Beveiliging en gegevensbescherming bij Sweeply
Sweeply beschermt hotelgegevens met versleuteling tijdens overdracht en in opslag, tweefactorauthenticatie, rolgebaseerde toegang en vastgelegde wijzigingen, en verwerkt ze met elke klant onder een verwerkersovereenkomst volgens de AVG.
Hoe beschermt Sweeply hotelgegevens?
Hotelgegevens worden versleuteld tijdens overdracht en in opslag, toegang is beperkt op basis van rollen en beveiligd met tweefactorauthenticatie, en elke wijziging wordt vastgelegd.
Versleuteling: TLS voor alle gegevens tijdens overdracht en AES-256-versleuteling voor opgeslagen gegevens in Google Cloud.
Toegangsbeheer: tweefactorauthenticatie, rolgebaseerde rechten die alleen worden toegekend waar nodig, en een minimaal aantal beheerders.
Logging: toegang tot gegevens wordt gelogd, en elke invoer, wijziging en verwijdering wordt vastgelegd op naam van een gebruiker.
Back-ups: geautomatiseerde, versleutelde back-ups in Google Cloud, met een gedocumenteerd noodplan voor het herstellen van de toegang.
Scheiding: productie- en testsystemen worden gescheiden gehouden, en de gegevens van elk hotel zijn logisch gescheiden van de gegevens van andere klanten.
Mensen: iedereen bij Sweeply is gebonden aan geheimhouding, en klantgegevens mogen niet op persoonlijke apparaten worden opgeslagen.
Waar worden hotelgegevens gehost en verwerkt?
Sweeply ehf. is een IJslands bedrijf, dus de AVG is via de EER-overeenkomst rechtstreeks van toepassing op Sweeply.
De productieomgeving draait op Google Cloud in de regio us-central1 in Iowa, VS, dus hotelgegevens worden verwerkt in de VS. Deze doorgiften vallen onder het Kader voor gegevensbescherming EU-VS of de EU-standaardcontractbepalingen.
De fysieke beveiliging van de datacenters wordt beheerd door Google Cloud. De certificeringen staan op de compliancepagina van Google Cloud.
Voldoet Sweeply aan de AVG, en kunnen we een verwerkersovereenkomst sluiten?
Ja. Sweeply treedt op als verwerker voor je hotel en sluit een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 van de AVG, die wordt beheerst door IJslands recht.
Melding van datalekken: we informeren je zonder onredelijke vertraging, waar mogelijk binnen 48 uur nadat we kennis hebben gekregen van een datalek.
Verzoeken van betrokkenen: we helpen je bij het beantwoorden en kunnen de gegevens van een persoon exporteren als CSV of JSON.
Wijzigingen in subverwerkers: we melden elke nieuwe of vervangen subverwerker 30 dagen van tevoren, en je kunt bezwaar maken.
Welke subverwerkers gebruikt Sweeply?
Sweeply maakt gebruik van de onderstaande subverwerkers. Elk ervan is gebonden aan een schriftelijke overeenkomst met verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming die minstens zo streng zijn als die in onze verwerkersovereenkomst.
Google Cloud
Kernfunctionaliteit van de applicatie
VS
Twilio
Welkomstbericht per sms aan een gebruiker
VS
Sentry
Probleemoplossing
Gehost in de EU
Chargebee
Abonnementsbeheer en facturering
EU
Intercom
Klantenondersteuning in het product, berichten en bijbehorende communicatie
VS met DPF
Honeycomb
Probleemoplossing
Gehost in de EU
Inngest
Verwerking van achtergrondtaken
VS
OpenAI
AI-verwerking
VS
Google Vertex AI
AI-ondersteunde productfuncties
VS
Doorgiften aan subverwerkers in de VS zijn gebaseerd op het Kader voor gegevensbescherming EU-VS als de subverwerker daaronder is gecertificeerd, en anders op de EU-standaardcontractbepalingen.
Hoe gebruikt Sweeply AI-aanbieders met hotelgegevens?
De AI-functies van Sweeply draaien op OpenAI en Google Vertex AI, die subverwerkers zijn onder dezelfde voorwaarden als alle andere subverwerkers.
Sweeply kan geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens aanmaken die je hotel, gasten of medewerkers niet identificeren, en deze gebruiken om de dienst te leveren en te verbeteren, inclusief AI-functies. Geanonimiseerde gegevens zijn geen persoonsgegevens.
Klantgegevens worden niet gebruikt om de AI-modellen van OpenAI of Google te trainen.
Welke gegevens verwerkt Sweeply, en voor wie?
Sweeply verwerkt persoonsgegevens namens je hotel, dat de verwerkingsverantwoordelijke blijft. Het gaat om hotelgasten en om medewerkers en contractanten van het hotel die Sweeply gebruiken.
Namen
Contactgegevens, zoals telefoonnummers en e-mailadressen
Gebruiks- en loggegevens, zoals gebruikers-IDโs, IP-adressen, apparaatgegevens en activiteitenlogs
Gegevens over hotelactiviteiten, zoals gastnamen, kamernummers, aankomst- en vertrekdata, gastverzoeken en taaktoewijzingen
Planningsgegevens, zoals dienst- en taakroosters en taakstatus
De gegevens worden gebruikt om Sweeply te leveren: hosting, meldingen via e-mail, sms en push, klantenondersteuning, probleemoplossing en AI-ondersteunde functies. Het is niet de bedoeling dat bijzondere categorieรซn van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden verwerkt, en die horen niet in Sweeply te worden ingevoerd.
Wat gebeurt er met onze gegevens wanneer het contract afloopt?
Sweeply verwijdert je gegevens binnen 30 dagen na afloop van het contract, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.
Vรณรณr het einde van het contract kun je je gegevens op elk moment exporteren in een gangbaar formaat. Kopieรซn in back-ups worden verwijderd naarmate de back-ups roteren, en op verzoek bevestigen we de verwijdering schriftelijk.
Met wie nemen we contact op over beveiliging en gegevensbescherming?
Mail naar legal@getsweeply.com voor vragen over beveiliging en gegevensbescherming, aanvragen voor een verwerkersovereenkomst en informatie over subverwerkers.