Ivana Bakovic,
Eigenaar & algemeen directeur, Lifestyle Hotel Vitar
De uitdaging
Vóór Sweeply stond Hotel Vitar voor verschillende uitdagingen bij het beheer van housekeeping en de technische dienst. De communicatie binnen het team verliep niet zo soepel als gewenst, en frequente tussencontroles, telefoontjes en berichten onderbraken de workflow. Voor het melden van technische problemen werd vertrouwd op schriftelijke beschrijvingen, wat leidde tot inefficiëntie en mogelijke miscommunicatie.
Hoe Sweeply heeft geholpen
Hotel Vitar zag de noodzaak in van een soepelere, gebruiksvriendelijkere oplossing en stapte in april 2023 over op Sweeply, een beslissing die werd gedreven door de betaalbaarheid en de interface. De integratie tussen Sweeply en Rentlio, het PMS van het hotel, bleek een schot in de roos: accommodatiegegevens werden moeiteloos vanuit Rentlio in Sweeply geïmporteerd, wat handmatige gegevensinvoer overbodig maakte en één centraal platform bood voor housekeeping en de technische dienst. Sweeply gaf beide teams een gecentraliseerd taakoverzicht dat storende tussencontroles en constante berichten wegnam, en stelde het personeel in staat om technische problemen met foto's vast te leggen in plaats van met lange schriftelijke rapporten. Het gebruiksvriendelijke ontwerp werd omarmd door het hele team, inclusief degenen die niet bijzonder technisch onderlegd waren.
Het resultaat
De invoering van Sweeply maakte de operationele processen efficiënter en flexibeler, wat direct bijdroeg aan een hogere gasttevredenheid. Hoewel Hotel Vitar al een hoge servicestandaard hanteerde, tilde Sweeply de algehele gastervaring naar een nog hoger niveau. De notitiefunctie stroomlijnde de communicatie tussen de receptie, housekeeping en de technische dienst, en het ondersteuningsteam van Sweeply bleef zelfs tijdens feestdagen en weekenden vlot reageren, waardoor problemen snel werden opgelost.
Voor Ivana en haar team werd de eenvoud van de tool de sleutel tot de effectiviteit ervan in de dagelijkse werkzaamheden.
