Sikkerhed og databeskyttelse hos Sweeply
Sweeply beskytter hotellets data med kryptering under overførsel og ved lagring, tofaktorgodkendelse, rollebaseret adgang og logning af ændringer, og behandler dem under en databehandleraftale efter GDPR med hver kunde.
Hvordan beskytter Sweeply hotellets data?
Hotellets data krypteres under overførsel og ved lagring, adgangen begrænses efter rolle og beskyttes med tofaktorgodkendelse, og alle ændringer logges.
Kryptering: TLS for alle data under overførsel og AES-256-kryptering af lagrede data i Google Cloud.
Adgangskontrol: tofaktorgodkendelse, rollebaserede rettigheder, der kun tildeles, hvor det er nødvendigt, og et minimalt antal administratorer.
Logning: adgang til data logges, og hver indtastning, ændring og sletning registreres på en navngiven bruger.
Backup: automatiske, krypterede backups i Google Cloud med en dokumenteret nødplan for genetablering af adgang.
Adskillelse: produktions- og testsystemer holdes adskilt, og hvert hotels data er logisk adskilt fra andre kunders data.
Medarbejdere: alle hos Sweeply har tavshedspligt, og kundedata må ikke gemmes på private enheder.
Hvor hostes og behandles hotellets data?
Sweeply ehf. er en islandsk virksomhed, så GDPR gælder direkte for Sweeply gennem EØS-aftalen.
Produktionsmiljøet kører på Google Cloud i regionen us-central1 i Iowa, USA, så hotellets data behandles i USA. Disse overførsler er omfattet af databeskyttelsesrammen mellem EU og USA eller EU’s standardkontraktbestemmelser.
Den fysiske sikkerhed i datacentrene varetages af Google Cloud. Dets certificeringer fremgår af Google Clouds side om compliance.
Overholder Sweeply GDPR, og kan vi indgå en databehandleraftale?
Ja. Sweeply fungerer som databehandler for jeres hotel og indgår en databehandleraftale efter artikel 28 i GDPR, som er underlagt islandsk ret.
Underretning om brud på persondatasikkerheden: vi underretter jer uden unødig forsinkelse og så vidt muligt inden for 48 timer efter, at vi er blevet bekendt med et brud.
Anmodninger fra registrerede: vi hjælper jer med at svare og kan eksportere en persons data som CSV eller JSON.
Ændringer af underdatabehandlere: vi giver 30 dages varsel om enhver ny eller udskiftet underdatabehandler, og I kan gøre indsigelse.
Hvilke underdatabehandlere bruger Sweeply?
Sweeply bruger nedenstående underdatabehandlere. Hver af dem er bundet af en skriftlig aftale med databeskyttelsesforpligtelser, der er mindst lige så strenge som i vores databehandleraftale.
Google Cloud
Applikationens kernefunktioner
USA
Twilio
Velkomstbesked via sms til en bruger
USA
Sentry
Fejlfinding
Hostet i EU
Chargebee
Abonnementsstyring og fakturering
EU
Intercom
Kundesupport i produktet, beskeder og tilhørende kommunikation
USA med DPF
Honeycomb
Fejlfinding
Hostet i EU
Inngest
Behandling af baggrundsjobs
USA
OpenAI
AI-behandling
USA
Google Vertex AI
AI-assisterede produktfunktioner
USA
Overførsler til underdatabehandlere i USA sker på grundlag af databeskyttelsesrammen mellem EU og USA, når underdatabehandleren er certificeret under den, og ellers på grundlag af EU’s standardkontraktbestemmelser.
Hvordan bruger Sweeply AI-udbydere med hotellets data?
Sweeplys AI-funktioner kører på OpenAI og Google Vertex AI, som er underdatabehandlere på samme vilkår som alle andre underdatabehandlere.
Sweeply kan oprette anonymiserede eller aggregerede data, der ikke identificerer jeres hotel, gæster eller medarbejdere, og bruge dem til at drive og forbedre tjenesten, herunder AI-funktioner. Anonymiserede data er ikke personoplysninger.
Kundedata bruges ikke til at træne OpenAIs eller Googles AI-modeller.
Hvilke data behandler Sweeply, og på vegne af hvem?
Sweeply behandler personoplysninger på vegne af jeres hotel, som fortsat er dataansvarlig. Det omfatter hotellets gæster samt hotellets medarbejdere og eksterne konsulenter, der bruger Sweeply.
Navne
Kontaktoplysninger, såsom telefonnumre og e-mailadresser
Brugs- og logdata, såsom bruger-id’er, IP-adresser, enhedsoplysninger og aktivitetslogs
Data om hotellets drift, såsom gæstenavne, værelsesnumre, ankomst- og afrejsedatoer, gæsteønsker og opgavefordeling
Planlægningsdata, såsom vagt- og opgaveplaner og opgavestatus
Dataene bruges til at levere Sweeply: hosting, notifikationer via e-mail, sms og push, kundesupport, fejlfinding og AI-assisterede funktioner. Særlige kategorier af personoplysninger, såsom helbredsoplysninger, er ikke beregnet til at blive behandlet og bør ikke indtastes i Sweeply.
Hvad sker der med vores data, når kontrakten ophører?
Sweeply sletter jeres data inden for 30 dage efter kontraktens ophør, medmindre loven kræver, at vi opbevarer dem.
Inden kontrakten ophører, kan I til enhver tid eksportere jeres data i et almindeligt format. Kopier i backups fjernes, efterhånden som backupperne roteres, og vi bekræfter sletningen skriftligt på anmodning.
Hvem kontakter vi om sikkerhed og databeskyttelse?
Skriv til legal@getsweeply.com for spørgsmål om sikkerhed og databeskyttelse, anmodninger om databehandleraftaler og oplysninger om underdatabehandlere.