Eine Housekeeping-App ist der Bildschirm, mit dem eine Zimmerreinigungskraft während der Schicht arbeitet: ihre Zimmer nach Priorität sortiert, die Reinigungsart für jedes Zimmer, Hinweise aus der Reservierung und eine schnelle Möglichkeit, ein Zimmer als erledigt zu markieren oder einen Defekt mit Foto zu melden. Eine gute App informiert die Rezeption in dem Moment, in dem ein Zimmer fertig ist, und zeigt jede Anweisung in der Sprache der jeweiligen Mitarbeitenden. Die meisten PMS-Plattformen enthalten eine einfache mobile Housekeeping-Ansicht, während eine spezialisierte App zusätzlich Regeln, Instandhaltung und Gästeanfragen bietet.

Dieser Leitfaden betrachtet die App aus Sicht der Zimmerreinigungskräfte: was sie zu Schichtbeginn anzeigen sollte, was passieren sollte, wenn ein Zimmer fertig ist, und woran Sie erkennen, ob die Ansicht in Ihrem PMS noch ausreicht. Ein kurzer Hinweis vorab: Sweeply verkauft Housekeeping-Software, wir haben also ein Eigeninteresse an diesem Thema. Die Checkliste funktioniert jedoch unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden.

Was ist eine Housekeeping-App, und wer nutzt sie?

Sie ersetzt die ausgedruckte Zimmerliste, das Funkgerät und die WhatsApp-Gruppe durch eine gemeinsame, verlässliche Informationsquelle auf dem Smartphone. Drei Gruppen nutzen sie täglich, und jede braucht etwas anderes von ihr.

• Zimmerreinigungskräfte brauchen eine kurze, klare Liste, was sie als Nächstes wie reinigen sollen, mit so wenig Lesen und Tippen wie möglich.

• Supervisor und die Hausdamenleitung müssen Zimmer zuweisen, fertige Zimmer kontrollieren und sehen, wer im Rückstand ist, bevor daraus ein verspäteter Check-in wird.

• Rezeption und Instandhaltung brauchen einen Zimmerstatus, auf den sie sich verlassen können, ohne jemanden anzurufen, und Defektmeldungen, die mit Zimmernummer und Foto ankommen.

Wenn die App nur eine dieser Gruppen bedient, greifen die anderen beiden wieder zum Funkgerät. Das ist der häufigste Grund, warum eine Housekeeping-App wenige Monate nach der Einführung nicht mehr genutzt wird.

Was sollte eine Housekeeping-App zu Schichtbeginn anzeigen?

Wenn eine Zimmerreinigungskraft die App zu Beginn des Tages öffnet, sollte die Liste bereits erstellt sein. Niemand sollte Zimmernummern von einem Ausdruck abschreiben müssen. Achten Sie auf diese fünf Punkte:

• Zimmer in einer sinnvollen Reihenfolge. Zuerst Abreisen mit frühen Anreisen, dann die übrigen Abreisen, dann Bleibezimmer, wobei sich die Reihenfolge aktualisiert, sobald die Rezeption Gäste auscheckt.

• Die richtige Reinigungsart pro Zimmer. Endreinigung, Zwischenreinigung, Grundreinigung oder kein Service, damit niemand ein Zimmer reinigt, bei dem der Gast darauf verzichten wollte.

• Reservierungshinweise, die auf der Etage wichtig sind. Ein Zustellbett, ein Kinderbett, Allergien, ein VIP oder ein später Check-out, formuliert als Aufgabe und nicht in einem Bemerkungsfeld versteckt.

• Bitte nicht stören und abgelehnter Service. Mit einem Tippen erfasst, damit Supervisor und Rezeption es sofort sehen.

• Farben und Symbole für den Status. Viele Zimmerreinigungskräfte überfliegen eher, als dass sie lesen, deshalb sollte der Status auch ohne Worte klar sein.

Unser Leitfaden dazu, wie Housekeeping-Software Zimmer automatisch zuweist, erklärt, wie die Liste selbst erstellt und gleichmäßig auf ein Team verteilt wird.

Was sollte passieren, wenn eine Zimmerreinigungskraft auf „erledigt“ tippt?

Genau hier zeigt eine App ihren Wert. Ein auf Papier als sauber markiertes Zimmer hilft erst, wenn jemand die Liste zur Rezeption bringt. In einer App sollte ein einziges Tippen mehrere Dinge gleichzeitig auslösen. Die Tabelle vergleicht dieselben Momente einer Schicht mit und ohne App.

Defektmeldungen sind wichtiger, als es scheint. Wenn eine Zimmerreinigungskraft einen tropfenden Wasserhahn fotografieren und mit zwei Tippen an das Instandhaltungsteam senden kann, werden Probleme behoben, bevor der nächste Gast sie bemerkt.

Welche Hotelmanagementsysteme bieten mobile Apps für Housekeeping und Zimmerstatus-Updates?

Viele, und es lohnt sich, genau zu wissen, was Ihres bietet, bevor Sie etwas anderes kaufen. Zwei Beispiele aus der eigenen Dokumentation der Anbieter:

• Mews. In der Mews App können Housekeeping-Mitarbeitende einen Bereich finden, seinen Status ändern und einen Grund für die Änderung angeben. Führungskräfte können Mitarbeitenden Bereiche zuweisen und nach Status filtern, darunter Clean, Dirty, Inspected, Out of order und Out of service.

• Oracle OPERA Cloud. Die mobile App von OPERA Cloud läuft im Browser des Smartphones und ermöglicht es Zimmerreinigungskräften, mit ihrem Aufgabenblatt zu arbeiten, den Zimmerstatus zu ändern und Instandhaltungsaufgaben zu verwalten, je nachdem, welche OPERA Controls und Rollen aktiv sind.

Für ein einzelnes Hotel mit einfachen Abläufen nach dem Muster sauber oder schmutzig reicht eine PMS-Ansicht oft aus. Hotels suchen meist dann nach einer spezialisierten App, wenn sie Regeln brauchen, die über den Zimmerstatus hinausgehen, einen Instandhaltungs-Workflow an derselben Stelle sowie Gästeanfragen und mehrsprachige Teams auf einem Bildschirm. Ausführlicher haben wir diese Optionen in Mews Housekeeping im Vergleich zu einer spezialisierten Housekeeping-App verglichen.

Ganz gleich, was Sie gerade prüfen: Diese Fragen sollten Sie in einer Demo stellen.

Wie sollte eine Housekeeping-App mit einem mehrsprachigen Team umgehen?

Die Menüs zu übersetzen reicht nicht. Das Risiko steckt in den Hinweisen: Ein Supervisor schreibt „Gast allergisch gegen Federn, bitte synthetische Kissen verwenden“, und die Zimmerreinigungskraft muss das in ihrer eigenen Sprache verstehen. Sweeply übersetzt die Benutzeroberfläche und von Mitarbeitenden verfasste Texte in mehr als 30 Sprachen, sodass jede Person Aufgaben und Hinweise in der Sprache ihrer Wahl liest.

Das Volkshotel in Amsterdam betreibt 196 Zimmer mit einem Team aus 33 Nationalitäten auf Mews, weshalb Sprache dort so wichtig war. Lesen Sie die Fallstudie zum Volkshotel und unseren Leitfaden zur Führung eines Housekeeping-Teams ohne gemeinsame Sprache.

Kann eine Housekeeping-App die Zahl der zu reinigenden Zimmer verringern?

Ja, wenn Gäste wählen können. Wenn Gäste eine Zwischenreinigung über ihr Smartphone abbestellen können und diese Entscheidung automatisch in der Liste der Zimmerreinigungskraft landet, ist die App nicht mehr nur eine Aufgabenliste, sondern beginnt, Arbeit zu reduzieren. Sweeply macht das mit Guest Connect.

• Íslandshótel spart mit 18 Häusern 22.000 Stunden pro Jahr, und rund 70 % der Gäste haben auf die tägliche Zimmerreinigung verzichtet. Lesen Sie die Fallstudie zu Íslandshótel.

• Keahotels mit dem PMS GoDo hat in einem Monat 179 Stunden eingespart, und 71 % der Gäste haben die tägliche Zimmerreinigung abgelehnt. Lesen Sie die Fallstudie zu Keahotels.

• The Views Hotels haben ihre Housekeeping-Tätigkeiten um 60 % reduziert, was 5.370 EUR pro Monat entspricht. Lesen Sie die Fallstudie zu The Views Hotels.

Können Aufgaben in der App erscheinen, ohne dass jemand sie eintippt?

Ja. Reservierungsbemerkungen wie „Babybett benötigt“ oder „zusätzliche Handtücher bei Anreise“ sind eine häufige Ursache für vergessene Arbeit, weil jemand sie lesen und in Aufgaben umwandeln muss. Tracey, einer der KI-Agenten von Sweeply, liest diese Bemerkungen aus dem PMS und leitet sie mit einer Genauigkeit von 99,7 % als Aufgaben an das richtige Team weiter. Im THE FLAG in Zürich, das mit Apaleo arbeitet, spart das rund 8 Stunden pro Woche und hat beschwerdebezogene Aufgaben um 80 % reduziert. Lesen Sie die Fallstudie zu THE FLAG.

Woran erkennen Sie, dass Ihre aktuelle Lösung nicht mehr ausreicht?

Achten Sie auf diese Anzeichen:

• Die Rezeption ruft oder funkt das Housekeeping noch mehrmals pro Stunde an, um nach Zimmern zu fragen.

• Supervisor erstellen die Zimmerliste jeden Morgen von Hand neu.

• Defektmeldungen erreichen die Technik über eine Chatgruppe, und niemand weiß, welche behoben sind.

• Neue Zimmerreinigungskräfte müssen tagelang mitlaufen, bevor sie das System nutzen können.

• Gästeanfragen und Housekeeping-Wünsche kommen über Kanäle, die die Zimmerreinigungskräfte nie sehen.

Woolacombe Bay mit Guestline hat mehr als 50 tägliche Anrufe eliminiert, nachdem das Housekeeping in eine App verlagert wurde (Fallstudie). BOOK-IT hat den Kommunikationsaufwand um 30 % reduziert (Fallstudie).

Wie funktioniert die Housekeeping-App von Sweeply?

Sweeply ist kein PMS. Es ist die operative Ebene über Ihrem PMS, verbunden über mehr als 20 PMS-Integrationen, sodass Reservierungen und Zimmerstatus einfließen und Aktualisierungen zurückfließen. Housekeeping, Instandhaltung, Guest Connect und KI-Agenten sind separate Module, die Sie einzeln oder kombiniert einsetzen können, und die Zimmerreinigungskräfte sehen alles in einer App.

Die Preise richten sich nach verkaufbaren Zimmern pro Monat und Modul, und nicht verkaufbare Bereiche wie Lobbys und Flure sind kostenlos. Íslandshótel hat 18 Häuser in 5 Wochen eingeführt, eine Einführung muss also keine ganze Saison dauern. Wenn Sie Anbieter vergleichen, beschreibt unser Leitfaden zum Vergleich von Housekeeping-Software für Hotels, wie ein fairer Pilotbetrieb aussieht.

Wann dieser Leitfaden nicht zutrifft

• Sehr kleine Betriebe, in denen die Eigentümer selbst reinigen. Bei einer Handvoll Zimmer und einer Person, die die Arbeit erledigt, reicht vielleicht ein gemeinsamer Kalender.

• Etagen ohne Mobilfunkempfang oder WLAN. Jede mobile App setzt voraus, dass Mitarbeitende dort, wo sie arbeiten, ein Smartphone nutzen können. Sorgen Sie zuerst für Empfang.

• Probleme, die mit der Personalstärke zu tun haben. Eine App spart Koordinationszeit. Sie gleicht aber kein Team aus, das für die Belegung schlicht zu klein ist.

• Verträge, die die Tools vorschreiben. Wenn ein Reinigungsdienstleister verpflichtet ist, sein eigenes System zu nutzen, vereinbaren Sie die Übergabe mit ihm, bevor Sie Software auswählen.

Sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam

Wenn Ihre Zimmerreinigungskräfte mit einer App arbeiten sollen, die Rezeption, Instandhaltung und Gäste mit ihnen im Gleichschritt hält, Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam. Wir sehen uns Ihr PMS, Ihre aktuellen Zimmerlisten und die heutige Arbeitsweise Ihres Teams an.