En housekeeping-app er skjermen en romassistent jobber fra gjennom vakten: rommene i prioritert rekkefølge, rengjøringstypen for hvert rom, notater fra reservasjonen og en rask måte å markere et rom som ferdig eller melde en feil med bilde. En god app oppdaterer resepsjonen i det øyeblikket et rom er ferdig, og viser alle instruksjoner på romassistentens eget språk. De fleste PMS-plattformer har en enkel mobilvisning for housekeeping, mens en egen app legger til regler, vedlikehold og gjesteforespørsler i tillegg.

Denne guiden ser på appen fra romassistentens side: hva den bør vise ved starten av vakten, hva som bør skje når et rom er ferdig, og hvordan du ser om visningen i PMS-et ditt fortsatt er nok. En kort opplysning: Sweeply selger programvare for housekeeping, så vi har en egeninteresse i dette temaet. Sjekklisten fungerer uansett hvilket verktøy du velger.

Hva er en housekeeping-app, og hvem bruker den?

Den erstatter den utskrevne romlisten, radioen og WhatsApp-gruppen med én felles kilde til sannhet på telefonen. Tre grupper bruker den hver dag, og hver av dem trenger noe ulikt fra den.

• Romassistenter trenger en kort, tydelig liste over hva de skal rengjøre neste gang og hvordan, med så lite lesing og skriving som mulig.

• Supervisorer og housekeepingsjefen trenger å fordele rom, inspisere ferdige rom og se hvem som ligger etter før det blir en forsinket innsjekking.

• Resepsjonen og teknisk avdeling trenger en romstatus de kan stole på uten å ringe noen, og feilmeldinger som kommer med romnummer og bilde.

Hvis appen bare dekker én av disse gruppene, går de to andre tilbake til radioen. Det er den vanligste grunnen til at en housekeeping-app blir lagt bort noen måneder etter at den ble tatt i bruk.

Hva bør en housekeeping-app vise ved starten av vakten?

Når en romassistent åpner appen om morgenen, bør listen allerede være laget. Ingen skal måtte skrive av romnumre fra en utskrift. Se etter disse fem tingene:

• Rom i en fornuftig rekkefølge. Avreiser med tidlige ankomster først, så andre avreiser, deretter rengjøring under oppholdet, og rekkefølgen oppdateres etter hvert som resepsjonen sjekker ut gjester.

• Riktig rengjøringstype per rom. Avreisevask, rengjøring under oppholdet, hovedrengjøring eller ingen service, slik at ingen rengjør et rom gjesten har bedt om å hoppe over.

• Reservasjonsnotater som betyr noe i etasjen. Ekstraseng, barneseng, allergier, en VIP eller sen utsjekking, skrevet som en oppgave og ikke gjemt i et merknadsfelt.

• «Ikke forstyrr» og avslått service. Ett trykk for å registrere det, slik at supervisor og resepsjonen ser det med en gang.

• Farger og ikoner for status. Mange romassistenter skanner i stedet for å lese, så statusen bør være tydelig uten ord.

Guiden vår om hvordan programvare for housekeeping fordeler rom automatisk forklarer hvordan selve listen bygges opp og balanseres i teamet.

Hva bør skje når en romassistent trykker på ferdig?

Det er her en app gjør seg fortjent. Et rom som er markert som rent på papir, hjelper først når noen går med listen til resepsjonen. I en app bør ett trykk sette i gang flere ting samtidig. Tabellen sammenligner de samme øyeblikkene i en vakt med og uten app.

Feilmelding betyr mer enn det ser ut som. Når en romassistent kan ta bilde av en dryppende kran og sende det til vedlikeholdsteamet med to trykk, blir problemene løst før neste gjest oppdager dem.

Hvilke hotellsystemer har mobilapper for housekeeping og oppdatering av romstatus?

Mange har det, og det lønner seg å vite nøyaktig hva ditt system tilbyr før du kjøper noe annet. To eksempler fra leverandørenes egen dokumentasjon:

• Mews. I Mews-appen kan housekeeping-personalet finne et rom, endre statusen og legge inn en årsak til endringen. Ledere kan tildele rom til ansatte og filtrere etter status, blant annet Ren, Skitten, Inspisert, Ute av drift og Ute av service.

• Oracle OPERA Cloud. Mobilappen til OPERA Cloud kjører i nettleseren på telefonen og lar romassistenter jobbe fra oppgavelisten sin, endre romstatus og håndtere vedlikeholdsoppgaver, avhengig av hvilke OPERA Controls og roller som er aktive.

En PMS-visning er ofte nok for et enkelt hotell med enkle rutiner for rent og skittent. Hoteller ser som regel etter en egen app når de trenger regler som går utover romstatus, en vedlikeholdsflyt på samme sted, gjesteforespørsler og flerspråklige team på én skjerm. Vi har sammenlignet disse alternativene grundigere i Mews housekeeping mot en egen housekeeping-app.

Uansett hva du vurderer, er dette spørsmålene du bør stille i en demo:

Hvordan bør en housekeeping-app håndtere et flerspråklig team?

Det holder ikke å oversette menyene. Det er i notatene risikoen ligger: en supervisor skriver «gjesten er allergisk mot fjær, bruk syntetiske puter», og romassistenten må forstå det på sitt eget språk. Sweeply oversetter grensesnittet og tekst skrevet av ansatte til 30+ språk, slik at hver person leser oppgaver og notater på språket de velger.

Volkshotel i Amsterdam driver 196 rom med et team fra 33 nasjonaliteter på Mews, og derfor betydde språk så mye der. Les kundehistorien om Volkshotel og guiden vår om å lede et housekeepingteam uten felles språk.

Kan en housekeeping-app redusere antall rom som må rengjøres?

Ja, når gjestene kan velge. Hvis gjestene kan velge bort rengjøring under oppholdet fra telefonen, og valget havner automatisk på romassistentens liste, er appen ikke lenger bare en oppgaveliste, men begynner å fjerne arbeid. Sweeply gjør dette med Guest Connect.

• Íslandshótel, med 18 hoteller, sparer 22 000 timer i året, og rundt 70 % av gjestene valgte bort daglig rengjøring. Les kundehistorien om Íslandshótel.

• Keahotels, som bruker GoDo PMS, sparte 179 timer på én måned, og 71 % av gjestene takket nei til daglig rengjøring. Les kundehistorien om Keahotels.

• The Views Hotels kuttet housekeepingoppgavene med 60 %, verdt 5 370 euro i måneden. Les kundehistorien om The Views Hotels.

Kan oppgaver dukke opp i appen uten at noen skriver dem inn?

Ja. Reservasjonsmerknader som «trenger barneseng» eller «ekstra håndklær ved ankomst» er en vanlig kilde til arbeid som blir glemt, fordi noen må lese dem og gjøre dem om til oppgaver. Tracey, en av Sweeplys AI-agenter, leser disse merknadene fra PMS-et og sender dem til riktig team som oppgaver, med 99,7 % nøyaktighet. Hos THE FLAG i Zürich, som bruker Apaleo, sparer dette rundt 8 timer i uken og har kuttet klagerelaterte oppgaver med 80 %. Les kundehistorien om THE FLAG.

Hvordan vet du at dagens oppsett ikke lenger holder?

Se etter disse tegnene:

• Resepsjonen ringer eller roper opp housekeeping over radio flere ganger i timen for å sjekke rommene.

• Supervisorer lager romlisten på nytt for hånd hver morgen.

• Feilmeldinger når teknisk avdeling via en chattegruppe, og ingen vet hvilke som er fikset.

• Nye romassistenter må følge en kollega i flere dager før de kan bruke systemet.

• Gjesteforespørsler og ønsker om rengjøring kommer via kanaler romassistentene aldri ser.

Woolacombe Bay, som bruker Guestline, fjernet mer enn 50 daglige telefonsamtaler etter å ha flyttet housekeeping over i en app (kundehistorie). BOOK-IT kuttet tiden brukt på kommunikasjon med 30 % (kundehistorie).

Hvordan fungerer housekeeping-appen til Sweeply?

Sweeply er ikke et PMS. Det er driftslaget oppå PMS-et ditt, koblet til via mer enn 20 PMS-integrasjoner, slik at reservasjoner og romstatus flyter inn og oppdateringer flyter tilbake. Housekeeping, vedlikehold, Guest Connect og AI-agenter er separate moduler du kan ta i bruk hver for seg eller sammen, og romassistentene ser alt i én app.

Prisen er per salgbart rom per måned for hver modul, og rom som ikke er salgbare, som lobbyer og korridorer, er gratis. Íslandshótel tok i bruk Sweeply på 18 hoteller på 5 uker, så en utrulling trenger ikke ta en hel sesong. Hvis du sammenligner leverandører, beskriver guiden vår om å sammenligne programvare for hotellhousekeeping en rettferdig pilot.

Når denne guiden ikke gjelder

• Svært små overnattingssteder der eieren gjør rent selv. Med en håndfull rom og én person som gjør jobben, kan en delt kalender være alt du trenger.

• Etasjer uten mobildekning eller Wi-Fi. Alle mobilapper forutsetter at de ansatte kan bruke en telefon der de jobber. Fiks dekningen først.

• Problemer som handler om bemanning. En app fjerner tid brukt på koordinering. Den veier ikke opp for et team som rett og slett er for lite for beleggsgraden.

• Kontrakter som bestemmer verktøyene. Hvis et renholdsfirma er forpliktet til å bruke sitt eget system, bør du avtale overleveringen med dem før du velger programvare.

Snakk med salgsteamet vårt

Hvis du vil at romassistentene dine skal jobbe fra én app som holder resepsjonen, teknisk avdeling og gjestene i takt med dem, Book en samtale med salgsteamet vårt. Vi ser på PMS-et ditt, romlistene du bruker nå og hvordan teamet ditt jobber i dag.