Volkshotel: gestroomlijnde housekeeping in vier maanden
Over deze casestudy
Het door architecten ontworpen Volkshotel in Amsterdam is gevestigd in het voormalige hoofdkantoor van de Nederlandse krant De Volkskrant en beschikt over 196 kamers, een coworkingruimte, een nachtclub, een restaurant en een dakterrassauna. Na de overstap naar het Mews PMS koos Housekeeping Manager Marion Le Tiec voor Sweeply vanwege het gebruiksgemak en de visuele duidelijkheid. Binnen slechts vier maanden leidde dit tot efficiëntere processen, snellere reparaties en een vlottere inwerktijd voor nieuw personeel.
Volkshotel
Nederland
De uitdaging
De aanleiding was een nieuw PMS, Mews. Het bestaande taakbeheersysteem van Volkshotel was niet compatibel met de nieuwe technologie, dus ging Marion op zoek naar een vervanger. Ze greep de kans aan om een tool te vinden die voor het hele bedrijf eenvoudig te gebruiken was en de communicatie tussen afdelingen zou verbeteren. Met 33 verschillende nationaliteiten in het team was toegankelijkheid voor iedereen essentieel. Marion wilde vooral een efficiëntere communicatie tussen de receptie en housekeeping, en een meer gestroomlijnde manier om verzoeken voor tussentijdse schoonmaak te verwerken, wat voorheen betekende dat alle 196 kamers fysiek gecontroleerd moesten worden.
Hoe Sweeply heeft geholpen
Volkshotel koos voor Sweeply vanwege het gebruiksgemak en de visuele aanpak, waardoor de kamerstatus ongeacht taalbarrières duidelijk is. Het team verwelkomde de nieuwe technologie en sterk verandermanagement zorgde voor een soepele overgang. In de eerste paar weken vroeg Volkshotel om aanpassingen aan de rapporten van Sweeply, en het team van Sweeply leverde het maatwerk zodat het hotel de gegevens kon inzien die het meest logisch waren voor hun opzet. Verzoeken voor tussentijdse schoonmaak worden nu verwerkt door de receptie in plaats van housekeeping, en met de Issues-functie van Sweeply kan elke medewerker in het gebouw defecten melden.
Het resultaat
Binnen vier maanden zag Volkshotel grote vooruitgang in de dagelijkse werkzaamheden. Verzoeken voor tussentijdse schoonmaak, ooit een handmatige taak van kamer tot kamer voor alle 196 kamers, worden nu snel afgehandeld via de receptie. Dankzij de Issues-functie worden defecten door iedereen in het gebouw opgemerkt en geregistreerd, en sneller opgepakt door het onderhoudsteam, wat zowel de gastervaring als de werkdag verbetert. Het inwerken van nieuw housekeepingpersoneel, cruciaal voor een team van meer dan 150 mensen, verliep veel sneller en korter dankzij de ingebouwde training en het intuïtieve ontwerp van de app, wat het zelfvertrouwen en de betrokkenheid van het personeel een boost gaf.
Nederland
Land
Type accommodatie
Stadshotel
Grootte van het hotel
196 kamers
Waarde gecreëerd
naar efficiënte processen, snellere reparaties en een soepelere onboarding
196
kamers worden niet meer handmatig gecontroleerd voor tussentijdse schoonmaak
nationaliteiten die werken vanuit één visueel, taalneutraal systeem
33
Ontdek meer hotelverhalen
Ontdek hoe andere hotelteams Sweeply gebruiken om het werk te vereenvoudigen, teams te verbinden en de dagelijkse werkzaamheden soepeler te laten verlopen.
Woolacombe Bay Hotel
Woolacombe Bay: tot ziens papier, hallo efficiëntie
Aan de kust van Noord-Devon runt Woolacombe Bay Hotel een luxe accommodatie met 63 kamers zonder algemeen directeur. Afdelingshoofden zoals Housekeeping Manager Robert Vargau coördineren hierdoor alles zelf. Sweeply verving eindeloze telefoontjes en walkietalkie-gesprekken door realtime taakbeheer, direct geïntegreerd met het Guestline-PMS van het hotel.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: één centrale bron van waarheid voor 200 appartementen
Sebastian Gietl, CEO van het familiebedrijf BOOK-IT Apartments in Erlangen, beheert meer dan 200 serviced apartments verspreid over meerdere locaties. Het aparthotel-model, gekenmerkt door langere verblijven, minder frequente schoonmaak en geen 24/7 receptie, vereist zelfstandig werkende housekeeping- en onderhoudsteams. Sweeply verving een versnipperd softwarelandschap door één centraal platform, geïntegreerd met het Apaleo PMS, en verminderde de coördinatietijd van de teamleider housekeeping met ongeveer 30%.
The Flag Zürich
The Flag Zurich: 80% minder klachten van gasten
The Flag Zurich, onderdeel van een moderne hotelgroep voor zowel zakelijke gasten als vakantiegangers, had moeite met het operationele overzicht door een op papier gebaseerd systeem. Resident Manager Felix Bauch introduceerde Sweeply, geïntegreerd met het Apaleo PMS, en zag het aantal klachten van gasten over verzoeken voor artikelen en kamerwissels met zo'n 80% dalen, terwijl er wekelijks minstens 8 uur werd bespaard.
