Les logiciels de housekeeping attribuent automatiquement les chambres en attribuant à chacune d'elles une charge pondérée selon le travail requis, puis en répartissant les chambres afin que chaque équipier de service bénéficie d'une charge de travail similaire. Cette pondération dépend du type de chambre et du type de nettoyage (un départ prend plus de temps qu'une recouche) et s'exprime en crédits, en minutes ou en superficie. Le logiciel récupère en direct le statut des chambres depuis le PMS, regroupe les chambres par étage ou par zone pour réduire les déplacements, et réajuste le planning au fil de la journée selon les départs, les arrivées anticipées et les absences.

Une précision avant de commencer. Cet article traite de l'attribution des chambres aux femmes et valets de chambre. L'attribution des chambres aux clients est une tâche distincte, effectuée dans le PMS ou par un agent tel que l'agent d'attribution des chambres de Sweeply.

Pourquoi le nombre de chambres n'est-il pas la bonne méthode pour répartir le travail ?

Parce que les chambres ne se valent pas toutes. Imaginez deux équipiers avec 14 chambres chacun. L'un a dix départs, dont deux suites, répartis sur trois étages. L'autre a douze recouches sur un seul couloir. Sur le papier, la répartition est équitable. Dans la pratique, un équipier termine plus tôt tandis que l'autre fait des heures supplémentaires, la réception attend les chambres et le gouvernant finit par tout réorganiser par talkie-walkie. Équilibrer l'effort plutôt que le simple décompte est précisément l'intérêt de l'attribution automatique.

Quelles informations l'attribution automatique utilise-t-elle ?

• Le statut des chambres issu du PMS : départs, recouches, arrivées, chambres vacantes et chambres hors service.

• Le type de nettoyage : départ, recouche, nettoyage à blanc (en profondeur) ou absence de ménage si le client a refusé le service.

• Le type et la taille de la chambre : une suite ou un appartement demande plus de temps qu'une chambre double standard.

• Le personnel en poste : combien de femmes et valets de chambre sont présents et combien d'heures chacun travaille.

• Les zones et les étages : cantonner chaque équipier à une seule zone permet de réduire le temps de déplacement.

• Les priorités : arrivées anticipées, arrivées VIP et chambres promises par la réception.

Que sont les crédits housekeeping ?

Un crédit est une unité de travail. Chaque combinaison de type de chambre et de type de nettoyage se voit attribuer une valeur en crédits, et chaque équipier reçoit un objectif de crédits pour son shift. Le logiciel remplit ensuite la liste de chaque équipier jusqu'à atteindre cet objectif. Une configuration simple pourrait ressembler à ceci :

Ces valeurs sont données à titre d'exemple ; chaque établissement doit définir les siennes. Les grands systèmes fonctionnent de la même manière. OPERA Cloud d'Oracle génère des feuilles de tâches à partir des valeurs en crédits des chambres et d'un plafond par équipier, bascule les chambres qui dépassent ce quota sur une feuille de surplus, et peut ajouter des crédits de déplacement lorsque les chambres d'un équipier s'étendent sur plusieurs étages.

Crédits, minutes ou superficie ?

La superficie n'est pas une option théorique. Conformément à l'ordonnance de protection des employés d'hôtel de la ville de Los Angeles (Hotel Worker Protection Ordinance), en vigueur depuis août 2022, les femmes et valets de chambre des hôtels de 60 chambres ou plus ne peuvent pas nettoyer plus de 3 500 pieds carrés (environ 325 m²) au cours d'un shift de huit heures. Ce plafond diminue encore s'ils nettoient plus de cinq départs ou chambres avec lits d'appoint, et tout dépassement entraîne le paiement de la journée au tarif double. D'autres villes californiennes appliquent des limites similaires. C'est précisément pour cette raison que des outils d'entreprise comme Amadeus HotSOS permettent d'effectuer des attributions par crédits, par minutes ou par superficie.

Combien de chambres un équipier doit-il nettoyer par shift ?

Les sources du secteur mentionnent souvent 12 à 16 chambres par shift dans les hôtels à service complet, un départ nécessitant environ 20 à 35 minutes et une recouche 15 à 25 minutes. Considérez ces chiffres comme des ordres de grandeur indicatifs plutôt que comme des normes absolues, car la superficie des chambres, les équipements, la durée du séjour et vos propres standards de propreté influent considérablement sur ces durées. La meilleure approche consiste à mesurer votre propre réalité : les minuteurs par chambre sur les téléphones des équipes indiquent le temps réel passé sur chaque type de ménage dans votre établissement, et ces données permettent de calibrer vos crédits en toute objectivité.

Que se passe-t-il lorsque le planning change en cours de journée ?

Cela arrive systématiquement. Un client libère sa chambre tardivement, la réception accorde une arrivée anticipée, un employé est absent pour maladie, un client ayant refusé le ménage change d'avis. C'est là que les plannings sur papier deviennent obsolètes ; un bon logiciel réorganise le tout. Les chambres basculent d'une liste à l'autre à mesure que les statuts changent dans le PMS, les chambres prioritaires passent en tête de liste, et le gouvernant voit la nouvelle heure de fin prévue pour chaque équipier au lieu de la découvrir en fin de shift.

Comment Sweeply attribue-t-il les chambres ?

Sweeply Housekeeping attribue automatiquement les chambres par zone et par charge de travail. Les crédits housekeeping répartissent les chambres de manière optimale afin d'éviter le sureffectif, le système prévoit l'heure de fin de shift de chaque équipier pour anticiper les heures supplémentaires, et les minuteurs en direct enregistrent la progression du nettoyage depuis les téléphones des équipes. Les préférences des clients collectées via le housekeeping optionnel sont intégrées directement : une chambre dont le client a décliné le service disparaît simplement de la liste.

Le résultat est immédiat. Excellence Hotels à Stockholm et Gävle, où le gouvernant passait un temps considérable à répartir les chambres à la main, a abandonné les attributions manuelles après avoir connecté Sweeply à son PMS VisBook. Le Woolacombe Bay Hotel a quant à lui défini des temps de nettoyage estimés par type de chambre pour rendre les plannings plus rapides à établir et plus équitables à réaliser.

Comment configurer l'attribution automatique

1. Listez vos types de ménage : départ, recouche, nettoyage à blanc, service de couverture et éventuelles spécificités propres à votre établissement.

2. Chronométrez un échantillon de chaque type de nettoyage pour chaque type de chambre sur une semaine normale.

3. Convertissez ces durées en crédits ou en minutes, et fixez un objectif par équipier et par shift.

4. Définissez vos zones pour que chaque planning se concentre sur le moins d'étages possible.

5. Testez ce système pendant deux semaines, comparez les heures de fin prévues et réelles, puis ajustez les valeurs.

Cas où ce guide ne s'applique pas

Sweeply commercialise un logiciel de housekeeping ; la section consacrée au produit doit donc être lue comme un point de vue engagé. Les très petits établissements ne comptant qu'un ou deux équipiers peuvent ne pas avoir besoin de l'attribution automatique. Par ailleurs, des conventions collectives ou des réglementations locales peuvent imposer des quotas de chambres ou des limites de superficie que votre configuration doit respecter ; vérifiez-les avant de définir vos objectifs. Enfin, l'automatisation ne fait qu'équilibrer la charge que vous lui confiez : si une équipe est en sous-effectif, le logiciel vous signalera les heures supplémentaires plus tôt, mais ne les fera pas disparaître.

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