Excellence Hotels: het einde van handmatige kamertoewijzingen

De uitdaging

Vóór Sweeply werkte de housekeeping van Excellence Hotels met handmatige kamertoewijzingen, papieren checklists en voortdurend heen-en-weer communiceren tussen afdelingen. De Housekeeping Supervisor besteedde aanzienlijk veel tijd aan het handmatig toewijzen van kamers, wat inefficiënt was, terwijl communicatiekloven tussen de receptie en housekeeping het risico op menselijke fouten vergrootten, zoals het schoonmaken van de verkeerde kamers of het over het hoofd zien van serviceverzoeken. Het team maakte al gebruik van VisBook PMS voor kamer- en gastgegevens, maar er was geen duidelijke operationele koppeling tussen wat het PMS registreerde en waar housekeeping naar kon handelen. Het personeel was bovendien gewend geraakt aan papier en stond aanvankelijk sceptisch tegenover verandering.

Hoe Sweeply heeft geholpen

Excellence Hotels zag in dat VisBook al over de juiste gegevens beschikte; de uitdaging was om die informatie bij de mensen te krijgen die deze nodig hadden. De integratie van Sweeply met VisBook creëerde een directe lijn tussen gastgegevens en operationele uitvoering, zodat kamerstatussen, prioritaire taken en serviceverzoeken automatisch vanuit het PMS naar Sweeply stromen en direct worden verdeeld onder het housekeepingteam. Hierdoor hoefden leidinggevenden niet langer handmatig takenlijsten te verspreiden, zodat zij zich konden richten op het beheren van uitzonderingen, coaching en strategisch toezicht.

Het resultaat

De werkdag begint nu heel anders. Doordat Sweeply live gegevens uit VisBook ophaalt, worden taken verdeeld zodra kamerstatussen veranderen, zodat medewerkers kunnen inloggen, zien wat er moet gebeuren en eerder kunnen beginnen zonder te hoeven wachten op geprinte lijsten. De duidelijke interface met kleurcodes verbeterde de structuur en de dagelijkse planning, waardoor verwarring en fouten werden verminderd: housekeepers weten wat prioriteit heeft, de receptie ziet de realtime schoonmaakstatus en leidinggevenden hebben volledig inzicht zonder te micromanagen. Het management kreeg bovendien eenvoudig toegankelijke gegevensextracten die een nauwkeurigere budgetplanning ondersteunen, en de toegenomen duidelijkheid zorgde voor meer vertrouwen binnen de gehele organisatie.