Glück Auf Appartements: Das Fundament für Wachstum schaffen

Überblick

Glück Auf Appartements betreibt 125 Serviced-Apartment-Einheiten in 11 Objekten in 5 Städten im gesamten Ruhrgebiet und in Köln. Operations Manager Stefan leitete eine digitale Transformation ein, um einem veralteten System aus Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen zu entkommen, das keinerlei Raum für Skalierung bot. Mit Sweeply als zentralem Aufgabenmanagement-Tool, integriert in das Apaleo PMS, baute das Team Betriebsabläufe auf, die mit dem Unternehmen wachsen können.

Herausforderung

Glück Auf wollte in alle Richtungen expandieren, doch die veraltete Struktur bot absolut keinen Spielraum für Skalierung. Viele Prozesse liefen noch über komplizierte Excel-Tabellen oder Stift und Papier, während die Kommunikation über zahlreiche WhatsApp-Gruppen verstreut war. Dies führte regelmäßig zu Fehlern, Missverständnissen, unzufriedenen Gästen, frustrierten Mitarbeitern, Mehrarbeit und Umsatzeinbußen. Die wenigen genutzten Apps waren kompliziert und weder miteinander vernetzt noch integriert. Erschwerend kam hinzu, dass komplizierte Arbeitsabläufe dazu geführt hatten, dass jeder Mitarbeiter auf bestimmte operative Bereiche hochspezialisiert war, was Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erschwerte. Das Team wollte die Arbeitsabläufe vereinfachen und gleichzeitig für die zukünftige Expansion skalierbar machen.

Ansatz

Glück Auf führte Sweeply als zentrales Kommunikations- und Aufgabenmanagement-Tool für Housekeeping und Instandhaltung ein. Das Zuweisen von Aufgaben und Reinigungsplänen wurde einfacher und zuverlässiger: Das Team wusste genau, was wann und wo zu tun war. Zudem ließ sich der Reinigungsfortschritt in Echtzeit nachverfolgen, sodass den Gästen ohne zusätzlichen Personalaufwand verlässlichere Auskünfte zur Zimmerverfügbarkeit gegeben werden konnten. Die Möglichkeit, Einheiten, Regeln und Kategorien individuell anzupassen, ermöglichte es dem Team, sich ohne externen Support schnell anzupassen. Sweeply wurde in Apaleo integriert, der zentralen Informationsquelle für alle Reservierungen und Daten: Check-ins, Check-outs und Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, um die passenden Arbeitsabläufe auszulösen und dem Personal den nötigen Buchungskontext zu liefern – sei es für den Aufbau von Zustellbetten, die Vorbereitung eines Babypakets oder die Erfüllung von Sonderwünschen. Der Status der gereinigten Zimmer wird wiederum direkt an Apaleo zurückgemeldet.

Ergebnisse

Die Effizienz verbesserte sich in allen Teams; die täglichen Routinen wurden deutlich planbarer und weniger fehleranfällig, was vergessene Aufgaben und Hektik in letzter Minute erheblich reduzierte. Da alle Teams auf derselben Echtzeit-Datenbasis arbeiten, verbesserte sich die interne Kommunikation und zeitraubende Rückfragen gingen zurück. So konnte sich das Team auf die Umsetzung statt auf die Koordination konzentrieren und Probleme schneller lösen. Sowohl die Gästezufriedenheit als auch der Teamgeist stiegen, und die automatisierte Guest Journey spart jede Woche viele Arbeitsstunden ein. Vor allem aber ist das Skalierungshindernis, das den Anstoß zu diesem Weg gab, beseitigt: Die Betriebsabläufe hängen nicht mehr von unersetzlichen Spezialisten ab, die Prozesse sind einfach genug für neue Mitarbeiter zu erlernen, und die Systeme kommunizieren miteinander, anstatt zusätzliche Arbeit zu verursachen.