daglige koordineringsopkald elimineret på travle dage
1 måned
til fuld udbredelse i hele teamet
Robert Vargau,
Housekeeping Manager, Woolacombe Bay Hotel
Udfordringen
Woolacombe Bay er et stort luksushotel med 63 værelser og ingen hoteldirektør, så afdelingslederne bærer et betydeligt ansvar. Især Housekeeping havde brug for koordinering i realtid for at kunne håndtere rengøring, gæsteforespørgsler og hurtig klargøring af værelser. Robert håndterede tidligere værelsestildelinger og opdateringer via konstant telefon- og walkie-talkie-kommunikation (sommetider over 50 opkald på en travl dag), hvor opdateringer om ind- og udtjekning ofte var forsinkede, og værelser blev tildelt på papir. Den manuelle tilgang gik ud over teamets effektivitet og i sidste ende gæsteoplevelsen.
Hvordan Sweeply hjalp
Robert opdagede Sweeply gennem en kollega, der deltog i Independent Hotel Show i London, og så en mulighed for at opnå overblik i realtid, reducere stress og organisere opgaver diskret, uden at radioer og telefoner forstyrrede gæsterne. Onboardingen foregik via onlinemøder, adgang til appen og en gratis prøveperiode, hvor Robert introducerede systemet for et team på tværs af forskellige aldersgrupper. Trods hans bekymringer omkring oplæring tilpassede teamet sig hurtigt og var i fuld gang inden for en måned med Sweeplys live support ved hånden. Sweeply blev integreret gratis med hotellets eksisterende Guestline PMS, så udtjekninger vises med det samme, og opgaver kan tildeles i realtid.
Resultatet
Woolacombe Bays housekeeping blev forvandlet til et roligere og mere organiseret miljø. Teamet arbejder nu ud fra opgaveopdateringer i realtid frem for missede beskeder, så alle har styr på deres opgaver, hvilke værelser der kræver opmærksomhed, og hvor lang tid hver opgave bør tage. Fastlæggelse af estimerede rengøringstider pr. værelsestype sparer forberedelsestid og gør opgavetildelingen mere effektiv. Kommunikation direkte i appen eliminerede forstyrrende telefon- og walkie-talkie-opkald, hvilket forbedrede gæsteoplevelsen og frigjorde Robert til at fokusere på driftsledelse frem for at besvare opkald.
Efter næsten et år anser teamet en tilbagevenden til papir og opkald for næsten utænkelig.
