Sikkerhet og personvern hos Sweeply
Sweeply beskytter hotelldata med kryptering under overføring og ved lagring, tofaktorautentisering, rollebasert tilgang og logging av endringer, og behandler dataene i henhold til en databehandleravtale etter GDPR med hver enkelt kunde.
Hvordan beskytter Sweeply hotelldata?
Hotelldata krypteres både under overføring og ved lagring, tilgangen er rollebegrenset og beskyttet med tofaktorautentisering, og hver endring logges.
Kryptering: TLS for alle data under overføring, og AES-256-kryptering for lagrede data i Google Cloud.
Tilgangskontroll: tofaktorautentisering, rollebaserte tilganger som kun tildeles ved behov, og et minimum antall administratorer.
Logging: tilgang til data logges, og enhver registrering, endring og sletting knyttes til en navngitt bruker.
Sikkerhetskopier: automatiserte, krypterte sikkerhetskopier i Google Cloud, med en dokumentert beredskapsplan for gjenoppretting av tilgang.
Atskillelse: produksjons- og testsystemer holdes atskilt, og hvert hotells data er logisk atskilt fra andre kunders data.
Mennesker: alle i Sweeply er underlagt taushetsplikt, og kundedata kan ikke lagres på personlige enheter.
Hvor lagres og behandles hotelldata?
Sweeply ehf. er et islandsk selskap, så GDPR gjelder direkte for Sweeply gjennom EØS-avtalen.
Produksjonsmiljøet kjører på Google Cloud i regionen us-central1 i Iowa i USA, så hotelldata behandles i USA. Disse overføringene er dekket av EU-U.S. Data Privacy Framework eller EUs standard kontraktsklausuler (SCC).
Den fysiske sikkerheten i datasentrene ivaretas av Google Cloud. Sertifiseringene er oppført på Google Clouds side om samsvar.
Oppfyller Sweeply GDPR, og kan vi signere en databehandleravtale (DPA)?
Ja. Sweeply fungerer som databehandler for hotellet ditt og inngår en databehandleravtale i henhold til GDPR artikkel 28, underlagt islandsk lov.
Varsling om brudd: vi varsler deg uten ugrunnet opphold, der det er gjennomførbart innen 48 timer etter at vi blir oppmerksomme på et brudd.
Forespørsler fra registrerte: vi hjelper deg med å svare, og kan eksportere en persons data som CSV eller JSON.
Endringer av underdatabehandlere: vi gir 30 dagers varsel om eventuelle nye eller erstattede underdatabehandlere, og du kan protestere.
Hvilke underdatabehandlere bruker Sweeply?
Sweeply bruker underdatabehandlerne nedenfor. Hver av dem er bundet av en skriftlig avtale med personvernforpliktelser som er minst like strenge som vår databehandleravtale (DPA).
Google Cloud
Kjernefunksjonalitet i applikasjonen
USA
Twilio
Velkomstmelding på SMS til en bruker
USA
Sentry
Feilsøking
Hostet i EU
Chargebee
Abonnementsadministrasjon og fakturering
EU
Intercom
Kundestøtte i produktet, meldinger og relatert kommunikasjon
USA med DPF
Honeycomb
Feilsøking
Hostet i EU
Inngest
Behandling av bakgrunnsjobber
USA
OpenAI
AI-behandling
USA
Google Vertex AI
AI-assisterte produktfunksjoner
USA
Overføringer til underdatabehandlere i USA er basert på EU-U.S. Data Privacy Framework der underdatabehandleren er sertifisert under dette, og ellers på EUs standard kontraktsklausuler (SCC).
Hvordan bruker Sweeply AI-leverandører med hotelldata?
Sweeplys AI-funksjoner kjører på OpenAI og Google Vertex AI, som er underdatabehandlere på de samme vilkårene som alle andre underdatabehandlere.
Sweeply kan lage anonymiserte eller aggregerte data som ikke identifiserer hotellet, gjestene eller de ansatte, og bruke dem til å drifte og forbedre tjenesten, inkludert AI-funksjoner. Anonymiserte data er ikke personopplysninger.
Kundedata brukes ikke til å trene AI-modellene til OpenAI eller Google.
Hvilke opplysninger behandler Sweeply, og for hvem?
Sweeply behandler personopplysninger på vegne av hotellet ditt, som forblir behandlingsansvarlig. Dette gjelder hotellgjester, samt hotellansatte og oppdragstakere som bruker Sweeply.
Navn
Kontaktopplysninger, som telefonnumre og e-postadresser
Bruks- og loggdata, som bruker-ID-er, IP-adresser, enhetsinformasjon og aktivitetslogger
Hotelldriftdata, som gjestenavn, romnumre, ankomst- og avreisedatoer, gjesteforespørsler og oppgavetildelinger
Planleggingsdata, som skift- og oppgaveplaner og oppgavestatus
Opplysningene brukes til å levere Sweeply: hosting, varsler på e-post, SMS og push, kundestøtte, feilsøking og AI-assisterte funksjoner. Særlige kategorier av personopplysninger, som helseopplysninger, er ikke ment å behandles og skal ikke legges inn i Sweeply.
Hva skjer med dataene våre når kontrakten avsluttes?
Sweeply sletter dataene dine innen 30 dager etter at kontrakten opphører, med mindre loven krever at vi beholder dem.
Før kontrakten avsluttes, kan du når som helst eksportere dataene dine i et vanlig format. Kopier i sikkerhetskopier fjernes etter hvert som sikkerhetskopiene roteres, og vi bekrefter slettingen skriftlig på forespørsel.
Hvem kontakter vi angående sikkerhet og personvern?
Send e-post til legal@getsweeply.com for spørsmål om sikkerhet og personvern, forespørsler om databehandleravtale og informasjon om underdatabehandlere.