind auf der Compliance-Seite von Google Cloud aufgeführt.
Ist Sweeply DSGVO-konform, und können wir einen AVV abschließen?
Ja. Sweeply ist Auftragsverarbeiter für Ihr Hotel und schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ab, der isländischem Recht unterliegt.
Meldung von Datenschutzverletzungen: Wir benachrichtigen Sie unverzüglich, nach Möglichkeit innerhalb von 48 Stunden, nachdem uns eine Verletzung bekannt geworden ist.
Anfragen betroffener Personen: Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung und können die Daten einer Person als CSV oder JSON exportieren.
Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern: Wir informieren Sie 30 Tage im Voraus über jeden neuen oder ersetzten Unterauftragsverarbeiter, und Sie können widersprechen.
Welche Unterauftragsverarbeiter setzt Sweeply ein?
Sweeply setzt die unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter ein. Jeder ist durch eine schriftliche Vereinbarung mit Datenschutzpflichten gebunden, die mindestens so streng sind wie die unseres AVV.
Google Cloud
Kernfunktionen der Anwendung
USA
Twilio
SMS-Willkommensnachricht an einen Benutzer
USA
Sentry
Fehlerbehebung
In der EU gehostet
Chargebee
Abonnementverwaltung und Abrechnung
EU
Intercom
Kundensupport im Produkt, Messaging und zugehörige Kommunikation
USA mit DPF
Honeycomb
Fehlerbehebung
In der EU gehostet
Inngest
Verarbeitung von Hintergrundaufgaben
USA
OpenAI
KI-Verarbeitung
USA
Google Vertex AI
KI-gestützte Produktfunktionen
USA
Übermittlungen an Unterauftragsverarbeiter in den USA stützen sich auf den Datenschutzrahmen EU-USA, sofern der Unterauftragsverarbeiter danach zertifiziert ist, und andernfalls auf die EU-Standardvertragsklauseln.
Wie nutzt Sweeply KI-Anbieter mit Hoteldaten?
Die KI-Funktionen von Sweeply laufen auf OpenAI und Google Vertex AI, die als Unterauftragsverarbeiter denselben Bedingungen unterliegen wie alle anderen Unterauftragsverarbeiter.
Sweeply kann anonymisierte oder aggregierte Daten erstellen, die weder Ihr Hotel noch Ihre Gäste oder Mitarbeitenden identifizieren, und diese nutzen, um den Dienst zu betreiben und zu verbessern, einschließlich der KI-Funktionen. Anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten.
Kundendaten werden nicht zum Training der KI-Modelle von OpenAI oder Google verwendet.
Welche Daten verarbeitet Sweeply, und für wen?
Sweeply verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Hotels, das Verantwortlicher bleibt. Dies betrifft Hotelgäste sowie Mitarbeitende und Auftragnehmer des Hotels, die Sweeply nutzen.
Namen
Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen
Nutzungs- und Protokolldaten wie Benutzer-IDs, IP-Adressen, Geräteinformationen und Aktivitätsprotokolle
Hotelbetriebsdaten wie Gästenamen, Zimmernummern, An- und Abreisedaten, Gästeanfragen und Aufgabenzuweisungen
Planungsdaten wie Schicht- und Aufgabenpläne sowie Aufgabenstatus
Die Daten werden zur Bereitstellung von Sweeply verwendet: Hosting, Benachrichtigungen per E-Mail, SMS und Push, Kundensupport, Fehlerbehebung und KI-gestützte Funktionen. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, ist nicht vorgesehen, und solche Daten sollten nicht in Sweeply eingegeben werden.
Was passiert mit unseren Daten, wenn der Vertrag endet?
Sweeply löscht Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende, sofern wir nicht gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.
Vor Vertragsende können Sie Ihre Daten jederzeit in einem gängigen Format exportieren. Kopien in Backups werden im Zuge der Backup-Rotation entfernt, und auf Anfrage bestätigen wir die Löschung schriftlich.
An wen wenden wir uns bei Fragen zu Sicherheit und Datenschutz?
Schreiben Sie an legal@getsweeply.com bei Fragen zu Sicherheit und Datenschutz, AVV-Anfragen und Informationen zu Unterauftragsverarbeitern.