STAYERY: Vom Chaos zu klaren Abläufen bei Serviced Apartments

Die Herausforderung

Mit dem Wachstum von STAYERY konnte die bisherige Arbeitsweise nicht mehr Schritt halten. Das Team jonglierte mit Excel-Tabellen und WhatsApp-Chats, was technisch zwar funktionierte, aber weder nachhaltig noch skalierbar war. Von verpassten Zwischenreinigungen bis hin zu kurzfristigen Zimmerstatus-Updates – das Fehlen eines zentralen Systems sorgte für Reibungsverluste und setzte die ohnehin geforderten Teams zusätzlich unter Druck, wobei mit steigender Standortanzahl das Risiko stieg, dass Dinge übersehen oder vergessen wurden. Die Verwaltung von Zwischenreinigungen für Gäste mit mittlerem und längerem Aufenthalt, die alle sieben Tage erforderlich waren, bedeutete zuvor manuelle Berechnungen und Einträge in Excel.

Wie Sweeply geholfen hat

Daniels Team wollte die Effizienz der Mitarbeiter steigern, die Gästezufriedenheit verbessern, vermeidbare Fehler reduzieren, das Aufgabenmanagement schärfen und Abläufe über alle Standorte hinweg standardisieren. Sweeply überzeugte dadurch, dass es ganz offensichtlich speziell für das Gastgewerbe entwickelt wurde – die Apaleo-Integration war dabei ein großer Gewinn und die Traces-Funktion sorgte für eine lückenlose interne Kommunikation. Eine transparente Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren oder komplizierte Onboarding-Kosten sowie ein reaktionsschnelles, feedbackorientiertes Team machten die Lösung perfekt. Dank der Apaleo-Integration werden Zwischenreinigungen nun automatisch geplant; Zimmer erscheinen in Sweeply genau dann, wenn es nötig ist, und passen sich an, falls ein Gast seinen Aufenthalt verlängert.

Das Ergebnis

Der Betrieb von STAYERY läuft nun schneller, flexibler und stressfreier – insbesondere während der arbeitsintensiven Check-in- und Check-out-Zeiten. Dank farbcodierter Aufgabenzuweisung mit nur einem Klick weiß jeder genau, was wann zu tun ist, und selbst neue Mitarbeiter finden sich ohne langwieriges Onboarding schnell zurecht. Die Kommunikation zwischen den Teams ist schneller, Updates erfolgen in Echtzeit, es gibt weniger Papierabfall und weniger Fehler, und die Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit den Gästen. Das Team hat zudem damit begonnen, interne KPIs wie durchschnittliche Reinigungszeiten und wiederkehrende Wartungsprobleme an verschiedenen Standorten zu erfassen, was wertvolle Einblicke darüber liefert, wo in Personal, Ausrüstung oder bestimmte Zimmertypen investiert werden sollte.