Woolacombe Bay: tot ziens papier, hallo efficiëntie
Over deze casestudy
Aan de kust van Noord-Devon runt Woolacombe Bay Hotel een luxe accommodatie met 63 kamers zonder algemeen directeur. Afdelingshoofden zoals Housekeeping Manager Robert Vargau coördineren hierdoor alles zelf. Sweeply verving eindeloze telefoontjes en walkietalkie-gesprekken door realtime taakbeheer, direct geïntegreerd met het Guestline-PMS van het hotel.
Woolacombe Bay Hotel
Verenigd Koninkrijk
De uitdaging
Woolacombe Bay is een groot luxehotel met 63 kamers en zonder algemeen directeur, waardoor de afdelingshoofden een aanzienlijke verantwoordelijkheid dragen. Met name housekeeping had realtime coördinatie nodig om de schoonmaak, verzoeken van gasten en een snelle kamerwissel te beheren. Robert regelde de kamertoewijzingen en updates voorheen via voortdurende telefonische en portofooncommunicatie, soms meer dan 50 oproepen op een drukke dag, waarbij in- en uitcheckupdates regelmatig vertraging opliepen en kamers op papier werden toegewezen. De handmatige aanpak schaadde de efficiëntie van het team en uiteindelijk de gastervaring.
Hoe Sweeply hielp
Robert ontdekte Sweeply via een collega die de Independent Hotel Show in Londen had bezocht, en zag een manier om realtime inzicht te krijgen, stress te verminderen en taken discreet te organiseren, zonder dat portofoons en telefoons de gasten storen. De onboarding verliep via online vergaderingen, app-toegang en een gratis proefperiode, waarin Robert het systeem introduceerde bij een team van verschillende leeftijdsgroepen. Ondanks zijn zorgen over de training paste het team zich snel aan en was het binnen een maand operationeel met de live-ondersteuning van Sweeply binnen handbereik. Sweeply integreerde kosteloos met het bestaande Guestline PMS van het hotel, zodat check-outs direct zichtbaar zijn en taken in realtime kunnen worden toegewezen.
Het resultaat
De housekeeping van Woolacombe Bay veranderde in een rustigere, beter georganiseerde omgeving. Het team werkt nu op basis van realtime taakupdates in plaats van gemiste berichten, waarbij voor iedereen duidelijk is wat de taken zijn, welke kamers aandacht nodig hebben en hoelang elke taak zou moeten duren. Het instellen van geschatte schoonmaaktijden per kamertype bespaart voorbereidingstijd en maakt toewijzingen efficiënter. De communicatie via de app maakte een einde aan storende telefoongesprekken en portofoonoproepen, wat de gastervaring verbeterde en Robert de ruimte gaf om zich te concentreren op het beheer van de operationele zaken in plaats van het beantwoorden van oproepen. Na bijna een jaar vindt het team een terugkeer naar papier en telefoontjes vrijwel ondenkbaar.
Verenigd Koninkrijk
Land
Type accommodatie
4-sterren luxe familiehotel
Grootte van het hotel
63 kamers
Waarde gecreëerd
dagelijkse afstemmingsgesprekken geschrapt op drukke dagen
1 maand
tot volledige ingebruikname door het hele team
Ontdek meer hotelverhalen
Ontdek hoe andere hotelteams Sweeply gebruiken om het werk te vereenvoudigen, teams te verbinden en de dagelijkse werkzaamheden soepeler te laten verlopen.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: één centrale bron van waarheid voor 200 appartementen
Sebastian Gietl, CEO van het familiebedrijf BOOK-IT Apartments in Erlangen, beheert meer dan 200 serviced apartments verspreid over meerdere locaties. Het aparthotel-model, gekenmerkt door langere verblijven, minder frequente schoonmaak en geen 24/7 receptie, vereist zelfstandig werkende housekeeping- en onderhoudsteams. Sweeply verving een versnipperd softwarelandschap door één centraal platform, geïntegreerd met het Apaleo PMS, en verminderde de coördinatietijd van de teamleider housekeeping met ongeveer 30%.
The Flag Zürich
The Flag Zurich: 80% minder klachten van gasten
The Flag Zurich, onderdeel van een moderne hotelgroep voor zowel zakelijke gasten als vakantiegangers, had moeite met het operationele overzicht door een op papier gebaseerd systeem. Resident Manager Felix Bauch introduceerde Sweeply, geïntegreerd met het Apaleo PMS, en zag het aantal klachten van gasten over verzoeken voor artikelen en kamerwissels met zo'n 80% dalen, terwijl er wekelijks minstens 8 uur werd bespaard.
Volkshotel
Volkshotel: gestroomlijnde housekeeping in vier maanden
Het door architecten ontworpen Volkshotel in Amsterdam is gevestigd in het voormalige hoofdkantoor van de Nederlandse krant De Volkskrant en beschikt over 196 kamers, een coworkingruimte, een nachtclub, een restaurant en een dakterrassauna. Na de overstap naar het Mews PMS koos Housekeeping Manager Marion Le Tiec voor Sweeply vanwege het gebruiksgemak en de visuele duidelijkheid. Binnen slechts vier maanden leidde dit tot efficiëntere processen, snellere reparaties en een vlottere inwerktijd voor nieuw personeel.
