BOOK-IT : une source unique de vérité pour 200 appartements

Le défi

Avant Sweeply, les opérations de BOOK-IT étaient réparties entre plusieurs outils déconnectés : certaines informations résidaient dans le PMS, d'autres détails dans une application de gestion des tâches, et tout le reste était coordonné par messagerie instantanée. Sans synchronisation en temps réel, les listes devaient être mises à jour manuellement et les tâches de communication étaient excessives, le travail étant assigné par chat plutôt qu'au sein d'un système. Le temps de coordination des chefs d'équipe était considérable. Pour couronner le tout, le personnel change régulièrement et de nombreux membres de l'équipe ne parlent pas couramment l'allemand ou l'anglais, de sorte que la formation sur de multiples outils hétérogènes risquait d'entraîner des erreurs d'interprétation, tant au sens propre qu'opérationnel.

Comment Sweeply a aidé

Sweeply a offert à BOOK-IT une source unique et centralisée d'informations pour l'ensemble du service des étages et de la maintenance, permettant à chaque équipe de voir le statut sur l'ensemble des résidences et réduisant la nécessité d'une présence constante des chefs d'équipe. Sweeply s'intègre à Apaleo, le PMS de BOOK-IT, de sorte que les statuts des appartements, les départs et les demandes spéciales restent automatiquement à jour sans vérification manuelle. Pour les équipes opérant sans réception, la visibilité en temps réel a permis aux équipes Housekeeping et Maintenance d'agir de manière autonome et de répondre rapidement aux demandes des clients. Le code couleur et la prise en charge multilingue de Sweeply ont accéléré l'intégration des membres de l'équipe multilingue, et Sweeply a personnalisé la plateforme pour refléter la distinction faite par BOOK-IT entre les plannings de nettoyage pour les séjours de longue et de courte durée.

Le résultat

L'impact s'est traduit à la fois par des chiffres concrets et un soulagement au quotidien. Le responsable de l'équipe Housekeeping de BOOK-IT a facilement réduit de 30 % le temps consacré à la communication, libérant ainsi ce temps pour développer davantage les processus et l'expérience client. Une vue d'ensemble centralisée des tâches et des travaux en cours a apporté aux chefs d'équipe une bien plus grande tranquillité d'esprit sans devoir être sur place, tout en offrant aux membres de l'équipe une transparence sur la charge de travail. Les clients profitent d'un risque moindre d'oubli de leurs demandes et d'une exécution plus rapide. Plutôt qu'un revirement spectaculaire, l'histoire de BOOK-IT consiste à éliminer les frictions qui n'auraient pas dû exister, de sorte que lorsque les outils correspondent au modèle opérationnel, tout le reste devient plus simple.