Binnen 24 uur aan de slag met Sweeply
Met een ondersteund PMS is Sweeply binnen 24 uur gekoppeld en staan je kamers, reserveringen en kamerstatussen live, zonder hardware, zonder server en zonder IT-project.
Wat hebben we nodig vรณรณr dag รฉรฉn?
Alle modules draaien op dezelfde basis, dus het grootste deel van de inrichting doe je maar รฉรฉn keer. Dit heeft elke module nodig.
Housekeeping
PMS: een van de 20+ ondersteunde propertymanagementsystemen, of Sweeply zelfstandig, met kamerstatussen die je in Sweeply instelt.
Apparaten: smartphones van medewerkers (iOS of Android) voor de mobiele app, en een computer voor managers die de webapp gebruiken.
Rollen: Admin, House Manager, Senior Housekeeper en Housekeeper.
Toegangsniveau: een PMS-gebruiker of goedkeuring voor de integratie, afhankelijk van je PMS. Elke PMS-pagina onder Integraties legt precies uit wat er nodig is.
Benodigde gegevens: je kamers en andere units, unitgroepen zoals verdiepingen, schoonmaakregels en het telefoonnummer van elk teamlid.
Technische dienst
PMS: optioneel. Technische dienst kan zelfstandig draaien, en meerdere hotels beginnen daarmee voordat ze hun PMS koppelen.
Apparaten: smartphones van medewerkers met een camera om problemen met een foto te melden, en een computer voor managers.
Rollen: Admin, House Manager en User.
Toegangsniveau: alleen Sweeply-gebruikersaccounts als het zelfstandig draait.
Benodigde gegevens: je kamers en andere units, en het telefoonnummer van elk teamlid. Probleemcategorieรซn zijn standaard ingesteld en kun je zelf of samen met het Sweeply-team aanpassen.
Guest Connect
PMS: een ondersteund PMS, zodat elk verzoek aan de juiste kamer en het juiste verblijf gekoppeld is. Guest Connect draait naast Housekeeping.
Apparaten: gasten hoeven niets te installeren. Ze gebruiken een digitale gastenpagina op hun eigen telefoon.
Rollen: verzoeken komen binnen als taken voor je bestaande Sweeply-gebruikers.
Toegangsniveau: dezelfde PMS-koppeling als Housekeeping.
Benodigde gegevens: een QR-code in elke kamer die de gastenpagina opent, of een koppeling met het gastcommunicatieplatform dat je al gebruikt, zodat gasten de gastenpagina daar bereiken.
AI-agents
PMS: een ondersteund PMS, omdat de agents reserveringsgegevens en opmerkingen daaruit lezen.
Apparaten: niets extraโs naast wat je team al voor Sweeply gebruikt.
Rollen: taken die de agents aanmaken, gaan naar je bestaande Sweeply-gebruikers.
Toegangsniveau: dezelfde PMS-koppeling als je andere modules.
Benodigde gegevens: reserveringsgegevens en opmerkingen uit je PMS. Ons team helpt je de agents voor je hotel in te stellen.
Wat zijn de stappen om live te gaan?
Koppel je PMS. Met een ondersteund PMS staan je kamers, reserveringen en kamerstatussen binnen 24 uur live. Veel PMSโen koppel je al tijdens de aanmelding, en sommige, zoals Oracle OPERA Cloud, worden samen met ons team en je PMS-beheerder ingericht.
Richt je accommodatie in. Controleer of alle kamers zichtbaar zijn, verwijder units die je niet nodig hebt, groepeer kamers per verdieping of locatie, voeg andere ruimtes toe die je schoonmaakt, zoals gangen, en stel de schoonmaakregels in die passen bij je werkwijze.
Voeg je team toe. Maak een gebruiker aan voor iedereen die erbij betrokken is en geef iedereen een rol. Elke gebruiker krijgt een sms om de mobiele app te downloaden en in te loggen met zijn telefoonnummer, en kantoormedewerkers gebruiken de webapp.
Train je team. Een volledig team trainen kost รฉรฉn tot twee dagen. Laat iedereen de kleuren en iconen van de kamerstatus zien, hoe je een schoonmaak start en stopt en hoe je een probleem met een foto meldt. De meeste housekeepers werken al tijdens hun eerste dienst met vertrouwen.
Ga live. Zet op de dag ervoor of op de ochtend van je eerste dag elke kamer met รฉรฉn bulkupdate op de echte schoonmaakstatus, en wijs daarna taken toe of laat je team zelf kamers kiezen. De meeste hotels draaien binnen hun eerste week een volledige housekeepingdag in Sweeply.
Wie doet wat tijdens de implementatie?
Sweeply: koppelt je PMS, samen met je PMS-beheerder als het PMS dat vereist, helpt bij het instellen van AI-agents en beantwoordt vragen via chat of via support@getsweeply.com.
Je onboardingcontact bij Sweeply: een vaste contactpersoon bij Sweeply die รฉรฉn tot drie onboardingmeetings met je team houdt, afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie.
Je Sweeply-admin: richt kamers, unitgroepen, schoonmaakregels en gebruikers in.
Je PMS-beheerder: regelt de PMS-toegang of keurt deze goed als je PMS dat vereist.
Je managers: trainen het team en begeleiden de eerste dagen in Sweeply.
Je team: installeert de app, logt in en doorloopt een eerste schoonmaak en een testmelding.
Hoe weten we dat de implementatie klaar is?
De implementatie is klaar als je hotel een normale dag in Sweeply draait. In de praktijk betekent dat:
Je PMS is gekoppeld en kamers, reserveringen en kamerstatussen worden gesynchroniseerd, of Sweeply is ingericht om zelfstandig te draaien.
Elke kamer en andere unit zit in de juiste groep, met schoonmaakregels die passen bij je werkwijze.
Elk teamlid heeft de app geรฏnstalleerd en is ingelogd.
Elk teamlid heeft een schoonmaak gestart en gestopt en een testprobleem met een foto gemeld.
De schoonmaakstatussen in Sweeply kloppen op je eerste dag met de werkelijkheid.
Je team heeft een volledige housekeepingdag in Sweeply gedraaid.
Wat als ons PMS nog niet wordt ondersteund?
Sweeply kan zelfstandig draaien, met kamerstatussen die in Sweeply worden ingesteld in plaats van vanuit het PMS gesynchroniseerd, en meerdere hotels beginnen zo met Technische dienst. Het bouwen van een nieuwe PMS-integratie duurt twee tot drie weken zodra een hotel definitief kiest.