Sicurezza e protezione dei dati in Sweeply
Sweeply protegge i dati dell’hotel con la crittografia in transito e a riposo, l’autenticazione a due fattori, l’accesso basato sui ruoli e la registrazione delle modifiche, e li tratta in base a un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi del GDPR stipulato con ogni cliente.
Come protegge Sweeply i dati dell’hotel?
I dati dell’hotel sono crittografati in transito e a riposo, l’accesso è limitato in base al ruolo e protetto con l’autenticazione a due fattori, e ogni modifica viene registrata.
Crittografia: TLS per tutti i dati in transito e crittografia AES-256 per i dati archiviati in Google Cloud.
Controllo degli accessi: autenticazione a due fattori, autorizzazioni basate sui ruoli concesse solo dove necessario e un numero minimo di amministratori.
Registrazione: gli accessi ai dati vengono registrati e ogni inserimento, modifica e cancellazione è attribuito a un utente identificato.
Backup: backup automatici e crittografati in Google Cloud, con un piano di emergenza documentato per il ripristino dell’accesso.
Separazione: i sistemi di produzione e di test sono tenuti separati e i dati di ogni hotel sono separati logicamente da quelli degli altri clienti.
Persone: tutto il personale di Sweeply è vincolato alla riservatezza e i dati dei clienti non possono essere archiviati su dispositivi personali.
Dove sono ospitati e trattati i dati dell’hotel?
Sweeply ehf. è una società islandese, pertanto il GDPR si applica direttamente a Sweeply tramite l’Accordo SEE.
L’ambiente di produzione è eseguito su Google Cloud nella regione us-central1 in Iowa, USA, quindi i dati dell’hotel sono trattati negli USA. Questi trasferimenti sono coperti dal quadro UE-USA per la protezione dei dati personali o dalle clausole contrattuali tipo dell’UE.
La sicurezza fisica dei data center è gestita da Google Cloud. Le sue certificazioni sono elencate nella pagina sulla conformità di Google Cloud.
Sweeply è conforme al GDPR e possiamo firmare un DPA?
Sì. Sweeply agisce come responsabile del trattamento per il tuo hotel e sottoscrive un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, regolato dalla legge islandese.
Notifica delle violazioni dei dati personali: ti informiamo senza ingiustificato ritardo, ove possibile entro 48 ore dal momento in cui veniamo a conoscenza di una violazione.
Richieste degli interessati: ti aiutiamo a rispondere e possiamo esportare i dati di una persona in formato CSV o JSON.
Modifiche ai sub-responsabili del trattamento: ti diamo un preavviso di 30 giorni per ogni sub-responsabile nuovo o sostituito, e puoi opporti.
Quali sub-responsabili del trattamento utilizza Sweeply?
Sweeply si avvale dei sub-responsabili del trattamento indicati di seguito. Ciascuno è vincolato da un accordo scritto con obblighi di protezione dei dati almeno altrettanto rigorosi di quelli del nostro DPA.
Google Cloud
Funzionalità principali dell’applicazione
USA
Twilio
Messaggio SMS di benvenuto a un utente
USA
Sentry
Risoluzione dei problemi
Ospitato nell’UE
Chargebee
Gestione degli abbonamenti e fatturazione
UE
Intercom
Assistenza clienti all’interno del prodotto, messaggistica e comunicazioni correlate
USA con DPF
Honeycomb
Risoluzione dei problemi
Ospitato nell’UE
Inngest
Elaborazione di processi in background
USA
OpenAI
Elaborazione IA
USA
Google Vertex AI
Funzionalità del prodotto assistite dall’IA
USA
I trasferimenti verso sub-responsabili del trattamento negli USA si basano sul quadro UE-USA per la protezione dei dati personali, se il sub-responsabile è certificato nell’ambito di tale quadro, e in caso contrario sulle clausole contrattuali tipo dell’UE.
Come utilizza Sweeply i fornitori di IA con i dati dell’hotel?
Le funzionalità di IA di Sweeply si basano su OpenAI e Google Vertex AI, che sono sub-responsabili del trattamento alle stesse condizioni di tutti gli altri sub-responsabili.
Sweeply può creare dati anonimizzati o aggregati che non identificano il tuo hotel, gli ospiti o il personale, e utilizzarli per gestire e migliorare il servizio, comprese le funzionalità di IA. I dati anonimizzati non sono dati personali.
I dati dei clienti non vengono utilizzati per addestrare i modelli di IA di OpenAI o di Google.
Quali dati tratta Sweeply e per conto di chi?
Sweeply tratta i dati personali per conto del tuo hotel, che rimane il titolare del trattamento. Riguarda gli ospiti dell’hotel e il personale e i collaboratori esterni dell’hotel che utilizzano Sweeply.
Nomi
Dati di contatto, come numeri di telefono e indirizzi email
Dati di utilizzo e di log, come ID utente, indirizzi IP, informazioni sul dispositivo e log delle attività
Dati operativi dell’hotel, come nomi degli ospiti, numeri di camera, date di arrivo e partenza, richieste degli ospiti e assegnazione delle attività
Dati di pianificazione, come la pianificazione dei turni e delle attività e lo stato delle attività
I dati vengono utilizzati per fornire Sweeply: hosting, notifiche via email, SMS e push, assistenza clienti, risoluzione dei problemi e funzionalità assistite dall’IA. Le categorie particolari di dati personali, come le informazioni sulla salute, non sono destinate a essere trattate e non dovrebbero essere inserite in Sweeply.
Cosa succede ai nostri dati alla fine del contratto?
Sweeply cancella i tuoi dati entro 30 giorni dalla fine del contratto, salvo che la legge ci imponga di conservarli.
Prima della fine del contratto puoi esportare i tuoi dati in qualsiasi momento in un formato comune. Le copie nei backup vengono rimosse con la rotazione dei backup e, su richiesta, confermiamo la cancellazione per iscritto.
Chi contattiamo per questioni di sicurezza e protezione dei dati?
Scrivi a legal@getsweeply.com per domande su sicurezza e protezione dei dati, richieste di DPA e informazioni sui sub-responsabili del trattamento.