Excellence Hotels: la fine dell'assegnazione manuale delle camere

La sfida

Prima di Sweeply, il reparto housekeeping di Excellence Hotels si basava su assegnazioni manuali delle camere, liste di controllo cartacee e continui scambi di comunicazioni tra i reparti. Il supervisore dell'housekeeping dedicava una quantità significativa di tempo all'assegnazione manuale delle camere, un processo inefficiente, mentre le lacune di comunicazione tra il front desk e l'housekeeping aumentavano il rischio di errori umani, come la pulizia delle camere sbagliate o la mancata gestione delle richieste di servizio. Il team utilizzava già il PMS VisBook per i dati sulle camere e sugli ospiti, ma non esisteva un collegamento operativo chiaro tra le informazioni note al PMS e ciò su cui l'housekeeping potesse effettivamente intervenire. Inoltre, il personale si era abituato alla carta ed era inizialmente scettico riguardo al cambiamento.

In che modo Sweeply è stato d'aiuto

Excellence Hotels ha riconosciuto che VisBook conteneva già i dati giusti; la sfida consisteva nel trasmettere queste informazioni alle persone che ne avevano bisogno. L'integrazione di Sweeply con VisBook ha creato una linea diretta tra i dati degli ospiti e l'esecuzione operativa: gli stati delle camere, le attività prioritarie e le richieste di servizio passano automaticamente dal PMS a Sweeply e vengono distribuiti istantaneamente al team di housekeeping. Ciò ha sollevato i supervisori dal compito di distribuire manualmente gli elenchi delle attività, consentendo loro di concentrarsi sulla gestione delle eccezioni, sul coaching e sulla supervisione strategica.

Il risultato

Ora la giornata lavorativa inizia in modo diverso. Con Sweeply che estrae dati in tempo reale da VisBook, le attività vengono distribuite non appena lo stato delle camere cambia, consentendo al personale di accedere, visualizzare ciò che c'è da fare e iniziare prima, senza dover attendere gli elenchi stampati. L'interfaccia chiara e con codice colore ha migliorato la struttura e la pianificazione quotidiana, riducendo confusione ed errori: le cameriere ai piani sanno a cosa dare priorità, la reception visualizza lo stato delle pulizie in tempo reale e i supervisori hanno una visibilità completa senza bisogno di ricorrere al micromanagement. La dirigenza ha inoltre ottenuto estrazioni di dati facilmente accessibili a supporto di una pianificazione del budget più accurata, e la maggiore trasparenza ha rafforzato la fiducia in tutta la struttura operativa.