Casi studio

Sulla costa del North Devon, il Woolacombe Bay Hotel gestisce una struttura di lusso di 63 camere senza un direttore generale, affidando il coordinamento di ogni aspetto ai responsabili di reparto come Robert Vargau, Housekeeping Manager. Sweeply ha sostituito le continue chiamate al telefono e via walkie-talkie con una gestione delle attività in tempo reale, integrata direttamente con il PMS Guestline dell’hotel.

Sebastian Gietl, CEO di BOOK-IT Apartments, un’azienda a conduzione familiare a Erlangen, gestisce oltre 200 appartamenti con servizi alberghieri dislocati su più strutture. Il modello di residence alberghiero, caratterizzato da soggiorni più lunghi, servizi meno frequenti e l’assenza di una reception aperta 24 ore su 24, richiede una gestione autonoma dell’housekeeping e della manutenzione. Sweeply ha sostituito una serie frammentata di software con un’unica piattaforma centralizzata, integrata con il PMS Apaleo, riducendo di circa il 30% il tempo di coordinamento del team leader dell’housekeeping.

THE FLAG Zurich, parte di un moderno gruppo alberghiero rivolto sia a viaggiatori d’affari che di piacere, aveva difficoltà a mantenere una visibilità operativa a causa di un sistema basato su carta. Il Resident Manager Felix Bauch ha introdotto Sweeply, integrato con il PMS Apaleo, e ha registrato un calo di circa l'80% nei reclami degli ospiti relativi a richieste di oggetti e cambi camera, risparmiando allo stesso tempo almeno 8 ore a settimana.

Situato nell’ex sede del quotidiano olandese De Volkskrant, il Volkshotel di Amsterdam è una struttura di design che offre 196 camere, uno spazio di coworking, un nightclub, un ristorante e una sauna panoramica sul tetto. Dopo il passaggio al PMS Mews, la Housekeeping Manager Marion Le Tiec ha scelto Sweeply per la sua semplicità d’uso e chiarezza visiva; in soli quattro mesi ha riscontrato processi più efficienti, riparazioni più rapide e un onboarding più fluido per il personale.

Excellence Hotels gestisce un hotel a 3 stelle a Stoccolma e tre aparthotel tra Stoccolma e Gävle: un mix che genera un elevato turnover del personale ai piani e una pianificazione complessa. La COO Stella aveva bisogno di una migliore organizzazione senza aumentare il carico amministrativo. Grazie all’integrazione di Sweeply con il PMS VisBook, Excellence Hotels ha eliminato l’assegnazione manuale delle camere, offrendo chiarezza e visibilità a ogni livello del team.

Sull’isola di Madeira, il gruppo a conduzione familiare The Views Hotels gestisce 750 camere suddivise in tre hotel (The Baia, The Monumental e The Oasis) ed è certificato ISO 14001 dal 2011. Sergio Costa, Operations Manager, ha trasformato la visione di sostenibilità del gruppo in una pratica quotidiana sostituendo i flussi di lavoro cartacei con Sweeply, integrato con il PMS Host. Solo al The Views Oasis, un anno di collaborazione ha portato a un risparmio mensile stimato di 5.370 euro.

STAYERY, fondata a Berlino nel 2016, unisce lo stile dei boutique hotel a moderni appartamenti con servizi a Berlino, Colonia, Francoforte e Brema. Con l’apertura di nuove sedi, l’Operations Manager Daniel si è reso conto che gestire tutto con fogli Excel e WhatsApp non era più sostenibile. Sweeply, integrato con il PMS Apaleo, ha automatizzato il riassetto della camera durante il soggiorno e standardizzato le operazioni in ogni struttura.

Aperto in Croazia nel 2018, il Lifestyle Hotel Vitar è una struttura boutique a 4 stelle a conduzione familiare composta da 27 camere, dotata di piscina panoramica sul tetto e vista sulle montagne, attiva principalmente durante la stagione estiva con un team di 15-20 persone. Nell’aprile 2023, la proprietaria e direttrice generale Ivana Bakovic ha scelto Sweeply per la sua convenienza e semplicità, integrandolo con il PMS Rentlio per coordinare e centralizzare le attività di housekeeping e manutenzione.

Íslandshótel è una catena alberghiera islandese con 18 strutture da 3 e 4 stelle. Il Direttore Operativo Hjortur Valgeirsson aveva la necessità di gestire le operazioni interdipartimentali in modo più efficiente. Dopo aver adottato Sweeply nel maggio 2023, la catena ha ottenuto un ritorno sull’investimento entro quattro mesi e ora risparmia 22.000 ore all’anno, anche grazie a una politica di pulizia facoltativa che gli ospiti hanno scelto di utilizzare circa il 70% delle volte.

Keahotels, una catena islandese di hotel a 3 e 4 stelle, ha sostituito la tradizionale politica di pulizia giornaliera con un modello su richiesta basato sulla funzionalità Optional Housekeeping di Sweeply. Testato presso il Reykjavik Lights Hotel, nel primo mese gli ospiti hanno rinunciato alle pulizie giornaliere nel 71% dei casi, consentendo di risparmiare 179 ore di lavoro, e l’iniziativa è stata poi estesa a tutte le strutture di Keahotels.

Glück Auf Appartements gestisce 125 appartamenti con servizi distribuiti su 11 strutture in 5 città della regione della Ruhr e a Colonia, in Germania. Stefan, Operations Manager, ha guidato una trasformazione digitale per superare un sistema obsoleto basato su fogli Excel e gruppi WhatsApp, che non lasciava spazio alla crescita. Con Sweeply come strumento principale di gestione delle attività, integrato con il PMS Apaleo, il team ha creato una struttura operativa capace di crescere di pari passo con l’azienda.