Housekeeping-Software weist Zimmer automatisch zu, indem sie jedem Zimmer eine Gewichtung für den anfallenden Arbeitsaufwand gibt und die Zimmer dann so aufteilt, dass jede Reinigungskraft im Dienst ein ähnliches Arbeitspensum erhält. Die Gewichtung ergibt sich aus dem Zimmertyp sowie der Reinigungsart (eine Abreisereinigung dauert länger als eine Bleibereinigung) und wird in Credits, Minuten oder Quadratmetern angegeben. Die Software übernimmt den aktuellen Zimmerstatus live aus dem PMS, gruppiert Zimmer nach Etagen oder Zonen, um Laufwege zu verkürzen, und passt die Planung im Tagesverlauf an, wenn Abreisen, Frühanreisen oder Ausfälle die Situation verändern.

Eine Klarstellung vorab: In diesem Artikel geht es um die Zuweisung von Zimmern an Reinigungskräfte. Die Zuweisung von Zimmern an Gäste ist eine andere Aufgabe, die im PMS oder durch einen Agenten wie Sweeplys Agenten zur Zimmerzuteilung erledigt wird.

Warum ist die reine Zimmeranzahl der falsche Weg, um die Arbeit aufzuteilen?

Weil Zimmer nicht gleich sind. Stellen Sie sich zwei Reinigungskräfte mit jeweils 14 Zimmern vor. Die eine hat zehn Abreisen, darunter zwei Suiten, verteilt auf drei Etagen. Die andere hat zwölf Bleibereinigungen auf einem einzigen Flur. Auf dem Papier ist die Aufteilung fair. In der Praxis ist die eine Kraft früher fertig und die andere macht Überstunden, die Rezeption wartet auf freie Zimmer und die Hausdame muss am Ende per Funk umdisponieren. Den tatsächlichen Arbeitsaufwand statt nur die Anzahl der Zimmer auszugleichen – genau darum geht es bei der automatischen Zuweisung.

Welche Informationen nutzt die automatische Zuweisung?

• Zimmerstatus aus dem PMS: Abreisen, Bleiber, Anreisen, freie Zimmer und außer Betrieb genommene Zimmer (Out-of-Order).

• Die Reinigungsart: Abreise, Bleiber, Grundreinigung oder keine Reinigung, weil der Gast den Service abbestellt hat.

• Zimmertyp und -größe: Eine Suite oder ein Apartment erfordert mehr Zeit als ein Standard-Doppelzimmer.

• Wer im Dienst ist: Wie viele Reinigungskräfte anwesend sind und wie viele Stunden die einzelnen Personen arbeiten.

• Zonen und Etagen: Wenn jede Reinigungskraft in einem festen Bereich bleibt, reduziert das die Laufwege.

• Prioritäten: Frühe Check-ins, VIP-Anreisen und Zimmer, die von der Rezeption bereits zugesagt wurden.

Was sind Housekeeping-Credits?

Ein Credit ist eine Arbeitseinheit. Jede Kombination aus Zimmertyp und Reinigungsart erhält einen Credit-Wert, und jede Reinigungskraft bekommt ein Credit-Ziel für die Schicht. Die Software füllt dann die Aufgabenliste jeder Kraft auf, bis dieses Ziel erreicht ist. Ein einfaches Beispiel dafür könnte so aussehen:

Diese Werte dienen nur der Veranschaulichung; jeder Betrieb sollte seine eigenen festlegen. Große Systeme funktionieren nach demselben Prinzip. Oracles OPERA Cloud erstellt Aufgabenlisten basierend auf Zimmer-Credit-Werten und einem Maximalwert pro Reinigungskraft, verschiebt überschüssige Zimmer auf eine Überlaufliste und kann zusätzliche Wegezeiten-Credits anrechnen, wenn sich die Zimmer einer Kraft über mehrere Etagen erstrecken.

Credits, Minuten oder Quadratmeter?

Quadratmeter sind keineswegs nur eine theoretische Option. Gemäß der seit August 2022 geltenden Hotel Worker Protection Ordinance der Stadt Los Angeles dürfen Reinigungskräfte in Hotels mit 60 oder mehr Zimmern in einer Acht-Stunden-Schicht maximal 3.500 Quadratfuß (ca. 325 m²) reinigen. Die Obergrenze sinkt noch weiter, wenn sie mehr als fünf Abreise- oder Zustellbettzimmer reinigen, und ein Überschreiten zieht den doppelten Tagessatz als Entlohnung nach sich. Auch andere kalifornische Städte haben ähnliche Grenzwerte. Enterprise-Lösungen wie Amadeus HotSOS können Zimmer genau aus diesem Grund nach Credits, Minuten oder Quadratmetern zuweisen.

Wie viele Zimmer sollte eine Reinigungskraft pro Schicht reinigen?

Branchenquellen nennen für Full-Service-Hotels häufig 12 bis 16 Zimmer pro Schicht, wobei eine Abreisereinigung etwa 20 bis 35 Minuten und eine Bleibereinigung 15 bis 25 Minuten dauert. Betrachten Sie diese Zahlen eher als grobe Richtwerte denn als feste Standards, da Zimmergröße, Ausstattung, Aufenthaltsdauer und Ihre eigenen Qualitätsansprüche hierauf großen Einfluss haben. Die bessere Lösung ist das eigene Messen: Digitale Zeiterfassungen auf den Dienst-Smartphones zeigen, wie lange jede Reinigungsart in Ihrem Haus tatsächlich dauert – und diese realen Daten sorgen für verlässliche Credit-Werte.

Was passiert, wenn sich der Plan im Laufe des Tages ändert?

Das geschieht eigentlich immer: Ein Gast reist später ab, die Rezeption sagt eine verfrühte Anreise zu, jemand meldet sich krank oder ein Gast, der die Reinigung abbestellt hatte, ändert doch noch seine Meinung. An diesem Punkt stoßen Pläne auf Papier an ihre Grenzen; moderne Software plant automatisch um. Zimmer wechseln zwischen den Listen, sobald sich der Status im PMS ändert, Prioritätszimmer rücken nach vorne und die Hausdame sieht sofort das neu berechnete Schichtende für jede Reinigungskraft, anstatt erst nach Schichtende böse überrascht zu werden.

Wie weist Sweeply Zimmer zu?

Sweeply Housekeeping weist Zimmer automatisch nach Zone und Arbeitsaufwand zu. Housekeeping-Credits verteilen die Zimmer effizient, um Überbesetzung zu vermeiden. Das System prognostiziert, wann die Schicht jeder Arbeitskraft endet, sodass Überstunden frühzeitig erkennbar sind, und Live-Timer auf den Smartphones des Teams erfassen den Reinigungsfortschritt. Gästepräferenzen, die über optionales Housekeeping erfasst werden, fließen direkt ein – verzichtet ein Gast auf die Reinigung, verschwindet das Zimmer einfach aus der Liste.

Das Ergebnis ist unmittelbar spürbar: Bei den Excellence Hotels in Stockholm und Gävle, wo die Hausdame früher viel Zeit mit der manuellen Zimmerzuteilung verbrachte, gehört dieser manuelle Aufwand nach der Anbindung von Sweeply an das VisBook-PMS der Vergangenheit an. Das Woolacombe Bay Hotel wiederum hat geschätzte Reinigungszeiten pro Zimmertyp hinterlegt, um die Einteilung schneller zu erstellen und für das Team gerechter zu gestalten.

So richten Sie die automatische Zuweisung ein

1. Legen Sie Ihre Reinigungsarten fest: Abreise, Bleiber, Grundreinigung, Turndown-Service und eventuelle hausspezifische Varianten.

2. Stoppen Sie über eine reguläre Woche hinweg stichprobenartig die Zeiten für jede Reinigungsart bei jedem Zimmertyp.

3. Wandeln Sie diese Zeiten in Credits oder Minuten um und definieren Sie ein Schichtziel pro Reinigungskraft.

4. Legen Sie Zonen fest, damit die Aufgabenlisten jeweils möglichst wenige Etagen umfassen.

5. Testen Sie das System zwei Wochen lang, vergleichen Sie die prognostizierten mit den tatsächlichen Endzeiten und passen Sie die Werte bei Bedarf an.

Wann dieser Leitfaden nicht zutrifft

Sweeply vertreibt Housekeeping-Software – betrachten Sie die Angaben zum Produkt daher als praxisnahe Einschätzung. Sehr kleine Betriebe mit nur ein bis zwei Reinigungskräften benötigen eventuell gar keine automatische Zuteilung. Zudem können Tarifverträge oder lokale Gesetze Zimmerkontingente oder Flächenbegrenzungen vorschreiben, die Sie in Ihrer Konfiguration berücksichtigen müssen; prüfen Sie diese daher vorab. Und nicht zuletzt gleicht eine Automatisierung nur das Arbeitspensum aus, das Sie ihr vorgeben: Ist eine Schicht unterbesetzt, zeigt Ihnen die Software die drohenden Überstunden lediglich früher an, kann sie aber nicht von allein auflösen.

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