Glück Auf Appartements: Das Fundament für Wachstum legen

Überblick

Glück Auf Appartements betreibt 125 Serviced-Apartment-Einheiten an 11 Standorten in 5 Städten im gesamten Ruhrgebiet und in Köln. Operations Manager Stefan leitete eine digitale Transformation ein, um einem veralteten System aus Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen zu entkommen, das keinerlei Raum für Skalierung bot. Mit Sweeply als zentralem Aufgabenmanagement-Tool, integriert in das Apaleo PMS, baute das Team Betriebsabläufe auf, die mit dem Unternehmen mitwachsen können.

Herausforderung

Glück Auf wollte in alle Richtungen expandieren, doch das veraltete Setup ließ absolut keinen Raum für Skalierung. Viele Prozesse liefen noch über komplizierte Excel-Tabellen oder Stift und Papier, während die Kommunikation über zahlreiche WhatsApp-Gruppen verstreut war. Dies führte regelmäßig zu Fehlern, Missverständnissen, unzufriedenen Gästen, frustrierten Mitarbeitern, mehr Arbeit und weniger Umsatz. Die wenigen verwendeten Apps waren kompliziert und kommunizierten oder integrierten sich nicht untereinander. Schlimmer noch: Komplizierte Arbeitsabläufe hatten jedes Teammitglied hochgradig auf bestimmte Aspekte des Betriebs spezialisiert, was Vertretungen bei Abwesenheiten und das Onboarding neuer Mitarbeiter erschwerte. Das Team wollte Arbeitsabläufe vereinfachen und sie gleichzeitig für künftige Expansionen skalierbar machen.

Ansatz

Glück Auf führte Sweeply als zentrales Kommunikations- und Aufgabenmanagement-Tool für Housekeeping und Instandhaltung ein. Die Zuweisung von Aufgaben und Reinigungsplänen wurde einfacher und zuverlässiger: Das Team wusste genau, was wann und wo zu tun war. Der Reinigungsfortschritt konnte in Echtzeit verfolgt werden, sodass Gästen ohne zusätzlichen Personalaufwand genauere Schätzungen zur Zimmerverfügbarkeit gegeben werden konnten. Dank der Möglichkeit, Einheiten, Regeln und Kategorien individuell anzupassen, konnte sich das Team schnell und ohne externen Support anpassen. Sweeply wurde in Apaleo integriert, die verlässliche Datenquelle („Single Source of Truth“) für alle Reservierungen und Daten: Check-ins, Check-outs und Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, um die richtigen Arbeitsabläufe auszulösen und dem Personal den Buchungskontext zu liefern, um Zustellbetten aufzustellen, ein Babypaket vorzubereiten oder Sonderwünsche zu erfüllen – während der Status gereinigter Zimmer wiederum an Apaleo zurückgemeldet wird.

Ergebnisse

Die Effizienz verbesserte sich in allen Teams, da die täglichen Abläufe weitaus vorhersehbarer und weniger fehleranfällig wurden, was vergessene Aufgaben und Hektik in letzter Minute deutlich reduzierte. Da alle Teams mit denselben Echtzeitinformationen arbeiten, verbesserte sich die interne Kommunikation und zeitraubende Rückfragen nahmen ab. So konnte sich das Team auf die Ausführung statt auf die Koordination konzentrieren und Probleme schneller lösen. Am wichtigsten ist jedoch: Das ursprüngliche Expansionshindernis, das diese Reise ins Rollen brachte, existiert nicht mehr. Die Betriebsabläufe hängen nicht mehr von unersetzlichen Spezialisten ab, die Workflows sind einfach genug, dass neue Mitarbeiter sie schnell erlernen können, und die Systeme kommunizieren miteinander, anstatt Mehrarbeit zu verursachen.

Sowohl die Gästezufriedenheit als auch der Teamgeist verbesserten sich, und die automatisierte Guest Journey sparte jede Woche Stunden an Arbeit ein.