zu effizienten Prozessen, schnelleren Reparaturen und einer reibungsloseren Einarbeitung
196
Zimmer werden für Zwischenreinigungen nicht mehr manuell überprüft
33
Nationalitäten, die mit einem einheitlichen visuellen und sprachneutralen System arbeiten
150+
Housekeeping-Mitarbeiter schneller eingearbeitet
Marion Le Tiec,
Housekeeping-Leitung, Volkshotel
Die Herausforderung
Der Auslöser war ein neues PMS: Mews. Das bestehende Aufgabenverwaltungssystem des Volkshotels war mit der neuen Technologie nicht kompatibel, daher suchte Marion nach einem Ersatz. Sie nutzte die Gelegenheit, um ein Tool zu finden, das für das gesamte Unternehmen einfach zu bedienen ist und die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert. Da im Team 33 verschiedene Nationalitäten vertreten sind, war Barrierefreiheit und Verständlichkeit für alle unerlässlich. Marion wünschte sich insbesondere eine effizientere Kommunikation zwischen der Rezeption und dem Housekeeping sowie eine optimierte Bearbeitung von Anfragen für Zwischenreinigungen, für die zuvor alle 196 Zimmer physisch überprüft werden mussten.
Wie Sweeply geholfen hat
Das Volkshotel entschied sich für Sweeply aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und des visuellen Ansatzes, der den Zimmerstatus unabhängig von Sprachbarrieren übersichtlich darstellt. Das Team nahm die neue Technologie positiv auf, und ein starkes Change Management sorgte für einen reibungslosen Übergang. In den ersten Wochen bat das Volkshotel um Anpassungen an den Berichten von Sweeply, und das Sweeply-Team setzte diese Anpassungen um, damit das Hotel genau die Daten einsehen konnte, die für seine Abläufe am sinnvollsten waren. Anfragen für Zwischenreinigungen werden jetzt von der Rezeption statt vom Housekeeping bearbeitet, und die Mängel-Funktion (Issues) von Sweeply ermöglicht es jedem Mitarbeiter im Gebäude, Schäden zu melden.
Das Ergebnis
Innerhalb von vier Monaten verzeichnete das Volkshotel erhebliche Fortschritte im Tagesgeschäft. Anfragen für Bleibe-Reinigungen, einst eine manuelle Aufgabe, bei der alle 196 Zimmer einzeln überprüft werden mussten, werden jetzt schnell über die Rezeption abgewickelt. Dank der Mängel-Funktion werden Defekte von jedem im Gebäude erfasst und gemeldet sowie vom Wartungsteam schneller behoben, was sowohl das Gästeerlebnis als auch den Arbeitsalltag verbessert.
Das Onboarding neuer Housekeeping-Mitarbeiter (entscheidend für ein Team von über 150 Personen) verlief dank der integrierten Schulungen und des intuitiven Designs der App viel schneller und unkomplizierter, was das Selbstvertrauen und das Engagement der Mitarbeiter stärkte.
