Hoe Sand Hotel gasten liet kiezen, en 82% de tussentijdse schoonmaak oversloeg
·
Erlendur Steinn Guðnason
Verblijfsnachten zonder gevraagde service, oktober 2026
72%
Verblijfsnachten zonder gevraagde service, zomergemiddelde
36 tot 46%
Percentage zonder service met opt-in van Sweeply bij het inchecken, vóór Guest Connect
ongeveer 80%
Minder chatberichten tussen housekeeping en receptie
0,75 fte
Vrijgekomen arbeidscapaciteit bij volledige bezetting
Sævar Snorrason,
General Manager, Sand Hotel by Keahotels
Over Sand Hotel en Keahotels
Keahotels heeft 10 drie- en viersterrenhotels met meer dan 800 kamers in drie regio’s van IJsland: zes in Reykjavík en vier in Zuid- en Noord-IJsland, van Hotel Katla bij Vík tot Hotel Kea in Akureyri, waar de keten begon.
Sand Hotel is een van de viersterren-stadshotels van de keten, met 78 kamers in acht categorieën, van standaardkamers tot een grote suite. Sævar Snorrason is General Manager en werkt sinds 2021 bij Keahotels.
De meeste gasten zijn vakantiegangers, en voor velen is IJsland een reis die je maar één keer in je leven maakt. Dat betekent hoge verwachtingen, bij enkele van de hoogste bedrijfskosten in Europa.
De uitdaging: blind werken
De loonkosten in IJsland stijgen in de hele economie, dus alle inkoopkosten stijgen mee. Hogere prijzen betekenen hogere verwachtingen van gasten. Sævar noemde het “een heel dunne lijn”: teams slank houden en toch elke standaard vasthouden.
In de woorden van Sævar draaide de oude werkwijze op “geprinte lijsten en constant berichten sturen”. Elke dag begon met de nachtreceptionist die takenlijsten voor housekeeping printte. Housekeepers droegen het papier bij zich en werkten het met de hand bij. Kamers werden bericht voor bericht vrijgegeven aan de receptie, via een chatapp vergelijkbaar met WhatsApp.
De receptie werkte blind. Medewerkers moesten steeds vragen of kamers klaar waren, en gasten moesten wachten.
Housekeepers verloren hun ritme. Elk bericht betekende het werk in de ene kamer onderbreken om een andere af te handelen.
Managers hadden geen data. Er was geen betrouwbare manier om voortgang of prestaties te meten, dus elke verandering was een experiment. “Uiteindelijk is het gewoon gokken.”
De oplossing: Sweeply bovenop het PMS
Sweeply synchroniseert met het PMS van Keahotels, zodat vertrekken en kamerstatussen automatisch binnenkomen. Elke ochtend worden de kamers van die dag toegewezen aan de housekeepers die dienst hebben.
Housekeepers zien op hun telefoon zodra een kamer uitcheckt, zodat ze er meteen naartoe gaan in plaats van te wachten of na te jagen.
Ze tikken op start als ze een kamer binnengaan en op stop als ze klaar zijn. De receptie ziet in realtime wie in welke kamer is.
Een afrondende checklist bevat wat dubbel gecontroleerd moet worden voordat een kamer verdergaat.
De kamer gaat naar inspectie en een supervisor geeft hem vrij als schoon. Elke update wordt teruggesynchroniseerd naar het PMS.
Omdat elke schoonmaak wordt getimed, stelde Sævar een tijdnorm op voor elk van de acht kamertypes. Daarmee verdeelt hij het werk gelijkmatig en ziet hij waar de tijd naartoe gaat.
De training was beperkt. Hij beschrijft de app als gebruiksvriendelijk en voor housekeepers grotendeels vanzelfsprekend.
Een nieuwe kijk op tussentijdse schoonmaak
Het oude proces digitaliseren was stap één. De grootste winst kwam door gasten te vragen wat ze willen.
De eerste stap was opt-in housekeeping van Sweeply. De receptie vroeg elke gast bij het inchecken hoe vaak die de kamer schoongemaakt wilde hebben, en Sweeply zette de antwoorden om in de taken van de dag. Daarmee kwam Sand Hotel op 36 tot 46% verblijfsnachten zonder service.
Maar bij het inchecken “willen gasten er gewoon vanaf zijn”, dus velen dachten nooit echt na over de vraag.
Vóór de zomer van 2026 voegde Sand Hotel Sweeply Guest Connect toe. De vraag verhuisde van de check-in naar de telefoons van gasten, waar ze in hun eigen tempo beslissen. Gasten kunnen hun voorkeuren doorgeven in de e-mail vóór aankomst, tot twee dagen voordat ze aankomen, of vanuit hun kamer en tijdens het verblijf van gedachten veranderen, en elke keuze komt direct in Sweeply terecht als housekeepingtaak.
Met Guest Connect steeg het percentage zonder service naar een zomergemiddelde van 72%, en 82% in oktober.
Resultaten
De grootste winst is een personeelsinzet die past bij de echte werklast. De schoonmaakbeurten die gasten nu overslaan, maken bij volledige bezetting 0,75 fte vrij, en Sævar benadrukt dat het om balans gaat: “niemand is overbelast.”
Rustigere communicatie. De chat tussen housekeeping en receptie is gedaald tot een vijfde van het oude volume. Wat overblijft is wat ertoe doet, dus er raakt minder zoek.
Minder fouten. Automatische statusupdates vervangen handmatige vrijgaven, waardoor een hele categorie menselijke fouten verdwijnt.
Beslissingen op basis van data. Getimede schoonmaakbeurten per kamertype vervangen giswerk bij het plannen van diensten of het testen van veranderingen.
Gasten aan het roer. Gasten krijgen precies de service waar ze om vragen, met minder water, chemicaliën en linnengoed voor schoonmaakbeurten die niemand wilde.
Dit bouwt voort op de eerdere resultaten van Keahotels met Sweeply in de hele keten: 179 uur bespaard in de eerste maand van de opt-in pilot (casestudy).
De volgende stappen
Het doel van Sævar voor de receptie is simpel: minder administratie, meer service. Nu housekeeping vanzelf loopt, kunnen medewerkers hun tijd besteden aan het aanraden van tours en het helpen van gasten bij het plannen van hun dagen.
Nu zet hij de terugkerende taken van Sweeply op voor preventief werk. Elke kamer krijgt elke drie maanden een herinnering om de matras te draaien, wat de levensduur van de matras verlengt en de vervangingskosten verlaagt.
