The Views Hotels: duurzaamheid begint bij slimme bedrijfsvoering

De uitdaging

The Views had sterke duurzaamheidsambities, maar de interne workflows lieten een ander beeld zien. Schoonmaakschema's, onderhoudsaanvragen en updates over de kamergereedheid werden op papier of telefonisch beheerd, en zonder een gecentraliseerd digitaal systeem was miscommunicatie aan de orde van de dag. Het team werkte al meer dan tien jaar met Host PMS, waarin cruciale operationele gegevens waren opgeslagen, maar ze hadden een manier nodig om die data echt tot leven te brengen.

Hoe Sweeply heeft geholpen

Dankzij Sweeply verliep de overgang soepeler dan verwacht. Het team van Sweeply vloog naar Madeira voor een implementatie op locatie, wat ongeveer drie dagen van enkele uren per dag in beslag nam; op de vierde dag was iedereen er al vertrouwd mee en na een maand stopte het hotel volledig met het gebruik van papier. Sergio wist dat verandermanagement essentieel zou zijn en vroeg om persoonlijke ondersteuning ter plaatse, wat aansloot bij een aanpak gebaseerd op een empathische uitrol, eenvoud en oprechte menselijke hulp. Sweeply haalt realtime gegevens op uit Host, zoals de kamerstatus en schoonmaakschema's, en stuurt updates direct terug om schoonmaaktaken en kamerwissels in gang te zetten zonder handmatige opvolging.

Het resultaat

De voordelen waren direct merkbaar. Teams van verschillende afdelingen communiceren duidelijker, medewerkers herkennen pictogrammen snel, housekeepingmanagers kregen realtime inzicht en receptiemedewerkers kunnen gasten zonder giswerk informeren over de kamerstatus. Papier werd overbodig en het No Clean-programma, waarbij gasten afzien van de dagelijkse schoonmaak, werd eenvoudiger te beheren en te volgen. Bij The Views Oasis daalden de schoonmaakactiviteiten met gemiddeld 60% doordat gasten de dagelijkse schoonmaak oversloegen. Dit leverde een besparing op van 25 euro per kamer per maand aan housekeepingsalarissen en 2,1 euro per kamer per maand op energie en water, goed voor een geschatte totale maandelijkse besparing van ongeveer 5.370 euro. Bevrijd van het papierwerk besteden de frontofficeteams nu meer tijd aan persoonlijk contact met gasten in de lobby.