Kom i gang med Sweeply på 24 timer
Med et støttet PMS er Sweeply koblet til, og rommene, reservasjonene og romstatusene dine er live innen 24 timer, uten maskinvare, uten server og uten IT-prosjekt.
Hva trenger vi før første dag?
Alle modulene kjører på den samme kjernen, så det meste av oppsettet gjøres én gang. Dette er hva hver modul trenger.
Housekeeping
PMS: ett av de 20+ støttede hotellsystemene (PMS), eller Sweeply alene med romstatuser satt i Sweeply.
Enheter: de ansattes smarttelefoner (iOS eller Android) for mobilappen, og en datamaskin for ledere som bruker nettappen.
Roller: Admin, House Manager, Senior Housekeeper og Housekeeper.
Tilgangsnivå: en PMS-bruker eller godkjenning av integrasjonen, avhengig av PMS-et ditt. Hver PMS-side under Integrasjoner forklarer nøyaktig hva som trengs.
Data: rommene dine og andre enheter, enhetsgrupper som etasjer, rengjøringsregler og telefonnummeret til hvert teammedlem.
Vedlikehold
PMS: valgfritt. Vedlikehold kan kjøre alene, og flere hoteller starter der før de kobler til PMS-et sitt.
Enheter: de ansattes smarttelefoner med kamera for å melde feil med bilde, og en datamaskin for ledere.
Roller: Admin, House Manager og User.
Tilgangsnivå: ingenting utover Sweeply-brukerkontoer når modulen kjører alene.
Data: rommene dine og andre enheter, og telefonnummeret til hvert teammedlem. Feilkategoriene har standardoppsett som du kan tilpasse selv eller sammen med Sweeply-teamet.
Guest Connect
PMS: et støttet PMS, slik at hver forespørsel knyttes til riktig rom og opphold. Modulen kjører sammen med Housekeeping.
Enheter: ingenting gjestene må installere. Gjestene bruker en digital gjesteside på sin egen telefon.
Roller: forespørslene kommer inn som oppgaver til de eksisterende Sweeply-brukerne dine.
Tilgangsnivå: den samme PMS-tilkoblingen som Housekeeping.
Data: en QR-kode på hvert rom som åpner gjestesiden, eller en kobling til plattformen for gjestekommunikasjon du allerede bruker, slik at gjestene finner gjestesiden der.
AI-agenter
PMS: et støttet PMS, fordi agentene leser reservasjonsdata og merknader derfra.
Enheter: ingenting utover det teamet ditt allerede bruker til Sweeply.
Roller: oppgaver som agentene oppretter, går til de eksisterende Sweeply-brukerne dine.
Tilgangsnivå: den samme PMS-tilkoblingen som de andre modulene dine.
Data: reservasjonsdata og merknader fra PMS-et ditt. Teamet vårt hjelper deg med å sette opp agentene for hotellet ditt.
Hva er stegene for å gå live?
Koble til PMS-et ditt. Med et støttet PMS er rommene, reservasjonene og romstatusene dine live innen 24 timer. Mange PMS kobles til under registreringen, og noen, som Oracle OPERA Cloud, settes opp sammen med teamet vårt og PMS-administratoren din.
Sett opp hotellet ditt. Sjekk at alle rom vises, fjern enheter du ikke trenger, grupper rommene etter etasje eller plassering, legg til andre områder dere rengjør, som korridorer, og sett opp rengjøringsreglene som passer rutinene deres.
Legg til teamet ditt. Opprett en bruker for alle som er involvert, og gi hver person en rolle. Hver bruker får en SMS for å laste ned mobilappen og logge inn med telefonnummeret sitt, og kontoransatte bruker nettappen.
Lær opp teamet ditt. Opplæring av et helt team tar én til to dager. Vis alle fargene og ikonene for romstatus, hvordan man starter og stopper en rengjøring, og hvordan man melder en feil med bilde. De fleste romassistenter jobber trygt allerede i løpet av sitt første skift.
Gå live. Dagen før eller morgenen på den første dagen setter du hvert rom til sin faktiske rengjøringsstatus i én samlet oppdatering, og deretter tildeler du oppgaver eller lar teamet velge rom. De fleste hoteller kjører en hel housekeepingdag i Sweeply i løpet av den første uken.
Hvem gjør hva under implementeringen?
Sweeply: kobler til PMS-et ditt, sammen med PMS-administratoren din der PMS-et krever det, hjelper til med å sette opp AI-agenter og svarer på spørsmål på chat eller på support@getsweeply.com.
Din onboardingkontakt hos Sweeply: en navngitt person hos Sweeply som holder ett til tre onboardingmøter med teamet ditt, avhengig av hvor stor og kompleks driften din er.
Din Sweeply-administrator: setter opp rom, enhetsgrupper, rengjøringsregler og brukere.
Din PMS-administrator: gir eller godkjenner PMS-tilgang der PMS-et ditt krever det.
Lederne dine: lærer opp teamet og styrer de første dagene i Sweeply.
Teamet ditt: installerer appen, logger inn og går gjennom en første rengjøring og en testfeil.
Hvordan vet vi at implementeringen er ferdig?
Implementeringen er ferdig når hotellet ditt kjører en vanlig dag i Sweeply. I praksis betyr det:
PMS-et ditt er koblet til, og rom, reservasjoner og romstatuser synkroniseres, eller Sweeply er satt opp til å kjøre alene.
Alle rom og andre enheter ligger i riktig gruppe, med rengjøringsregler som passer rutinene deres.
Alle i teamet har installert appen og logget inn.
Alle i teamet har startet og stoppet en rengjøring og meldt en testfeil med bilde.
Rengjøringsstatusene i Sweeply stemmer med virkeligheten på den første dagen.
Teamet ditt har kjørt en hel housekeepingdag i Sweeply.
Hva om PMS-et vårt ikke støttes ennå?
Sweeply kan kjøre alene, med romstatuser satt i Sweeply i stedet for synkronisert fra PMS-et, og flere hoteller starter slik med Vedlikehold. Å bygge en ny PMS-integrasjon tar to til tre uker etter at et hotell har forpliktet seg.