Tilbake til artikler
Erlendur Steinn Gudnason, CCO
Publisert
Oppdatert
Housekeepingprogramvare fordeler rom automatisk ved å vekte hvert rom etter arbeidet det krever, med poeng, minutter eller areal, og deretter dele rommene slik at hver romassistent på vakt får en lignende arbeidsmengde med minst mulig gåing. Den henter romstatus fra PMS-et og planlegger på nytt når utsjekkinger, tidlige ankomster og fravær skjer.
Kort fortalt
• Automatisk fordeling balanserer innsats, ikke antall rom, ved å vekte hvert rom etter romtype og rengjøringstype. • Poeng, minutter og areal er de tre vanlige metodene; de fleste hoteller starter med poeng. • Los Angeles begrenser arealet en romassistent kan rengjøre til 3 500 kvadratfot (ca. 325 m²) per åttetimersvakt på hoteller med 60 eller flere rom, med dobbel lønn hvis grensen overskrides. • Oppgitte referansetall på 12 til 16 rom per vakt er grove; mål dine egne rengjøringstider med romtidtakere. • Excellence Hotels sluttet med manuell romfordeling etter å ha koblet Sweeply til VisBook PMS.
Housekeepingprogramvare fordeler rom automatisk ved å gi hvert rom en vekt for arbeidet det krever, og deretter dele rommene slik at hver romassistent på vakt får en lignende arbeidsmengde. Vekten kommer fra romtypen og rengjøringstypen (en avreisevask tar lengre tid enn en rengjøring under oppholdet) og uttrykkes i poeng, minutter eller areal. Programvaren henter romstatus i sanntid fra PMS-et, grupperer rommene etter etasje eller sone for å redusere gåingen, og planlegger på nytt i løpet av dagen når utsjekkinger, tidlige ankomster og fravær endrer bildet.
Én presisering før vi begynner. Denne artikkelen handler om å fordele rom til romassistenter. Å tildele rom til gjester er en annen oppgave, som gjøres i PMS-et eller av en agent som Sweeplys agent for romtildeling.
Hvorfor er antall rom feil måte å dele arbeidet på?
Fordi rom ikke er like. Tenk deg to romassistenter med 14 rom hver. Den ene har ti avreiserom, blant dem to suiter, spredt over tre etasjer. Den andre har tolv rom med rengjøring under oppholdet i én korridor. På papiret er fordelingen rettferdig. I praksis blir den ene ferdig tidlig og den andre får overtid, resepsjonen venter på rom, og arbeidslederen ender opp med å flytte rom over radioen. Å balansere innsats i stedet for antall er hele poenget med automatisk fordeling.
Hvilken informasjon bruker automatisk fordeling?
Romstatus fra PMS-et: avreiser, gjester som blir, ankomster, ledige rom og rom ute av drift.
Rengjøringstypen: avreisevask, rengjøring under oppholdet, hovedrengjøring, eller ingen rengjøring fordi gjesten har valgt den bort.
Romtype og størrelse: en suite eller en leilighet krever mer tid enn et vanlig dobbeltrom.
Hvem som er på vakt: hvor mange romassistenter, og hvor mange timer hver av dem jobber.
Soner og etasjer: når hver romassistent holder seg i ett område, går det mindre tid til gåing.
Prioriteringer: tidlige innsjekkinger, VIP-ankomster og rom resepsjonen har lovet bort.
Hva er poeng (credits) i housekeeping?
Et poeng er en arbeidsenhet. Hver kombinasjon av romtype og rengjøringstype får en poengverdi, og hver romassistent får et poengmål for vakten. Programvaren fyller deretter hver romassistents liste til målet er nådd. Et enkelt oppsett kan se slik ut:
Rom og rengjøringstype | Poeng (eksempel) |
|---|---|
Standardrom, rengjøring under oppholdet | 1 |
Standardrom, avreisevask | 2 |
Suite eller leilighet, avreisevask | 3 |
Hovedrengjøring | 4 |
Gjesten har valgt bort rengjøring i dag | 0 |
Verdiene er bare en illustrasjon; hvert hotell bør sette sine egne. Store systemer fungerer på samme måte. Oracles OPERA Cloud lager arbeidslister ut fra rommenes poengverdier og et maksimum per romassistent, flytter rom som ikke passer inn til en overløpsliste, og kan legge til reisepoeng når en romassistents rom er spredt over flere etasjer.
Poeng, minutter eller areal?
Metode | Slik fungerer den | Passer best for |
|---|---|---|
Poeng | Hvert rom og hver rengjøringstype får en poengverdi; romassistentene får et mål | De fleste hoteller; enkelt å sette opp og forklare |
Minutter | Hver rengjøringstype får en forventet varighet; listene fylles opp til vaktens lengde | Hoteller som måler rengjøringstider og vil forutsi når vakten slutter |
Areal | Hvert roms areal teller mot en grense per vakt | Steder der loven begrenser arealet som rengjøres per vakt |
Areal er ikke et teoretisk alternativ. Etter Los Angeles’ forskrift om vern av hotellarbeidere (Hotel Worker Protection Ordinance), som har gjeldt siden august 2022, kan romassistenter på hoteller med 60 eller flere rom ikke rengjøre mer enn 3 500 kvadratfot (ca. 325 m²) på en åttetimersvakt. Grensen senkes ytterligere når de rengjør mer enn fem avreiserom eller rom med ekstraseng, og overskrides den, skal de ha dobbel lønn for hele dagen. Andre byer i California har lignende grenser. Bedriftsverktøy som Amadeus HotSOS kan fordele etter poeng, minutter eller areal nettopp av denne grunnen.
Hvor mange rom bør en romassistent rengjøre per vakt?
Bransjekilder oppgir ofte 12 til 16 rom per vakt på fullservicehoteller, der en avreisevask tar omtrent 20 til 35 minutter og en rengjøring under oppholdet 15 til 25. Se på dette som grove intervaller og ikke som standarder, fordi romstørrelse, fasiliteter, oppholdets lengde og din egen rengjøringsstandard påvirker dem mye. Det bedre svaret er å måle selv: romtidtakere på de ansattes telefoner viser hvor lang tid hver rengjøringstype faktisk tar på ditt hotell, og de tallene gjør poengene dine ærlige.
Hva skjer når planen endrer seg i løpet av dagen?
Det gjør den alltid. En gjest sjekker ut sent, resepsjonen lover en tidlig ankomst, noen melder seg syke, en gjest som takket nei til rengjøring, ombestemmer seg. Der bryter papirplanene sammen; god programvare planlegger på nytt. Rom flyttes mellom listene når statusene endres i PMS-et, prioriterte rom går foran i køen, og arbeidslederen ser det nye forventede ferdigtidspunktet for hver romassistent i stedet for å få vite det på slutten av vakten.
Hvordan fordeler Sweeply rom?
Sweeplys housekeepingprogramvare for hoteller fordeler rom automatisk etter sone og arbeidsmengde. Housekeepingpoeng fordeler rommene effektivt for å unngå overbemanning, systemet forutsier når hver romassistents vakt blir ferdig slik at overtid er synlig på forhånd, og romtidtakere i sanntid logger fremdriften i rengjøringen fra de ansattes telefoner. Gjestenes ønsker fra valgfri rengjøring går rett inn, så et rom der gjesten har valgt bort rengjøring, rett og slett forsvinner fra listen.
Effekten kommer med en gang. Excellence Hotels i Stockholm og Gävle, der housekeepingsjefen tidligere brukte mye tid på å fordele rom for hånd, sluttet med manuell romfordeling etter å ha koblet Sweeply til VisBook PMS. Woolacombe Bay Hotel satte anslåtte rengjøringstider per romtype for å gjøre fordelingen raskere å sette opp og mer rettferdig å jobbe etter.
Slik setter du opp automatisk fordeling
List opp rengjøringstypene dine: avreisevask, rengjøring under oppholdet, hovedrengjøring, kveldsstell og eventuelle typer som er særegne for hotellet.
Ta tiden på et utvalg av hver rengjøringstype for hver romtype i løpet av en vanlig uke.
Gjør disse tidene om til poeng eller minutter, og sett et mål per romassistent per vakt.
Tegn opp sonene slik at hver liste holder seg på så få etasjer som mulig.
Kjør det i to uker, sammenlign forventede og faktiske ferdigtider, og juster verdiene.
Der denne guiden ikke gjelder
Sweeply selger housekeepingprogramvare, så les produktdelen som et syn fra en part med interesser i saken. Svært små hoteller med én eller to romassistenter trenger kanskje ikke automatisk fordeling i det hele tatt. Tariffavtaler eller lokale lover kan fastsette romkvoter eller arealgrenser som konfigurasjonen din må følge, så sjekk dem før du setter mål. Og automatisering balanserer bare det arbeidet du gir den: hvis en vakt er underbemannet, viser programvaren deg overtiden tidligere, men fjerner den ikke.
Snakk med salgsteamet vårt
Book en samtale med salgsteamet vårt for å gå gjennom hotellet ditt, PMS-et ditt og modulene du trenger, og få priser for oppsettet ditt.
Konklusjon
Automatisk romfordeling fungerer når hvert rom vektes etter innsatsen det faktisk krever, planen følger romstatus i sanntid fra PMS-et og målene kommer fra dine egne målte rengjøringstider. Får du disse dataene riktig, forblir fordelingen rettferdig gjennom utsjekkinger, tidlige ankomster og fravær, uten omrokeringen om morgenen.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan tildeler housekeepingprogramvare rom automatisk?
Den vekter hvert rom etter arbeidet det krever, med poeng, minutter eller kvadratmeter basert på romtype og type rengjøring, henter romstatus i sanntid fra PMS-et og fordeler deretter rommene slik at hver romassistent på vakt får omtrent like stor arbeidsmengde i så få soner som mulig, og planlegger på nytt når statusene endrer seg.
Hva er housekeepingkreditter?
Kreditter er arbeidsenheter. Hver kombinasjon av romtype og rengjøringstype får en verdi, for eksempel én for rengjøring under oppholdet og to for avreisevask, og hver romassistent får et kredittmål per skift. Programvaren fyller hver liste opp til målet.
Hvor mange rom bør en romassistent rengjøre per skift?
Bransjekilder oppgir ofte 12 til 16 rom per skift på fullservicehoteller, men det avhenger av romstørrelse, rengjøringstype og standard. Mål deres egne rengjøringstider med romtidtakere, og sett mål ut fra dem i stedet for et generelt tall.
Hvorfor fungerer det ikke å fordele rom etter antall rom?
Rom krever svært ulik innsats. En avreisevask av en suite kan ta flere ganger så lang tid som en rengjøring under oppholdet på et standardrom, så like mange rom gir ujevn arbeidsmengde, overtid for noen romassistenter og forsinkede rom for resepsjonen.
Hva er forskjellen mellom kreditter, minutter og kvadratfot?
Kreditter gir hvert rom og hver rengjøringstype en poengverdi, minutter gir hver rengjøring en forventet varighet, og kvadratfot regner hvert roms areal opp mot en grense per skift. Areal har betydning der loven setter et tak på areal per skift, som i Los Angeles, der taket er 3 500 kvadratfot per åttetimersskift på hoteller med 60 rom eller flere.