STAYERY: van chaos naar overzicht in serviced apartments

De uitdaging

Naarmate STAYERY groeide, volstond de oude werkwijze niet langer. Het team jongleerde met Excel-spreadsheets en WhatsApp-chats, wat technisch gezien werkte, maar noch duurzaam noch schaalbaar was. Van gemiste tussentijdse schoonmaakbeurten tot last-minute updates van de kamerstatus: het ontbreken van een gecentraliseerd systeem zorgde voor frictie en legde extra druk op toch al zwaarbelaste teams, met een groter risico dat er zaken over het hoofd werden gezien of vergeten naarmate het aantal locaties toenam. Het beheren van tussentijdse schoonmaakbeurten voor gasten met een middellang en lang verblijf, die om de zeven dagen nodig zijn, betekende voorheen handmatige berekeningen en invoer in Excel.

Hoe Sweeply heeft geholpen

Het team van Daniel wilde de efficiëntie van het personeel verhogen, de gasttevredenheid verbeteren, vermijdbare fouten verminderen, het taakbeheer aanscherpen en procedures over verschillende locaties heen standaardiseren. Sweeply viel op doordat het overduidelijk met de gastvrijheidssector in gedachten is gebouwd, waarbij de integratie met Apaleo een grote overwinning was en de Traces-functie de interne communicatie strak hield. Transparante prijzen zonder verborgen kosten of ingewikkelde onboardingkosten, plus een responsief, feedbackgericht team, gaven de doorslag. Dankzij de Apaleo-integratie worden tussentijdse schoonmaakbeurten nu automatisch ingepland, waarbij kamers precies wanneer nodig in Sweeply verschijnen en zich aanpassen wanneer een gast het verblijf verlengt.

Het resultaat

De bedrijfsvoering van STAYERY verloopt nu sneller, flexibeler en met minder stress, vooral tijdens piekmomenten rond het in- en uitchecken. Dankzij taaktoewijzing met kleurcodes en één tik weet iedereen wat er wanneer gebeurt, en zelfs nieuw personeel heeft het snel onder de knie zonder langdurige inwerktrajecten. De communicatie tussen teams verloopt sneller, updates zijn realtime, er is minder papierverspilling en er worden minder fouten gemaakt, waardoor het personeel meer tijd kan besteden aan gasten. Het team is ook begonnen met het bijhouden van interne KPI's, zoals de gemiddelde schoonmaakduur en terugkerende onderhoudsproblemen op verschillende locaties. Dit biedt inzicht in waar moet worden geïnvesteerd op het gebied van personeel, apparatuur of specifieke kamertypes.