Démarrez avec Sweeply en 24 heures
Avec un PMS compatible, Sweeply est connecté et vos chambres, réservations et statuts de chambre sont en ligne en moins de 24 heures, sans matériel, sans serveur et sans projet informatique.
De quoi avons-nous besoin avant le premier jour ?
Tous les modules reposent sur le même socle, la majeure partie de la configuration se fait donc une seule fois. Voici ce dont chaque module a besoin.
Housekeeping
PMS : l’un des plus de 20 PMS compatibles, ou Sweeply seul, avec les statuts de chambre définis dans Sweeply.
Appareils : smartphones du personnel (iOS ou Android) pour l’application mobile, et un ordinateur pour les responsables qui utilisent l’application web.
Rôles : Admin, House Manager, Senior Housekeeper et Housekeeper.
Niveau d’accès : un utilisateur PMS ou une autorisation pour l’intégration, selon votre PMS. Chaque page PMS de la rubrique Intégrations précise exactement ce qu’il faut.
Données requises : vos chambres et autres unités, les groupes d’unités comme les étages, les règles de nettoyage et le numéro de téléphone de chaque membre de l’équipe.
Maintenance
PMS : facultatif. Le module Maintenance peut fonctionner seul, et plusieurs hôtels commencent ainsi avant de connecter leur PMS.
Appareils : smartphones du personnel équipés d’un appareil photo pour signaler les incidents avec une photo, et un ordinateur pour les responsables.
Rôles : Admin, House Manager et User.
Niveau d’accès : aucun, hormis les comptes utilisateurs Sweeply, lorsqu’il fonctionne seul.
Données requises : vos chambres et autres unités, et le numéro de téléphone de chaque membre de l’équipe. Les catégories d’incidents sont fournies par défaut et vous pouvez les personnaliser vous-même ou avec l’équipe Sweeply.
Guest Connect
PMS : un PMS compatible, pour que chaque demande soit liée à la bonne chambre et au bon séjour. Guest Connect fonctionne en complément de Housekeeping.
Appareils : rien à installer pour les clients. Ils utilisent une page client digitale sur leur propre téléphone.
Rôles : les demandes arrivent sous forme de tâches pour vos utilisateurs Sweeply existants.
Niveau d’accès : la même connexion PMS que Housekeeping.
Données requises : un QR code dans chaque chambre qui ouvre la page client, ou une connexion à la plateforme de communication client que vous utilisez déjà, pour que les clients accèdent à la page client depuis celle-ci.
Agents IA
PMS : un PMS compatible, car les agents y lisent les données de réservation et les remarques.
Appareils : aucun en plus de ceux que votre équipe utilise déjà pour Sweeply.
Rôles : les tâches créées par les agents sont attribuées à vos utilisateurs Sweeply existants.
Niveau d’accès : la même connexion PMS que vos autres modules.
Données requises : les données de réservation et les remarques de votre PMS. Notre équipe vous aide à configurer les agents pour votre hôtel.
Quelles sont les étapes pour démarrer ?
Connectez votre PMS. Avec un PMS compatible, vos chambres, réservations et statuts de chambre sont en ligne en moins de 24 heures. De nombreux PMS se connectent dès l’inscription, et certains, comme Oracle OPERA Cloud, sont configurés avec notre équipe et l’administrateur de votre PMS.
Configurez votre établissement. Vérifiez que toutes les chambres apparaissent, supprimez les unités inutiles, regroupez les chambres par étage ou par emplacement, ajoutez les autres espaces que vous nettoyez, comme les couloirs, et définissez les règles de nettoyage adaptées à vos procédures.
Ajoutez votre équipe. Créez un utilisateur pour chaque personne concernée et attribuez un rôle à chacun. Chaque utilisateur reçoit un SMS pour télécharger l’application mobile et se connecter avec son numéro de téléphone, et le personnel administratif utilise l’application web.
Formez votre équipe. Former une équipe complète prend un à deux jours. Montrez à tous les couleurs et icônes des statuts de chambre, comment démarrer et arrêter un nettoyage et comment signaler un incident avec une photo. La plupart des femmes et valets de chambre sont à l’aise dès leur premier service.
Lancez-vous. La veille ou le matin de votre premier jour, mettez chaque chambre à son vrai statut de nettoyage en une seule mise à jour groupée, puis attribuez les tâches ou laissez votre équipe choisir ses chambres. La plupart des hôtels réalisent une journée complète de housekeeping dans Sweeply au cours de leur première semaine.
Qui fait quoi pendant la mise en place ?
Sweeply : connecte votre PMS, avec l’administrateur de votre PMS lorsque celui-ci l’exige, aide à configurer les agents IA et répond à vos questions par chat ou à support@getsweeply.com.
Votre contact onboarding chez Sweeply : une personne dédiée chez Sweeply qui anime une à trois réunions d’onboarding avec votre équipe, selon la taille et la complexité de votre exploitation.
Votre admin Sweeply : configure les chambres, les groupes d’unités, les règles de nettoyage et les utilisateurs.
L’administrateur de votre PMS : fournit ou approuve l’accès au PMS lorsque votre PMS l’exige.
Vos responsables : forment l’équipe et pilotent les premiers jours dans Sweeply.
Votre équipe : installe l’application, se connecte, puis réalise un premier nettoyage et signale un incident test.
Comment savoir que la mise en place est terminée ?
La mise en place est terminée lorsque votre hôtel vit une journée normale dans Sweeply. Concrètement :
Votre PMS est connecté et les chambres, réservations et statuts de chambre se synchronisent, ou Sweeply est configuré pour fonctionner seul.
Chaque chambre et autre unité se trouve dans le bon groupe, avec des règles de nettoyage adaptées à vos procédures.
Chaque membre de l’équipe a installé l’application et s’est connecté.
Chaque membre de l’équipe a démarré et arrêté un nettoyage et signalé un incident test avec une photo.
Les statuts de nettoyage dans Sweeply correspondent à la réalité dès votre premier jour.
Votre équipe a réalisé une journée complète de housekeeping dans Sweeply.
Et si notre PMS n’est pas encore compatible ?
Sweeply peut fonctionner seul, avec des statuts de chambre définis dans Sweeply plutôt que synchronisés depuis le PMS, et plusieurs hôtels démarrent ainsi avec Maintenance. Le développement d’une nouvelle intégration PMS prend deux à trois semaines une fois que l’hôtel s’est engagé.