BOOK-IT: un'unica fonte di verità per 200 appartamenti

La sfida

Prima di Sweeply, le operazioni di BOOK-IT erano frammentate su strumenti scollegati tra loro: alcune informazioni risiedevano nel PMS, altri dettagli in un'app di gestione delle attività e tutto il resto veniva coordinato via chat. Senza una sincronizzazione in tempo reale, gli elenchi dovevano essere aggiornati manualmente e le comunicazioni erano eccessive, con compiti assegnati tramite chat anziché all'interno di un sistema. Il tempo impiegato dai team leader per il coordinamento era elevato. A peggiorare le cose, l'avvicendamento del personale è frequente e molti membri del team non parlano fluentemente né il tedesco né l'inglese; di conseguenza, la formazione su più strumenti disconnessi rischiava di far perdere informazioni importanti lungo il percorso, sia in senso letterale che operativo.

In che modo Sweeply ha aiutato

Sweeply ha fornito a BOOK-IT un'unica fonte di riferimento centralizzata per tutte le operazioni di housekeeping e manutenzione, consentendo a ciascun team di visualizzare lo stato in tutte le strutture e riducendo la necessità della presenza costante dei team leader. Sweeply si integra con Apaleo, il PMS di BOOK-IT, garantendo che lo stato degli appartamenti, i check-out e le richieste speciali rimangano aggiornati automaticamente, senza bisogno di verifiche incrociate manuali. Per i team che operano senza una reception, la visibilità in tempo reale ha permesso ai team di housekeeping e manutenzione di agire in autonomia e di soddisfare rapidamente le richieste degli ospiti. La codifica a colori e il supporto multilingue di Sweeply hanno velocizzato l'onboarding del team internazionale, e Sweeply ha personalizzato la piattaforma per riflettere la distinzione operata da BOOK-IT tra programmi di pulizia a lungo termine e a breve termine.

Il risultato

L'impatto si è tradotto sia in dati concreti sia in un sollievo quotidiano. Il team leader dell'housekeeping di BOOK-IT ha ridotto facilmente del 30% il tempo dedicato alla comunicazione, liberando ore preziose per sviluppare ulteriormente i processi e migliorare l'esperienza degli ospiti. Una panoramica centralizzata delle attività e dei lavori in corso ha garantito ai team leader una tranquillità nettamente superiore anche a distanza, offrendo al contempo ai membri del team piena trasparenza sul carico di lavoro. Gli ospiti beneficiano di una minore probabilità di richieste dimenticate e di un'esecuzione più rapida. Più che una trasformazione radicale, la storia di BOOK-IT dimostra come l'eliminazione di attriti non necessari consenta, quando gli strumenti si adattano perfettamente al modello operativo, di rendere ogni operazione molto più semplice.