Hvert hotel har et primært kernesystem (system of record), uanset om det er en cloud-platform, en server på bagkontoret eller et regneark, som ingen vil indrømme eksisterer. Et Property Management System (PMS) er stedet, hvor reservationer, priser, gæsteprofiler og betalinger hører hjemme, og det sætter loftet for, hvad resten af hotellets tech-stack kan præstere. Denne guide gennemgår, hvad et PMS har ansvaret for, hvordan cloud- og on-premise-systemer adskiller sig i praksis, hvad du bør prioritere, når du sammenligner dem, og hvordan du gennemfører en udvælgelsesproces uden at sætte hoteldriften i stå i et år.

Hvad er et hotel-PMS (Property Management System)?

Et Property Management System er den platform, et hotel bruger til at administrere bookinger samt de driftsmæssige og økonomiske data, der er knyttet til dem. Reservationer, værelsesbeholdning, priser, gæsteprofiler, regningsbilag (folios), betalinger og rapportering findes alle heri, og de fleste andre systemer i din tech-stack læser fra eller skriver til det.

Det vigtigste at forstå, før man sammenligner leverandører, er systemets afgrænsning (scope). Et PMS er et kernesystem til registrering, ikke et driftsværktøj til alle afdelinger. Det kan fortælle dig, at værelse 412 skal rengøres. Det er generelt dårligere til at fortælle dig, hvem der gør det rent, hvor lang tid det tog i sidste uge, eller at bruseren har dryppet siden i tirsdags. Det er grunden til, at de fleste overnatningssteder anvender et dedikeret driftslag såsom Sweeply oven på deres PMS og integreret med det, frem for at forsøge at styre housekeeping og vedligeholdelse udelukkende fra deres PMS.

Bør du vælge et cloud- eller et on-premise PMS?

Et on-premise PMS installeres på servere og computere lokalt på hotellet. Et cloud-baseret PMS kører på leverandørens infrastruktur og tilgås via en browser eller en app fra enhver internetforbundet enhed. Fordele og ulemper er så gennemgående, at de kan opsummeres i en tabel.

De fleste hoteller, der migrerer i dag, skifter fra on-premise til cloud, og kolonnen med integrationer er som regel den afgørende faktor. Et cloud-PMS med et veldokumenteret API forvandler enhver fremtidig beslutning til et spørgsmål om konfiguration frem for et stort indkøbsprojekt. Mews, Apaleo og Oracle udgiver alle udviklerdokumentation for deres platforme, og at læse denne, før du skriver under, fortæller dig mere om dine næste fem år, end nogen salgsdemo kan.

Hvilke funktioner betyder mest i et PMS?

Hvilken funktionalitet der er vigtigst, afhænger af hotellets type og størrelse, men seks områder bør altid vurderes på enhver shortlist.

• Front desk-drift. Check-in, check-out, værelsestildeling og gæstehistorik, der gør det muligt for receptionisten at genkende en tilbagevendende gæst uden at skulle spørge.

• Distribution. Tovejsintegration til bookingmotorer, channel managers og et CRS, så tilgængelighed og priser altid er opdaterede uden manuelle justeringer.

• Housekeeping og værelsesstatus. Ethvert PMS har et felt til værelsesstatus. De færreste håndterer rengøringspersonalets arbejdsbyrde, rengøringstider, inspektioner eller fejlrapportering, så undersøg nøje, hvad dit PMS kan out-of-the-box, og hvad det kræver et integreret værktøj til at udføre.

• Betalinger og fakturering. Automatiserede regningsbilag (folios), fakturering, betalingsgateway og integration til regnskabsprogrammer.

• Rapportering. Belægningsprocent, ADR, RevPAR, segmentfordeling og bookingtempo (pace), som kan eksporteres i stedet for at være låst inde i et dashboard.

• Integrationer. Et PMS er et centralt knudepunkt. Tovejsforbindelser til kassesystemer (POS), CRM, Revenue Management og driftsværktøjer er det, der afgør, om resten af din tech-stack fungerer.

Hvor stopper dit PMS, og hvor starter resten af din tech-stack?

Dette er spørgsmålet, der sparer flest penge, fordi det forhindrer et hotel i at købe et PMS for at løse et problem, som systemet aldrig var designet til at løse.

Dit PMS ejer de kommercielle stamdata. Et Revenue Management System ejer prissætning og prognoser, og argumenterne for at kombinere et sådant system med menneskelig dømmekraft beskrives i hvordan data og revenue management forbedrer hotellets rentabilitet. Et operationelt driftslag ejer selve arbejdet: rengøringslister, inspektioner, arbejdsordrer til vedligeholdelse og gæsteforespørgsler. Sweeply udgør dette lag og integrerer med mere end 20 Property Management Systems, herunder Mews, Apaleo og Oracle OPERA Cloud; find hele oversigten på siden over integrationer.

Fordelene ved at forbinde de kommercielle data med det operationelle lag gennemgås i detaljer i fordelene ved at integrere PMS og opgavestyring. Når du er klar til at etablere forbindelsen, beskriver vores 30-dages køreplan til housekeeping-integration den rette rækkefølge, ansvarsfordeling og datamapping.

To offentliggjorte eksempler viser, hvordan denne grænseflade ser ud i praksis. Volkshotel Amsterdam, som har 196 værelser og et team bestående af 33 nationaliteter, holdt driften kørende under en Mews-migrering, fordi det operationelle lag var adskilt fra det PMS, der blev udskiftet (kundehistorie om Volkshotel). Woolacombe Bay, et hotel med 63 værelser i North Devon, beholdt sit eksisterende PMS og eliminerede papir i housekeeping ved at koble sig på det (kundehistorie om Woolacombe Bay).

Hvordan vælger og implementerer du et nyt PMS?

Grib processen an i fem trin med en navngiven ansvarlig og en realistisk tidsramme. Hele forløbet tager typisk mellem otte og fjorten uger for et enkelt overnatningssted og længere for en hotelkæde.

1. Definér kravene. Ansvarlig: General Manager sammen med afdelingslederne. Varighed: to uger. Skriv ned, hvad det nuværende system ikke slår til ved, med de ord, de berørte medarbejdere bruger. Vurder leverandører ud fra denne liste, og brug uafhængige anmeldelsesplatforme som f.eks. Hotel Tech Report sideløbende med leverandørernes egne produktdemoer, ikke som erstatning for dem.

2. Kortlæg din nuværende tech-stack. Ansvarlig: systemejer eller IT-chef. Varighed: en uge. Oplist alle værktøjer, som det nye PMS skal kommunikere med: channel manager, bookingmotor, kassesystem (POS), CRM, revenue management, elektroniske dørlåse, driftsværktøjer. Bekræft, at hver enkelt integration fungerer i drift i dag for præcis den softwareversion, du køber. Et partnerlogo på en hjemmeside er ikke ensbetydende med en fungerende integration.

3. Læg et budget over fem år. Ansvarlig: økonomiansvarlig. Varighed: en uge. Medregn licenser eller abonnement, onboarding, grænseflade- eller API-gebyrer, hardware, uddannelse og de interne arbejdstimer, migreringen vil kræve. On-premise og cloud ser vidt forskellige ud i år ét, men udjævner sig ofte betragteligt over fem år.

4. Vælg samarbejdspartneren, ikke kun produktet. Ansvarlig: General Manager. Varighed: to til tre uger inklusive referencesamtaler. Bed om to referencer fra overnatningssteder, der matcher din type og størrelse, og spørg dem direkte, hvad der gik galt undervejs.

5. Migrer og uddan personalet. Ansvarlig: projektsponsor samt én tovholder pr. afdeling. Varighed: fire til otte uger. Sæt ændringer i priser og værelsesbeholdning på pause under selve overgangen, kør eventuelt i parallel drift i en periode, og træn personalet på rigtige reservationer frem for fiktive testdata. Involver teamet før beslutningen træffes, ikke efter, en tilgang, der uddybes yderligere i forandringsledelse i hotel- og restaurationsbranchen.

Hvor denne guide ikke gør sig gældende

En guide henvendt til hoteller passer ikke nødvendigvis til enhver type overnatningssted. Hotellejligheder (serviced apartments), hostels og udlejere af ferieboliger har ofte brug for et system udviklet specifikt til deres lager- og udlejningsmodel, og et traditionelt hotel-PMS tvunget ned over disse modeller skaber mere arbejde, end det fjerner.

Der er tre yderligere forbehold, der er værd at nævne:

• Hvis du er bundet af en kontrakt i to år endnu, handler det meste af dette om planlægning frem for øjeblikkelig handling. Brug tiden på integrationer og dataoprydning, så selve migreringen bliver hurtig og gnidningsfri, når tiden er inde.

• Hvis dit reelle problem er, at housekeeping og vedligeholdelse er uorganiserede, vil et nyt PMS ikke løse det. Det er en driftsmæssig udfordring, og at udskifte dit centrale kernesystem er en bekostelig måde at undgå at løse det egentlige problem på.

• Sweeply kan ikke hjælpe dig med at vælge et PMS ud over at bekræfte, hvorvidt et specifikt system findes på listen over understøttede integrationer. Sweeply er et operationelt driftslag oven på dit PMS (ikke et PMS i sig selv og ikke forhandler af et), så betragt denne guide som uvildig rådgivning frem for en salgskanal for et Sweeply-produkt.

Denne artikel startede som et gæsteindlæg af Lana Cook, Content Specialist hos Cloudbeds, og er siden blevet opdateret af Sweeply-teamet.

Hvis du allerede ved, hvilket PMS du benytter, og gerne vil vide, hvad et operationelt driftslag ovenpå vil koste, kan du booke et møde med vores salgsteam.