Woolacombe Bay : adieu le papier, bonjour l'efficacité

Le défi

Woolacombe Bay est un grand établissement de luxe de 63 chambres sans directeur général, ce qui confère une responsabilité importante aux chefs de service. L'équipe d'étage, en particulier, avait besoin d'une coordination en temps réel pour gérer le nettoyage, les demandes des clients et la rotation rapide des chambres. Auparavant, Robert gérait l'attribution des chambres et les mises à jour par des communications constantes par téléphone et talkie-walkie, dépassant parfois les 50 appels lors des journées chargées, avec des retards fréquents dans la transmission des arrivées et des départs, et des chambres attribuées sur papier. Cette approche manuelle nuisait à l'efficacité de l'équipe et, en fin de compte, à l'expérience client.

Comment Sweeply a aidé

Robert a découvert Sweeply grâce à un collègue qui s'était rendu à l'Independent Hotel Show à Londres, et y a vu un moyen d'obtenir une visibilité en temps réel, de réduire le stress et d'organiser les tâches en toute discrétion, sans radios ni téléphones pour déranger les clients. L'intégration s'est faite par le biais de réunions en ligne, d'un accès à l'application et d'un essai gratuit, au cours duquel Robert a présenté le système à une équipe d'âges variés. Malgré ses craintes concernant la formation, l'équipe s'est adaptée rapidement et était opérationnelle en un mois, avec l'aide de l'assistance en direct de Sweeply. Sweeply s'est intégré sans frais au PMS Guestline existant de l'hôtel, de sorte que les départs apparaissent immédiatement et que les tâches peuvent être attribuées en temps réel.

Le résultat

Les opérations d'étage de Woolacombe Bay se sont transformées en un environnement plus serein et mieux organisé. L'équipe travaille désormais à partir de mises à jour de tâches en temps réel plutôt qu'avec des messages manqués, chacun sachant clairement quelles sont ses tâches, quelles chambres nécessitent une attention particulière et combien de temps chacune devrait prendre. La définition d'estimations de temps de nettoyage par type de chambre fait gagner du temps de préparation et rend les attributions plus efficaces. La communication intégrée à l'application a éliminé les appels téléphoniques et les messages radio perturbateurs, améliorant ainsi l'expérience client et permettant à Robert de se concentrer sur la gestion des opérations plutôt que de passer son temps à répondre au téléphone. Après près d'un an, un retour au papier et aux appels est devenu presque impensable pour l'équipe.