Inizia a usare Sweeply in 24 ore
Con un PMS supportato, Sweeply viene collegato e le tue camere, prenotazioni e stati delle camere sono attivi entro 24 ore, senza hardware, senza server e senza progetti IT.
Cosa serve prima del primo giorno?
Tutti i moduli funzionano sulla stessa base, quindi la maggior parte della configurazione si fa una sola volta. Ecco cosa serve a ciascun modulo.
Housekeeping
PMS: uno dei 20+ sistemi di gestione alberghiera supportati, oppure Sweeply da solo con gli stati delle camere impostati in Sweeply.
Dispositivi: smartphone del personale (iOS o Android) per l’app mobile e un computer per i responsabili che usano la web app.
Ruoli: Admin, House Manager, Senior Housekeeper e Housekeeper.
Livello di accesso: un utente PMS o l’approvazione dell’integrazione, a seconda del tuo PMS. Ogni pagina PMS nella sezione Integrazioni spiega esattamente cosa serve.
Dati necessari: le tue camere e le altre unità, i gruppi di unità come i piani, le regole di pulizia e il numero di telefono di ogni membro del team.
Manutenzione
PMS: facoltativo. Manutenzione può funzionare da sola e diversi hotel iniziano da qui prima di collegare il PMS.
Dispositivi: smartphone del personale con fotocamera per segnalare i problemi con una foto e un computer per i responsabili.
Ruoli: Admin, House Manager e User.
Livello di accesso: nessuno oltre agli account utente Sweeply quando funziona da sola.
Dati necessari: le tue camere e le altre unità e il numero di telefono di ogni membro del team. Le categorie di problemi sono predefinite e puoi personalizzarle da solo o con il team Sweeply.
Guest Connect
PMS: un PMS supportato, così ogni richiesta è collegata alla camera e al soggiorno giusti. Funziona insieme a Housekeeping.
Dispositivi: nessuna installazione per gli ospiti. Gli ospiti usano una pagina ospite digitale sul proprio telefono.
Ruoli: le richieste arrivano come attività ai tuoi utenti Sweeply esistenti.
Livello di accesso: la stessa connessione PMS di Housekeeping.
Dati necessari: un codice QR in ogni camera che apre la pagina ospite, oppure un collegamento alla piattaforma di comunicazione con gli ospiti che usi già, così gli ospiti raggiungono la pagina ospite da lì.
Agenti IA
PMS: un PMS supportato, perché gli agenti leggono da lì i dati delle prenotazioni e le note.
Dispositivi: nessuno oltre a quelli che il tuo team usa già per Sweeply.
Ruoli: le attività create dagli agenti vanno ai tuoi utenti Sweeply esistenti.
Livello di accesso: la stessa connessione PMS degli altri moduli.
Dati necessari: dati delle prenotazioni e note dal tuo PMS. Il nostro team ti aiuta a configurare gli agenti per il tuo hotel.
Quali sono i passaggi per andare live?
Collega il tuo PMS. Con un PMS supportato, le tue camere, prenotazioni e stati delle camere sono attivi entro 24 ore. Molti PMS si collegano durante la registrazione, mentre alcuni, come Oracle OPERA Cloud, vengono configurati insieme al nostro team e all’amministratore del tuo PMS.
Configura il tuo hotel. Verifica che compaiano tutte le camere, rimuovi le unità che non ti servono, raggruppa le camere per piano o zona, aggiungi le altre aree che pulisci, come i corridoi, e imposta le regole di pulizia in linea con le tue procedure.
Aggiungi il tuo team. Crea un utente per ogni persona coinvolta e assegna a ciascuno un ruolo. Ogni utente riceve un SMS per scaricare l’app mobile e accedere con il proprio numero di telefono, mentre il personale d’ufficio usa la web app.
Forma il tuo team. La formazione di un team completo richiede da uno a due giorni. Mostra a tutti i colori e le icone degli stati delle camere, come avviare e terminare una pulizia e come segnalare un problema con una foto. La maggior parte degli addetti alle pulizie lavora con sicurezza già dal primo turno.
Vai live. Il giorno prima o la mattina del primo giorno, imposta ogni camera sul suo stato di pulizia reale con un unico aggiornamento massivo, poi assegna le attività o lascia che il team scelga le camere. La maggior parte degli hotel gestisce un’intera giornata di housekeeping in Sweeply entro la prima settimana.
Chi fa cosa durante l’implementazione?
Sweeply: collega il tuo PMS, insieme all’amministratore del PMS quando il PMS lo richiede, aiuta a configurare gli agenti IA e risponde alle domande in chat o a support@getsweeply.com.
Il tuo referente di onboarding Sweeply: una persona dedicata di Sweeply che conduce da uno a tre incontri di onboarding con il tuo team, in base alle dimensioni e alla complessità della tua attività.
Il tuo admin Sweeply: configura camere, gruppi di unità, regole di pulizia e utenti.
L’amministratore del tuo PMS: fornisce o approva l’accesso al PMS quando il tuo PMS lo richiede.
I tuoi responsabili: formano il team e gestiscono i primi giorni in Sweeply.
Il tuo team: installa l’app, accede ed esegue una prima pulizia e una segnalazione di prova.
Come sappiamo che l’implementazione è completata?
L’implementazione è completata quando il tuo hotel gestisce una normale giornata in Sweeply. In pratica significa che:
Il tuo PMS è collegato e camere, prenotazioni e stati delle camere si sincronizzano, oppure Sweeply è configurato per funzionare da solo.
Ogni camera e ogni altra unità è nel gruppo giusto, con regole di pulizia in linea con le tue procedure.
Ogni membro del team ha installato l’app e ha effettuato l’accesso.
Ogni membro del team ha avviato e terminato una pulizia e ha segnalato un problema di prova con una foto.
Gli stati di pulizia in Sweeply corrispondono alla realtà nel tuo primo giorno.
Il tuo team ha gestito un’intera giornata di housekeeping in Sweeply.
E se il nostro PMS non è ancora supportato?
Sweeply può funzionare da solo, con gli stati delle camere impostati in Sweeply invece che sincronizzati dal PMS, e diversi hotel iniziano così con Manutenzione. Lo sviluppo di una nuova integrazione PMS richiede da due a tre settimane, una volta che l’hotel ha confermato.