Woolacombe Bay: addio carta, benvenuta efficienza
Informazioni su questo caso di studio
Sulla costa del North Devon, il Woolacombe Bay Hotel gestisce una struttura di lusso di 63 camere senza un direttore generale, affidando il coordinamento di ogni aspetto ai responsabili di reparto come Robert Vargau, Housekeeping Manager. Sweeply ha sostituito le continue chiamate al telefono e via walkie-talkie con una gestione delle attività in tempo reale, integrata direttamente con il PMS Guestline dell'hotel.
Woolacombe Bay Hotel
Regno Unito
La sfida
Woolacombe Bay è una grande struttura di lusso con 63 camere e senza un direttore generale, quindi i responsabili di reparto hanno notevoli responsabilità. L'Housekeeping, in particolare, necessitava di un coordinamento in tempo reale per gestire le pulizie, le richieste degli ospiti e la rapida preparazione delle camere. In precedenza, Robert gestiva le assegnazioni delle camere e gli aggiornamenti tramite continue comunicazioni al telefono e via walkie-talkie, superando a volte le 50 chiamate in una giornata intensa, con aggiornamenti su check-in e check-out spesso in ritardo e camere assegnate su carta. L'approccio manuale penalizzava l'efficienza del team e, in ultima analisi, l'esperienza degli ospiti.
Come ha aiutato Sweeply
Robert ha scoperto Sweeply tramite un collega che aveva partecipato all'Independent Hotel Show di Londra, intravedendo la possibilità di ottenere visibilità in tempo reale, ridurre lo stress e organizzare le mansioni in modo discreto, senza che radio e telefoni disturbassero gli ospiti. L'onboarding si è svolto tramite riunioni online, accesso all'app e una prova gratuita, durante la quale Robert ha introdotto il sistema a un team composto da diverse fasce d'età. Nonostante i suoi timori riguardo alla formazione, il team si è adattato rapidamente ed è diventato operativo entro un mese con il supporto in tempo reale di Sweeply a disposizione. Sweeply si è integrato gratuitamente con l'attuale PMS Guestline dell'hotel, consentendo la visualizzazione immediata dei check-out e l'assegnazione delle mansioni in tempo reale.
Il risultato
Le operazioni di housekeeping di Woolacombe Bay si sono trasformate in un ambiente più calmo e organizzato. Il team ora lavora basandosi su aggiornamenti delle mansioni in tempo reale anziché su messaggi persi, con indicazioni chiare per tutti sui propri compiti, su quali camere necessitino di attenzione e su quanto tempo dovrebbe richiedere ciascuna. L'impostazione di tempi di pulizia stimati per tipologia di camera fa risparmiare tempo di preparazione e rende le assegnazioni più efficienti. La comunicazione in-app ha eliminato le fastidiose chiamate telefoniche e via walkie-talkie, migliorando l'esperienza degli ospiti e lasciando Robert libero di concentrarsi sulla gestione delle operazioni anziché rispondere continuamente alle chiamate. Dopo quasi un anno, per il team tornare alla carta e alle telefonate è quasi impensabile.
Regno Unito
Paese
Tipo di struttura
Hotel di lusso a 4 stelle per famiglie
Dimensioni dell'hotel
63 camere
Valore creato
chiamate giornaliere di coordinamento eliminate nei giorni più impegnativi
1 mese
fino alla completa adozione da parte del team
Continua a scoprire altre storie di hotel
Scopri come altri team del settore alberghiero utilizzano Sweeply per semplificare il lavoro, connettere i reparti e rendere più fluide le operazioni quotidiane.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: un'unica fonte di verità per 200 appartamenti
Sebastian Gietl, CEO di BOOK-IT Apartments, un'azienda a conduzione familiare a Erlangen, gestisce oltre 200 appartamenti con servizi alberghieri dislocati su più strutture. Il modello di residence alberghiero, caratterizzato da soggiorni più lunghi, servizi meno frequenti e l'assenza di una reception aperta 24 ore su 24, richiede una gestione autonoma dell'housekeeping e della manutenzione. Sweeply ha sostituito una serie frammentata di software con un'unica piattaforma centralizzata, integrata con il PMS Apaleo, riducendo di circa il 30% il tempo di coordinamento del team leader dell'housekeeping.
The Flag Zurich
The Flag Zurich: 80% in meno di reclami da parte degli ospiti
The Flag Zurich, parte di un moderno gruppo alberghiero rivolto sia a viaggiatori d'affari che di piacere, aveva difficoltà a mantenere una visibilità operativa a causa di un sistema basato su carta. Il Resident Manager Felix Bauch ha introdotto Sweeply, integrato con il PMS Apaleo, e ha registrato un calo di circa l'80% nei reclami degli ospiti relativi a richieste di oggetti e cambi camera, risparmiando allo stesso tempo almeno 8 ore a settimana.
Volkshotel
Volkshotel: housekeeping ottimizzato in quattro mesi
Situato nell'ex sede del quotidiano olandese De Volkskrant, il Volkshotel di Amsterdam è una struttura di design che offre 196 camere, uno spazio di coworking, un nightclub, un ristorante e una sauna panoramica sul tetto. Dopo il passaggio al PMS Mews, la Housekeeping Manager Marion Le Tiec ha scelto Sweeply per la sua semplicità d'uso e chiarezza visiva; in soli quattro mesi ha riscontrato processi più efficienti, riparazioni più rapide e un onboarding più fluido per il personale.
