Une application de housekeeping est l'écran sur lequel les femmes et valets de chambre travaillent pendant leur service : leurs chambres par ordre de priorité, le type de nettoyage de chacune, les notes issues de la réservation et un moyen rapide de signaler une chambre terminée ou une panne avec une photo. Une bonne application informe la réception dès qu'une chambre est terminée et affiche chaque consigne dans la langue de la personne qui la lit. La plupart des PMS proposent une vue mobile basique pour le housekeeping, tandis qu'une application dédiée y ajoute des règles, la maintenance et les demandes des clients.

Ce guide aborde l'application du point de vue du personnel d'étage : ce qu'elle doit afficher en début de service, ce qui doit se passer lorsqu'une chambre est terminée, et comment savoir si la vue de votre PMS suffit encore. Précision importante : Sweeply vend un logiciel de housekeeping, nous avons donc un intérêt dans ce sujet. La liste de contrôle reste valable quel que soit l'outil que vous choisissez.

Qu'est-ce qu'une application de housekeeping, et qui l'utilise ?

Elle remplace la liste de chambres imprimée, le talkie-walkie et le groupe WhatsApp par une source d'information unique et partagée sur un téléphone. Trois groupes l'utilisent chaque jour, et chacun en attend quelque chose de différent.

• Les femmes et valets de chambre ont besoin d'une liste courte et claire de ce qu'il faut nettoyer ensuite et comment, avec le moins de lecture et de saisie possible.

• Les gouvernantes et la gouvernante générale doivent attribuer les chambres, contrôler les chambres terminées et voir qui prend du retard avant que cela ne retarde un check-in.

• La réception et le service technique ont besoin d'un statut des chambres fiable sans devoir téléphoner à qui que ce soit, et de signalements de pannes qui arrivent avec un numéro de chambre et une photo.

Si l'application ne sert qu'un seul de ces groupes, les deux autres reviennent au talkie-walkie. C'est la raison la plus fréquente pour laquelle une application de housekeeping est abandonnée quelques mois après son lancement.

Que doit afficher une application de housekeeping en début de service ?

Lorsqu'une femme ou un valet de chambre ouvre l'application en début de journée, la liste doit déjà être prête. Personne ne devrait recopier des numéros de chambre depuis une impression. Vérifiez ces cinq éléments :

• Des chambres dans un ordre logique. D'abord les départs avec arrivées anticipées, puis les autres départs, puis les recouches, avec un ordre qui se met à jour à mesure que la réception enregistre les départs.

• Le bon type de nettoyage pour chaque chambre. Nettoyage de départ, recouche, nettoyage en profondeur ou aucun service, pour que personne ne nettoie une chambre dont le client a refusé le ménage.

• Les notes de réservation utiles à l'étage. Un lit d'appoint, un lit bébé, des allergies, un client VIP ou un départ tardif, rédigés comme une tâche et non enfouis dans un champ de remarques.

• Ne pas déranger et service refusé. Un seul geste pour l'enregistrer, afin que la gouvernante et la réception le voient immédiatement.

• Des couleurs et des icônes pour les statuts. Beaucoup de femmes et valets de chambre parcourent l'écran du regard plutôt qu'ils ne le lisent, le statut doit donc être clair sans mots.

Notre guide sur la manière dont un logiciel de housekeeping attribue automatiquement les chambres explique comment la liste elle-même est construite et répartie au sein d'une équipe.

Que doit-il se passer lorsqu'une femme ou un valet de chambre appuie sur « terminé » ?

C'est là qu'une application prouve sa valeur. Une chambre marquée propre sur papier n'est utile qu'une fois que quelqu'un a rapporté la liste à la réception. Dans une application, un seul geste doit déclencher plusieurs actions à la fois. Le tableau compare les mêmes moments d'un service avec et sans application.

Le signalement des pannes compte plus qu'il n'y paraît. Quand une femme ou un valet de chambre peut photographier un robinet qui goutte et l'envoyer au service technique en deux gestes, les problèmes sont réglés avant que le client suivant ne les découvre.

Quels systèmes de gestion hôtelière proposent des applications mobiles pour le housekeeping et la mise à jour du statut des chambres ?

Beaucoup, et il vaut la peine de savoir exactement ce que propose le vôtre avant d'acheter quoi que ce soit d'autre. Deux exemples tirés de la documentation des éditeurs eux-mêmes :

• Mews. Dans l'application Mews, le personnel d'étage peut trouver un espace, modifier son statut et indiquer le motif du changement. Les responsables peuvent attribuer des espaces aux employés et filtrer par statut, notamment Clean, Dirty, Inspected, Out of order et Out of service.

• Oracle OPERA Cloud. L'application mobile OPERA Cloud fonctionne dans le navigateur d'un téléphone et permet aux femmes et valets de chambre de travailler à partir de leur feuille de tâches, de modifier le statut des chambres et de gérer les tâches de maintenance, selon les OPERA Controls et les rôles activés.

Une vue PMS suffit souvent pour un hôtel indépendant avec des routines simples de chambre propre ou sale. Les hôtels recherchent généralement une application dédiée lorsqu'ils ont besoin de règles qui vont au-delà du statut des chambres, d'un flux de maintenance au même endroit, des demandes des clients et d'équipes multilingues sur un seul écran. Nous avons comparé ces options plus en détail dans le housekeeping de Mews face à une application de housekeeping dédiée.

Quelle que soit la solution que vous évaluez, voici les questions à poser lors d'une démo :

Comment une application de housekeeping doit-elle gérer une équipe multilingue ?

Traduire les menus ne suffit pas. Le risque se trouve dans les notes : une gouvernante écrit « client allergique aux plumes, utiliser les oreillers synthétiques » et la femme ou le valet de chambre doit le comprendre dans sa propre langue. Sweeply traduit l'interface et les textes rédigés par le personnel dans 30+ langues, afin que chacun lise les tâches et les notes dans la langue de son choix.

Volkshotel à Amsterdam exploite 196 chambres sur Mews avec une équipe de 33 nationalités, d'où l'importance de la langue dans cet établissement. Lisez l'étude de cas Volkshotel et notre guide sur la gestion d'une équipe de housekeeping sans langue commune.

Une application de housekeeping peut-elle réduire le nombre de chambres à nettoyer ?

Oui, lorsque les clients ont le choix. Si les clients peuvent renoncer à la recouche depuis leur téléphone et que ce choix arrive automatiquement sur la liste du personnel d'étage, l'application cesse d'être une simple liste de tâches et commence à supprimer du travail. Sweeply le fait avec Guest Connect.

• Íslandshótel, avec 18 établissements, économise 22 000 heures par an, et environ 70 % des clients ont renoncé au ménage quotidien. Lisez l'étude de cas Íslandshótel.

• Keahotels, sur le PMS GoDo, a économisé 179 heures en un mois, et 71 % des clients ont refusé le ménage quotidien. Lisez l'étude de cas Keahotels.

• The Views Hotels a réduit ses interventions de housekeeping de 60 %, soit 5 370 EUR par mois. Lisez l'étude de cas The Views Hotels.

Les tâches peuvent-elles apparaître dans l'application sans que personne ne les saisisse ?

Oui. Les remarques de réservation telles que « lit bébé nécessaire » ou « serviettes supplémentaires à l'arrivée » sont une source fréquente d'oublis, car quelqu'un doit les lire et les transformer en tâches. Tracey, l'un des agents IA de Sweeply, lit ces remarques dans le PMS et les transmet sous forme de tâches à la bonne équipe, avec une précision de 99,7 %. À THE FLAG à Zurich, sur Apaleo, cela fait gagner environ 8 heures par semaine et a réduit de 80 % les tâches liées aux réclamations. Lisez l'étude de cas THE FLAG.

Comment savoir si votre organisation actuelle ne suffit plus ?

Surveillez ces signes :

• La réception appelle encore le housekeeping par téléphone ou talkie-walkie plusieurs fois par heure pour vérifier l'état des chambres.

• Les gouvernantes refont la liste des chambres à la main chaque matin.

• Les pannes parviennent au service technique via un groupe de discussion, et personne ne sait lesquelles sont réparées.

• Les nouveaux employés ont besoin de plusieurs jours d'accompagnement avant de pouvoir utiliser le système.

• Les demandes des clients et leurs préférences de ménage arrivent par des canaux que le personnel d'étage ne voit jamais.

Woolacombe Bay, sur Guestline, a supprimé plus de 50 appels quotidiens après avoir fait passer son housekeeping sur une application (étude de cas). BOOK-IT a réduit de 30 % le temps consacré à la communication (étude de cas).

Comment fonctionne l'application de housekeeping de Sweeply ?

Sweeply n'est pas un PMS. C'est la couche opérationnelle qui s'ajoute à votre PMS, connectée grâce à plus de 20 intégrations PMS, de sorte que les réservations et le statut des chambres remontent dans Sweeply et que les mises à jour repartent vers le PMS. Housekeeping, Maintenance, Guest Connect et les agents IA sont des modules distincts que vous pouvez adopter séparément ou ensemble, et le personnel d'étage retrouve tout dans une seule application.

La tarification se fait par chambre commercialisable et par mois pour chaque module, et les espaces non commercialisables comme les halls et les couloirs sont gratuits. Íslandshótel a déployé 18 établissements en 5 semaines : un déploiement n'a donc pas à prendre toute une saison. Si vous comparez des éditeurs, notre guide pour comparer les logiciels de housekeeping hôtelier décrit un pilote équitable.

Les cas où ce guide ne s'applique pas

• Les très petits établissements où le propriétaire fait le ménage. Avec une poignée de chambres et une seule personne pour s'en occuper, un calendrier partagé peut suffire.

• Les étages sans réseau mobile ni Wi-Fi. Toute application mobile suppose que le personnel puisse utiliser un téléphone là où il travaille. Réglez d'abord la couverture.

• Les problèmes liés aux effectifs. Une application supprime du temps de coordination. Elle ne compense pas une équipe tout simplement trop petite pour le taux d'occupation.

• Les contrats qui imposent les outils. Si un prestataire de nettoyage est tenu d'utiliser son propre système, convenez avec lui de la passation avant de choisir un logiciel.

Parlez à notre équipe commerciale

Si vous voulez que vos femmes et valets de chambre travaillent à partir d'une seule application qui synchronise avec eux la réception, le service technique et les clients, Réservez un appel avec notre équipe commerciale. Nous examinerons votre PMS, vos listes de chambres actuelles et la façon dont votre équipe travaille aujourd'hui.