Gluck Auf Appartements: costruire le fondamenta per la crescita

Panoramica

Gluck Auf Appartements gestisce 125 unità di appartamenti con servizi in 11 strutture distribuite in 5 città nella regione tedesca della Ruhr e a Colonia. L'Operations Manager Stefan ha guidato una trasformazione digitale per superare una configurazione obsoleta basata su fogli Excel e gruppi WhatsApp che non lasciava spazio alla scalabilità. Con Sweeply come strumento principale di gestione delle attività, integrato con il PMS Apaleo, il team ha strutturato processi operativi in grado di crescere insieme all'azienda.

La sfida

Gluck Auf voleva espandersi in tutte le direzioni, ma la sua configurazione legacy non lasciava assolutamente spazio alla crescita. Molti processi venivano ancora gestiti tramite complicati fogli Excel o carta e penna, con comunicazioni frammentate su numerosi gruppi WhatsApp; questo causava regolarmente errori, problemi di comunicazione, ospiti insoddisfatti, personale frustrato, più carico di lavoro e minori entrate. Le poche app utilizzate erano complesse e non comunicavano né si integravano tra loro. Peggio ancora, flussi di lavoro complicati avevano reso ogni membro dello staff altamente specializzato in determinati aspetti operativi, rendendo difficoltosa la gestione delle assenze e l'inserimento dei nuovi assunti. Il team desiderava semplificare i flussi di lavoro, rendendoli al contempo scalabili per le future espansioni.

L'approccio

Gluck Auf ha implementato Sweeply come strumento principale di comunicazione e gestione delle attività per housekeeping e manutenzione. L'assegnazione dei compiti e dei programmi di pulizia è diventata più semplice e affidabile: il team sa esattamente cosa deve fare, quando e dove, e l'avanzamento delle pulizie è monitorabile in tempo reale, consentendo di fornire agli ospiti stime più accurate sulla disponibilità delle camere senza richiedere ulteriori comunicazioni con lo staff. La possibilità di personalizzare unità, regole e categorie ha permesso al team di adattarsi rapidamente senza bisogno di assistenza. Sweeply si è integrato con Apaleo, la fonte di verità per tutte le prenotazioni e i dati: check-in, check-out e modifiche si sincronizzano in tempo reale per attivare i giusti flussi di lavoro e fornire allo staff il contesto della prenotazione necessario per aggiungere letti supplementari, preparare un kit per neonati o soddisfare richieste speciali, con lo stato delle camere pulite che viene a sua volta restituito ad Apaleo.

I risultati

L'efficienza è migliorata in tutti i team, con routine quotidiane diventate molto più prevedibili e meno soggette a errori, riducendo significativamente le attività tralasciate e le corse dell'ultimo minuto. Poiché tutti i team operano basandosi sulle stesse informazioni in tempo reale, la comunicazione interna è migliorata e i continui scambi di messaggi sono calati, consentendo al team di concentrarsi sull'esecuzione invece che sul coordinamento e di risolvere i problemi più rapidamente. Sia la soddisfazione degli ospiti che lo spirito di squadra sono migliorati, e il percorso automatizzato dell'ospite ha permesso di risparmiare ore di lavoro a settimana. L'aspetto più importante è che il limite all'espansione, da cui era iniziato questo percorso, è stato eliminato: le operazioni non dipendono più da specialisti insostituibili, i flussi di lavoro sono abbastanza semplici da essere appresi dai nuovi assunti e i sistemi dialogano tra loro anziché creare lavoro aggiuntivo.