BOOK-IT: én kilde til sannhet for 200 leiligheter
Om denne kundehistorien
Sebastian Gietl, CEO i familieeide BOOK-IT Apartments i Erlangen, driver over 200 serviceleiligheter fordelt på flere anlegg. Leilighetshotellmodellen, med lengre opphold, sjeldnere service og ingen døgnbemannet resepsjon, krever housekeeping og vedlikehold som klarer seg selv. Sweeply erstattet et oppsplittet programvarelandskap med én sentral plattform, integrert med Apaleo PMS, og kuttet koordineringstiden til teamlederen i housekeeping med rundt 30 %.
BOOK-IT Apartments
Tyskland
Utfordringen
Før Sweeply var driften hos BOOK-IT fordelt på verktøy som ikke snakket sammen: noe informasjon lå i PMS-et, andre detaljer i en app for oppgavestyring, og alt annet ble koordinert via chat. Uten synkronisering i sanntid måtte lister oppdateres manuelt, og kommunikasjonen tok altfor mye tid, med arbeid som ble fordelt via chat i stedet for i et system. Teamlederne brukte mye tid på koordinering. I tillegg skifter de ansatte jevnlig, og mange i teamet snakker ikke flytende tysk eller engelsk, så opplæring i flere frittstående verktøy innebar en risiko for at ting gikk tapt i oversettelsen, både bokstavelig og i driften.
Hvordan Sweeply hjalp
Sweeply ga BOOK-IT én sentral kilde til sannhet for all housekeeping og alt vedlikehold, slik at alle team kunne se status på tvers av anleggene, og teamlederne trengte ikke lenger være til stede hele tiden. Sweeply er integrert med Apaleo, PMS-et til BOOK-IT, så leilighetsstatus, utsjekkinger og spesielle ønsker holdes oppdatert automatisk uten manuell kryssjekking. For team som jobber uten resepsjon, gjorde oversikten i sanntid at housekeeping og vedlikehold kunne handle selvstendig og raskt oppfylle gjesteforespørsler. Fargekodingen og språkstøtten i Sweeply gjorde opplæringen av det flerspråklige teamet raskere, og Sweeply tilpasset plattformen slik at den gjenspeiler skillet BOOK-IT har mellom rengjøringsplaner for lange og korte opphold.
Resultatet
Effekten viste seg både i harde tall og i hverdagen. Teamlederen i housekeeping hos BOOK-IT brukte godt og vel 30 % mindre tid på kommunikasjon, tid som nå går til å videreutvikle prosessene og gjesteopplevelsen. En sentral oversikt over oppgaver og pågående arbeid ga teamlederne langt større trygghet uten å være på stedet, og ga teammedlemmene innsyn i arbeidsmengden. Gjestene får mindre risiko for glemte forespørsler og raskere utførelse. Historien om BOOK-IT handler ikke om en dramatisk snuoperasjon, men om å fjerne friksjon som aldri burde ha vært der, slik at alt annet blir enklere når verktøyene passer driftsmodellen.
BOOK-IT bruker Sweeply med Apaleo PMS. Siden om Apaleo-integrasjonen viser hva som synkroniseres, og listen over integrasjoner dekker de andre PMS-plattformene som leilighetshoteller og serviceleiligheter bruker.
Tyskland
Land
Type overnattingssted
Serviceleiligheter (leilighetshotell)
Hotellstørrelse
Over 200 leiligheter fordelt på flere anlegg
Skapt verdi
mindre tid brukt på kommunikasjon for teamlederen i housekeeping
200+
leiligheter styrt fra én plattform
Utforsk flere hotellhistorier
Se hvordan andre team i hotellbransjen bruker Sweeply til å forenkle arbeidet, knytte teamene sammen og skape en smidigere hverdag i driften.
Woolacombe Bay Hotel
Woolacombe Bay: farvel papir, hei effektivitet
På kysten av North Devon driver Woolacombe Bay Hotel et luksushotell med 63 rom uten daglig leder, så avdelingslederne, som Housekeeping Manager Robert Vargau, må koordinere alt. Sweeply erstattet endeløse telefon- og walkie-talkie-samtaler med oppgavestyring i sanntid, integrert direkte med hotellets Guestline PMS.
THE FLAG Zurich
THE FLAG Zurich: 80 % færre gjesteklager
THE FLAG Zurich, en del av en moderne hotellgruppe for både forretnings- og fritidsgjester, slet med oversikten over driften med et papirbasert system. Resident Manager Felix Bauch innførte Sweeply, integrert med Apaleo PMS, og så at gjesteklager om ønskede artikler og rombytter falt med rundt 80 %, samtidig som hotellet sparte minst 8 timer i uken.
Volkshotel
Volkshotel: smidigere housekeeping på fire måneder
Det arkitekttegnede Volkshotel i Amsterdam ligger i det tidligere hovedkontoret til den nederlandske avisen De Volkskrant og har 196 rom, et kontorfellesskap, en nattklubb, en restaurant og en badstue på taket. Etter overgangen til Mews PMS tok Housekeeping Manager Marion Le Tiec i bruk Sweeply fordi det er enkelt å bruke og visuelt oversiktlig, og på bare fire måneder fikk hun mer effektive prosesser, raskere reparasjoner og smidigere opplæring.
