Woolacombe Bay: farvel papir, hei effektivitet
Om denne kundehistorien
På kysten av North Devon driver Woolacombe Bay Hotel et luksushotell med 63 rom uten daglig leder, så avdelingslederne, som Housekeeping Manager Robert Vargau, må koordinere alt. Sweeply erstattet endeløse telefon- og walkie-talkie-samtaler med oppgavestyring i sanntid, integrert direkte med hotellets Guestline PMS.
Woolacombe Bay Hotel
Storbritannia
Utfordringen
Woolacombe Bay er et stort luksushotell med 63 rom og ingen daglig leder, så avdelingslederne bærer et stort ansvar. Særlig housekeeping trengte koordinering i sanntid for å håndtere rengjøring, gjesteforespørsler og rask klargjøring av rom. Robert håndterte tidligere romfordeling og oppdateringer gjennom konstant kommunikasjon på telefon og walkie-talkie, noen ganger over 50 samtaler på en travel dag, mens oppdateringer om innsjekking og utsjekking ofte kom sent og rommene ble fordelt på papir. Den manuelle arbeidsmåten gikk ut over teamets effektivitet og til syvende og sist gjesteopplevelsen.
Hvordan Sweeply hjalp
Robert oppdaget Sweeply gjennom en kollega som var på Independent Hotel Show i London, og så en mulighet til å få oversikt i sanntid, redusere stress og organisere oppgavene diskré, uten at radioer og telefoner forstyrret gjestene. Oppstarten foregikk gjennom nettmøter, tilgang til appen og en gratis prøveperiode, der Robert introduserte systemet for et team i ulike aldersgrupper. Til tross for bekymringene hans for opplæringen tilpasset teamet seg raskt og var i gang innen en måned, med live support fra Sweeply tilgjengelig. Sweeply ble integrert med hotellets eksisterende Guestline PMS uten kostnad, så utsjekkinger vises umiddelbart og oppgaver kan tildeles i sanntid.
Resultatet
Housekeeping-driften på Woolacombe Bay ble et roligere og mer organisert miljø. Teamet jobber nå ut fra oppgaveoppdateringer i sanntid i stedet for meldinger som går tapt, og alle vet hvilke oppgaver de har, hvilke rom som trenger oppmerksomhet og hvor lang tid hvert rom bør ta. Når estimerte rengjøringstider settes per romtype, spares tid på oppsett, og fordelingen blir mer effektiv. Kommunikasjon i appen fjernet forstyrrende telefon- og walkie-talkie-samtaler, noe som forbedret gjesteopplevelsen, og ga Robert frihet til å konsentrere seg om å lede driften i stedet for å svare på telefoner. Etter nesten et år synes teamet det er nesten utenkelig å gå tilbake til papir og telefoner.
Storbritannia
Land
Type overnattingssted
4-stjerners luksuriøst familiehotell
Hotellstørrelse
63 rom
Skapt verdi
daglige koordineringssamtaler fjernet på travle dager
1 måned
til hele teamet hadde tatt systemet i bruk
Utforsk flere hotellhistorier
Se hvordan andre team i hotellbransjen bruker Sweeply til å forenkle arbeidet, knytte teamene sammen og skape en smidigere hverdag i driften.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: én kilde til sannhet for 200 leiligheter
Sebastian Gietl, CEO i familieeide BOOK-IT Apartments i Erlangen, driver over 200 serviceleiligheter fordelt på flere anlegg. Leilighetshotellmodellen, med lengre opphold, sjeldnere service og ingen døgnbemannet resepsjon, krever housekeeping og vedlikehold som klarer seg selv. Sweeply erstattet et oppsplittet programvarelandskap med én sentral plattform, integrert med Apaleo PMS, og kuttet koordineringstiden til teamlederen i housekeeping med rundt 30 %.
THE FLAG Zurich
THE FLAG Zurich: 80 % færre gjesteklager
THE FLAG Zurich, en del av en moderne hotellgruppe for både forretnings- og fritidsgjester, slet med oversikten over driften med et papirbasert system. Resident Manager Felix Bauch innførte Sweeply, integrert med Apaleo PMS, og så at gjesteklager om ønskede artikler og rombytter falt med rundt 80 %, samtidig som hotellet sparte minst 8 timer i uken.
Volkshotel
Volkshotel: smidigere housekeeping på fire måneder
Det arkitekttegnede Volkshotel i Amsterdam ligger i det tidligere hovedkontoret til den nederlandske avisen De Volkskrant og har 196 rom, et kontorfellesskap, en nattklubb, en restaurant og en badstue på taket. Etter overgangen til Mews PMS tok Housekeeping Manager Marion Le Tiec i bruk Sweeply fordi det er enkelt å bruke og visuelt oversiktlig, og på bare fire måneder fikk hun mer effektive prosesser, raskere reparasjoner og smidigere opplæring.
