naar efficiënte processen, snellere reparaties en een soepelere onboarding
196
kamers worden niet meer handmatig gecontroleerd voor tussentijdse schoonmaak
33
nationaliteiten die werken vanuit één visueel, taalneutraal systeem
150+
housekeepingmedewerkers sneller ingewerkt
Marion Le Tiec,
Housekeeping Manager, Volkshotel
De uitdaging
De aanleiding was een nieuw PMS, Mews. Het bestaande taakbeheersysteem van Volkshotel was niet compatibel met de nieuwe technologie, dus ging Marion op zoek naar een vervanger. Ze greep de kans aan om een tool te vinden die voor het hele bedrijf eenvoudig te gebruiken was en de communicatie tussen afdelingen zou verbeteren. Met 33 verschillende nationaliteiten in het team was toegankelijkheid voor iedereen essentieel. Marion wilde vooral een efficiëntere communicatie tussen de receptie en housekeeping, en een meer gestroomlijnde manier om verzoeken voor tussentijdse schoonmaak te verwerken, wat voorheen betekende dat alle 196 kamers fysiek gecontroleerd moesten worden.
Hoe Sweeply heeft geholpen
Volkshotel koos voor Sweeply vanwege het gebruiksgemak en de visuele aanpak, waardoor de kamerstatus ongeacht taalbarrières duidelijk is. Het team verwelkomde de nieuwe technologie en sterk verandermanagement zorgde voor een soepele overgang. In de eerste paar weken vroeg Volkshotel om aanpassingen aan de rapporten van Sweeply, en het team van Sweeply leverde het maatwerk zodat het hotel de gegevens kon inzien die het meest logisch waren voor hun opzet. Verzoeken voor tussentijdse schoonmaak worden nu verwerkt door de receptie in plaats van housekeeping, en met de Issues-functie van Sweeply kan elke medewerker in het gebouw defecten melden.
Het resultaat
Binnen vier maanden zag Volkshotel grote vooruitgang in de dagelijkse werkzaamheden. Verzoeken voor tussentijdse schoonmaak, ooit een handmatige taak van kamer tot kamer voor alle 196 kamers, worden nu snel afgehandeld via de receptie. Dankzij de Issues-functie worden defecten door iedereen in het gebouw opgemerkt en geregistreerd, en sneller opgepakt door de technische dienst, wat zowel de gastervaring als de werkdag verbetert.
Het inwerken van nieuw housekeepingpersoneel, cruciaal voor een team van meer dan 150 mensen, verliep veel sneller en korter dankzij de ingebouwde training en het intuïtieve ontwerp van de app, wat het zelfvertrouwen en de betrokkenheid van het personeel een boost gaf.
