daling van het aantal klachten over artikelverzoeken en kamerwissels
8 uur
per week bespaard, en dit loopt nog steeds op
10/10
onboardingervaring beoordeeld door de Resident Manager
5 min
om de kamers van een dienst toe te wijzen op de eerste dag
Felix Bauch,
Resident Manager, THE FLAG Zurich
De uitdaging
Vóór Sweeply vertrouwde THE FLAG Zurich op papieren lijsten en handmatige updates, waarbij taken werden opgeschreven of mondeling werden doorgegeven en er geen centrale plek was om ze bij te houden. Felix en zijn team konden niet eenvoudig zien wat er was afgerond of wie wat had gedaan, waardoor de communicatie het meest frustrerende onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden werd. Naarmate de vraag toenam, was Felix veel tijd kwijt aan het najagen van updates om te controleren of het werk was gedaan, wat leidde tot fouten zoals een gemiste kamerwissel of een vertraagde aanvraag.
Hoe Sweeply hielp
Toen Sweeply werd geïntroduceerd, waren sommige housekeeping-medewerkers wat terughoudend, omdat ze gewend waren aan papier. Dat veranderde direct op de eerste dag, toen Felix de kamertoewijzingen voor een dienst, normaal gesproken een tijdrovende klus, in slechts vijf minuten voltooide. Sweeply's gestructureerde onboarding, die Felix met een perfecte 10 uit 10 beoordeelde, was praktijkgericht en werd in het Engels gegeven, zodat het meertalige team er snel vertrouwd mee raakte. Dankzij de nummers en kleuren van de interface was het systeem zonder lange uitleg te gebruiken voor mensen uit verschillende landen, van verschillende leeftijden en met verschillende taalachtergronden. Daarnaast zorgde Sweeply's integratie met het Apaleo PMS ervoor dat de techstack van het hotel naadloos samenwerkte zonder extra complexiteit.
Het resultaat
De grootste overwinning was de afname van klachten van gasten: doordat het team nu in realtime kan zien wat er nog openstaat, reageren ze sneller en worden overdrachten niet meer gemist. Dit leidde tot een afname van ongeveer 80% in klachten over aangevraagde items en kamerwissels. Het hotel bespaarde bovendien minstens 8 uur per week, een aantal dat nog steeds toeneemt, en voerde consistentere schoonmaakrichtlijnen in (korte en middellange verblijven om de drie dagen, lange verblijven wekelijks, extra schoonmaak op verzoek), allemaal bijgehouden in Sweeply zonder een apart logboek.
Felix kreeg direct inzicht in welke kamers waren schoongemaakt, wanneer en volgens welke norm, waardoor hij een stap terug kon doen en zich kon richten op het leiden van het hotel.
