chiamate giornaliere di coordinamento eliminate nei giorni più impegnativi
1 mese
fino alla completa adozione da parte del team
Robert Vargau,
Governante generale, Woolacombe Bay Hotel
La sfida
Woolacombe Bay è una grande struttura di lusso con 63 camere e senza un direttore generale, quindi i responsabili di reparto hanno notevoli responsabilità. L’Housekeeping, in particolare, necessitava di un coordinamento in tempo reale per gestire le pulizie, le richieste degli ospiti e la rapida preparazione delle camere. In precedenza, Robert gestiva le assegnazioni delle camere e gli aggiornamenti tramite continue comunicazioni al telefono e via walkie-talkie, superando a volte le 50 chiamate in una giornata intensa, con aggiornamenti su check-in e check-out spesso in ritardo e camere assegnate su carta. L’approccio manuale penalizzava l’efficienza del team e, in ultima analisi, l’esperienza degli ospiti.
Come ha aiutato Sweeply
Robert ha scoperto Sweeply tramite un collega che aveva partecipato all’Independent Hotel Show di Londra, intravedendo la possibilità di ottenere visibilità in tempo reale, ridurre lo stress e organizzare le mansioni in modo discreto, senza che radio e telefoni disturbassero gli ospiti. L’onboarding si è svolto tramite riunioni online, accesso all’app e una prova gratuita, durante la quale Robert ha introdotto il sistema a un team composto da diverse fasce d’età. Nonostante i suoi timori riguardo alla formazione, il team si è adattato rapidamente ed è diventato operativo entro un mese con il supporto in tempo reale di Sweeply a disposizione. Sweeply si è integrato gratuitamente con l’attuale PMS Guestline dell’hotel, consentendo la visualizzazione immediata dei check-out e l’assegnazione delle mansioni in tempo reale.
Il risultato
Le operazioni di housekeeping di Woolacombe Bay si sono trasformate in un ambiente più calmo e organizzato. Il team ora lavora basandosi su aggiornamenti delle mansioni in tempo reale anziché su messaggi persi, con indicazioni chiare per tutti sui propri compiti, su quali camere necessitino di attenzione e su quanto tempo dovrebbe richiedere ciascuna. L’impostazione di tempi di pulizia stimati per tipologia di camera fa risparmiare tempo di preparazione e rende le assegnazioni più efficienti. La comunicazione in-app ha eliminato le fastidiose chiamate telefoniche e via walkie-talkie, migliorando l’esperienza degli ospiti e lasciando Robert libero di concentrarsi sulla gestione delle operazioni anziché rispondere continuamente alle chiamate.
Dopo quasi un anno, per il team tornare alla carta e alle telefonate è quasi impensabile.
