pour obtenir des processus efficaces, des réparations plus rapides et une intégration plus fluide
196
chambres qui ne sont plus vérifiées manuellement pour la recouche
33
nationalités travaillant sur un système unique, visuel et indépendant de la langue
150+
membres du service des étages intégrés plus rapidement
Marion Le Tiec,
Gouvernante générale, Volkshotel
Le défi
L’élément déclencheur a été l’adoption d’un nouveau PMS, Mews. Le système de gestion des tâches existant du Volkshotel n’était pas compatible avec cette nouvelle technologie ; Marion s’est donc mise en quête d’une solution de remplacement, saisissant l’occasion de trouver un outil facile à utiliser pour l’ensemble de l’entreprise et capable d’améliorer la communication entre les services. Avec 33 nationalités différentes au sein de l’équipe, l’accessibilité pour tous était primordiale. Marion souhaitait particulièrement une communication plus efficace entre la réception et le service d’étages, ainsi qu’une méthode plus fluide pour traiter les demandes de recouche, qui nécessitaient auparavant de vérifier physiquement chacune des 196 chambres.
Comment Sweeply a aidé
Le Volkshotel a choisi Sweeply pour sa facilité d’utilisation et son approche visuelle, qui rend le statut des chambres parfaitement clair malgré la barrière de la langue. L’équipe a accueilli chaleureusement la nouvelle technologie, et une solide gestion du changement a permis une transition sans heurts. Au cours des premières semaines, le Volkshotel a demandé des ajustements sur les rapports de Sweeply, et l’équipe de Sweeply a assuré la personnalisation nécessaire afin que l’hôtel puisse visualiser les données les plus pertinentes pour son organisation. Les demandes de recouche sont désormais traitées par la réception plutôt que par le service d’étages, et la fonctionnalité « Signalements » de Sweeply permet à chaque employé de l’établissement de signaler les dysfonctionnements.
Le résultat
En quatre mois, le Volkshotel a constaté d’immenses progrès dans ses opérations quotidiennes. Les demandes de recouche, autrefois une tâche manuelle chambre par chambre sur l’ensemble des 196 chambres, sont désormais traitées rapidement par la réception. Grâce à la fonctionnalité « Signalements », les anomalies sont détectées et enregistrées par n’importe quel membre du personnel et prises en charge plus rapidement par l’équipe de maintenance, améliorant à la fois l’expérience client et les conditions de travail au quotidien.
L’intégration des nouveaux membres du service d’étages, essentielle pour une équipe de plus de 150 personnes, est devenue bien plus rapide et plus courte grâce à la formation intégrée de l’application et à son design intuitif, renforçant ainsi la confiance et l’engagement du personnel.
