Kom i gang med Sweeply på 24 timer
På et understøttet PMS er Sweeply forbundet, og jeres værelser, reservationer og værelsesstatusser er live inden for 24 timer, uden hardware, uden server og uden IT-projekt.
Hvad skal vi have klar før første dag?
Alle moduler kører på den samme kerne, så det meste af opsætningen sker én gang. Her er, hvad hvert modul kræver.
Housekeeping
PMS: et af de 20+ understøttede hotelsystemer, eller Sweeply alene med værelsesstatusser sat i Sweeply.
Enheder: medarbejdernes smartphones (iOS eller Android) til mobilappen og en computer til ledere, der bruger webappen.
Roller: Admin, House Manager, Senior Housekeeper og Housekeeper.
Adgangsniveau: en PMS-bruger eller godkendelse af integrationen, afhængigt af jeres PMS. Hver PMS-side under Integrationer forklarer præcis, hvad der kræves.
Data: jeres værelser og andre enheder, enhedsgrupper som etager, rengøringsregler og hvert teammedlems telefonnummer.
Vedligeholdelse
PMS: valgfrit. Vedligeholdelse kan køre alene, og flere hoteller starter der, før de forbinder deres PMS.
Enheder: medarbejdernes smartphones med kamera til at rapportere fejl med et foto og en computer til ledere.
Roller: Admin, House Manager og User.
Adgangsniveau: intet ud over Sweeply-brugerkonti, når modulet kører alene.
Data: jeres værelser og andre enheder og hvert teammedlems telefonnummer. Fejlkategorier følger med som standard, og I kan tilpasse dem selv eller sammen med Sweeply-teamet.
Guest Connect
PMS: et understøttet PMS, så hver anmodning knyttes til det rigtige værelse og ophold. Det kører sammen med Housekeeping.
Enheder: intet, gæsterne skal installere. Gæsterne bruger en digital gæsteside på deres egen telefon.
Roller: anmodninger kommer ind som opgaver til jeres eksisterende Sweeply-brugere.
Adgangsniveau: samme PMS-forbindelse som Housekeeping.
Data: en QR-kode på hvert værelse, der åbner gæstesiden, eller en forbindelse til den gæstekommunikationsplatform, I allerede bruger, så gæsterne når gæstesiden der.
AI-agenter
PMS: et understøttet PMS, fordi agenterne læser reservationsdata og bemærkninger derfra.
Enheder: intet ud over det, jeres team allerede bruger til Sweeply.
Roller: opgaver, som agenterne opretter, går til jeres eksisterende Sweeply-brugere.
Adgangsniveau: samme PMS-forbindelse som jeres andre moduler.
Data: reservationsdata og bemærkninger fra jeres PMS. Vores team hjælper jer med at sætte agenterne op til jeres hotel.
Hvad er trinene til at gå live?
Forbind jeres PMS. På et understøttet PMS er jeres værelser, reservationer og værelsesstatusser live inden for 24 timer. Mange PMS forbindes under tilmeldingen, og nogle, som Oracle OPERA Cloud, sættes op sammen med vores team og jeres PMS-administrator.
Sæt jeres hotel op. Tjek, at alle værelser vises, fjern enheder, I ikke har brug for, gruppér værelser efter etage eller placering, tilføj andre områder, I gør rent, som gange, og indstil rengøringsregler, der matcher jeres procedurer.
Tilføj jeres team. Opret en bruger til alle involverede, og giv hver person en rolle. Hver bruger får en sms om at downloade mobilappen og logge ind med sit telefonnummer, og kontorpersonalet bruger webappen.
Træn jeres team. Det tager en til to dage at træne et helt team. Vis alle farverne og ikonerne for værelsesstatus, hvordan man starter og stopper en rengøring, og hvordan man rapporterer en fejl med et foto. De fleste rengøringsassistenter arbejder sikkert allerede på deres første vagt.
Gå live. Dagen før eller om morgenen på jeres første dag sætter I hvert værelse til dets reelle rengøringsstatus i én samlet opdatering og tildeler derefter opgaver eller lader teamet vælge værelser. De fleste hoteller kører en hel housekeepingdag i Sweeply inden for den første uge.
Hvem gør hvad under implementeringen?
Sweeply: forbinder jeres PMS, sammen med jeres PMS-administrator, hvor PMS’et kræver det, hjælper med at sætte AI-agenter op og besvarer spørgsmål via chat eller på support@getsweeply.com.
Jeres onboardingkontakt hos Sweeply: en navngiven person hos Sweeply, der holder et til tre onboardingmøder med jeres team, afhængigt af størrelsen og kompleksiteten af jeres drift.
Jeres Sweeply-admin: sætter værelser, enhedsgrupper, rengøringsregler og brugere op.
Jeres PMS-administrator: giver eller godkender PMS-adgang, hvor jeres PMS kræver det.
Jeres ledere: træner teamet og styrer de første dage i Sweeply.
Jeres team: installerer appen, logger ind og gennemfører en første rengøring og en testfejlmelding.
Hvordan ved vi, at implementeringen er færdig?
Implementeringen er færdig, når jeres hotel kører en normal dag i Sweeply. I praksis betyder det, at:
Jeres PMS er forbundet, og værelser, reservationer og værelsesstatusser synkroniseres, eller Sweeply er sat op til at køre alene.
Alle værelser og andre enheder er i den rigtige gruppe med rengøringsregler, der matcher jeres procedurer.
Alle teammedlemmer har installeret appen og logget ind.
Alle teammedlemmer har startet og stoppet en rengøring og rapporteret en testfejl med et foto.
Rengøringsstatusserne i Sweeply svarer til virkeligheden på jeres første dag.
Jeres team har kørt en hel housekeepingdag i Sweeply.
Hvad hvis vores PMS ikke er understøttet endnu?
Sweeply kan køre alene, med værelsesstatusser sat i Sweeply i stedet for synkroniseret fra PMS’et, og flere hoteller starter sådan med Vedligeholdelse. Det tager to til tre uger at bygge en ny PMS-integration, når et hotel har forpligtet sig.