Casestudy's

Aan de kust van Noord-Devon runt Woolacombe Bay Hotel een luxe accommodatie met 63 kamers zonder algemeen directeur. Afdelingshoofden zoals Housekeeping Manager Robert Vargau coördineren hierdoor alles zelf. Sweeply verving eindeloze telefoontjes en walkietalkie-gesprekken door realtime taakbeheer, direct geïntegreerd met het Guestline-PMS van het hotel.

Sebastian Gietl, CEO van het familiebedrijf BOOK-IT Apartments in Erlangen, beheert meer dan 200 serviced apartments verspreid over meerdere locaties. Het aparthotel-model, gekenmerkt door langere verblijven, minder frequente schoonmaak en geen 24/7 receptie, vereist zelfstandig werkende teams voor housekeeping en technische dienst. Sweeply verving een versnipperd softwarelandschap door één centraal platform, geïntegreerd met het Apaleo PMS, en verminderde de coördinatietijd van de teamleider housekeeping met ongeveer 30%.

THE FLAG Zurich, onderdeel van een moderne hotelgroep voor zowel zakelijke gasten als vakantiegangers, had moeite met het operationele overzicht door een op papier gebaseerd systeem. Resident Manager Felix Bauch introduceerde Sweeply, geïntegreerd met het Apaleo PMS, en zag het aantal klachten van gasten over verzoeken voor artikelen en kamerwissels met zo'n 80% dalen, terwijl er wekelijks minstens 8 uur werd bespaard.

Het door architecten ontworpen Volkshotel in Amsterdam is gevestigd in het voormalige hoofdkantoor van de Nederlandse krant De Volkskrant en beschikt over 196 kamers, een coworkingruimte, een nachtclub, een restaurant en een dakterrassauna. Na de overstap naar het Mews PMS koos Housekeeping Manager Marion Le Tiec voor Sweeply vanwege het gebruiksgemak en de visuele duidelijkheid. Binnen slechts vier maanden leidde dit tot efficiëntere processen, snellere reparaties en een vlottere inwerktijd voor nieuw personeel.

Excellence Hotels exploiteert een 3-sterrenhotel in Stockholm en drie aparthotels verspreid over Stockholm en Gävle. Deze combinatie zorgt voor een hoog personeelsverloop in de housekeeping en een complexe planning. COO Stella zocht naar meer structuur zonder extra administratieve lasten. Door Sweeply te integreren met het PMS van VisBook behoorden handmatige kamertoewijzingen bij Excellence Hotels tot het verleden en kreeg elk niveau binnen het team helderheid en overzicht.

Op het eiland Madeira beheert het familiebedrijf The Views Hotels 750 kamers verspreid over drie hotels: The Baia, The Monumental en The Oasis. De groep is al sinds 2011 ISO 14001-gecertificeerd. Operations Manager Sergio Costa vertaalde de duurzaamheidsvisie van de groep naar de dagelijkse praktijk door papieren werkprocessen te vervangen door Sweeply, geïntegreerd met Host PMS. Alleen al bij The Views Oasis leverde één jaar samenwerking een geschatte maandelijkse besparing van 5.370 euro op.

STAYERY, in 2016 opgericht in Berlijn, combineert de stijl van een boetiekhotel met moderne serviced apartments in Berlijn, Keulen, Frankfurt en Bremen. Naarmate er meer locaties bijkwamen, merkte Operations Manager Daniel dat het gegoochel met Excel-spreadsheets en WhatsApp niet langer schaalbaar was. Sweeply, geïntegreerd met het Apaleo PMS, automatiseerde de tussentijdse schoonmaak en standaardiseerde de processen op elke locatie.

Het door een familie gerunde Lifestyle Hotel Vitar opende in 2018 zijn deuren in Kroatië. Dit 4-sterren boetiekhotel met 27 kamers beschikt over een zwembad op het dak en uitzicht op de bergen, en is voornamelijk in de zomer geopend met een team van 15 tot 20 medewerkers. Eigenares en algemeen directeur Ivana Bakovic koos in april 2023 voor Sweeply vanwege de betaalbaarheid en eenvoud, geïntegreerd met het Rentlio PMS om de housekeeping en de technische dienst te stroomlijnen.

Íslandshótel is een IJslandse keten van 18 hotels met 3 tot 4 sterren. Chief Operations Officer Hjortur Valgeirsson wilde de afdelingsoverschrijdende werkzaamheden efficiënter beheren. Na de invoering van Sweeply in mei 2023 zag de keten al binnen vier maanden een positief rendement op de investering. Inmiddels besparen ze 22.000 uur per jaar, mede dankzij een optioneel schoonmaakbeleid waar gasten in zo'n 70% van de gevallen voor kozen.

Keahotels, een IJslandse keten van 3- en 4-sterrenhotels, verving het traditionele dagelijkse schoonmaakbeleid door een opt-in-model op basis van de Optional Housekeeping-functie van Sweeply. Tijdens een proef in het Reykjavik Lights Hotel zag 71% van de gasten in de eerste maand af van de dagelijkse schoonmaak. Dit bespaarde 179 uur aan werk en leidde ertoe dat het beleid werd uitgerold naar alle accommodaties van Keahotels.

Glück Auf Appartements beheert 125 serviced apartments verdeeld over 11 locaties in 5 steden in het Duitse Ruhrgebied en Keulen. Operations Manager Stefan gaf leiding aan een digitale transformatie om af te stappen van een verouderd systeem met Excel-sheets en WhatsApp-groepen, dat geen ruimte bood om op te schalen. Met Sweeply als belangrijkste taakbeheertool, geïntegreerd met het Apaleo PMS, heeft het team een operationele basis neergezet die mee kan groeien met het bedrijf.