dagelijkse afstemmingsgesprekken geschrapt op drukke dagen
1 maand
tot volledige ingebruikname door het hele team
Robert Vargau,
Housekeeping Manager, Woolacombe Bay Hotel
De uitdaging
Woolacombe Bay is een groot luxehotel met 63 kamers en zonder algemeen directeur, waardoor de afdelingshoofden een aanzienlijke verantwoordelijkheid dragen. Met name housekeeping had realtime coördinatie nodig om de schoonmaak, verzoeken van gasten en een snelle kamerwissel te beheren. Robert regelde de kamertoewijzingen en updates voorheen via voortdurende telefonische en portofooncommunicatie, soms meer dan 50 oproepen op een drukke dag, waarbij in- en uitcheckupdates regelmatig vertraging opliepen en kamers op papier werden toegewezen. De handmatige aanpak schaadde de efficiëntie van het team en uiteindelijk de gastervaring.
Hoe Sweeply hielp
Robert ontdekte Sweeply via een collega die de Independent Hotel Show in Londen had bezocht, en zag een manier om realtime inzicht te krijgen, stress te verminderen en taken discreet te organiseren, zonder dat portofoons en telefoons de gasten storen. De onboarding verliep via online vergaderingen, app-toegang en een gratis proefperiode, waarin Robert het systeem introduceerde bij een team van verschillende leeftijdsgroepen. Ondanks zijn zorgen over de training paste het team zich snel aan en was het binnen een maand operationeel met de live-ondersteuning van Sweeply binnen handbereik. Sweeply integreerde kosteloos met het bestaande Guestline PMS van het hotel, zodat check-outs direct zichtbaar zijn en taken in realtime kunnen worden toegewezen.
Het resultaat
De housekeeping van Woolacombe Bay veranderde in een rustigere, beter georganiseerde omgeving. Het team werkt nu op basis van realtime taakupdates in plaats van gemiste berichten, waarbij voor iedereen duidelijk is wat de taken zijn, welke kamers aandacht nodig hebben en hoelang elke taak zou moeten duren. Het instellen van geschatte schoonmaaktijden per kamertype bespaart voorbereidingstijd en maakt toewijzingen efficiënter. De communicatie via de app maakte een einde aan storende telefoongesprekken en portofoonoproepen, wat de gastervaring verbeterde en Robert de ruimte gaf om zich te concentreren op het beheer van de operationele zaken in plaats van het beantwoorden van oproepen.
Na bijna een jaar vindt het team een terugkeer naar papier en telefoontjes vrijwel ondenkbaar.
