Woolacombe Bay: farvel til papir, goddag til effektivitet
Om denne kundecase
På kysten i North Devon driver Woolacombe Bay Hotel et luksushotel med 63 værelser uden en hoteldirektør, så det er op til afdelingslederne, som f.eks. Housekeeping Manager Robert Vargau, at koordinere alt. Sweeply erstattede endeløse opkald på telefon og walkie-talkie med opgavestyring i realtid, som er integreret direkte med hotellets Guestline PMS.
Woolacombe Bay Hotel
Storbritannien
Udfordringen
Woolacombe Bay er et stort luksushotel med 63 værelser og ingen hoteldirektør, så afdelingslederne bærer et betydeligt ansvar. Især Housekeeping havde brug for koordinering i realtid for at kunne håndtere rengøring, gæsteforespørgsler og hurtig klargøring af værelser. Robert håndterede tidligere værelsestildelinger og opdateringer via konstant telefon- og walkie-talkie-kommunikation (sommetider over 50 opkald på en travl dag), hvor opdateringer om ind- og udtjekning ofte var forsinkede, og værelser blev tildelt på papir. Den manuelle tilgang gik ud over teamets effektivitet og i sidste ende gæsteoplevelsen.
Hvordan Sweeply hjalp
Robert opdagede Sweeply gennem en kollega, der deltog i Independent Hotel Show i London, og så en mulighed for at opnå overblik i realtid, reducere stress og organisere opgaver diskret, uden at radioer og telefoner forstyrrede gæsterne. Onboardingen foregik via onlinemøder, adgang til appen og en gratis prøveperiode, hvor Robert introducerede systemet for et team på tværs af forskellige aldersgrupper. Trods hans bekymringer omkring oplæring tilpassede teamet sig hurtigt og var i fuld gang inden for en måned med Sweeplys live support ved hånden. Sweeply blev integreret gratis med hotellets eksisterende Guestline PMS, så udtjekninger vises med det samme, og opgaver kan tildeles i realtid.
Resultatet
Woolacombe Bays housekeeping blev forvandlet til et roligere og mere organiseret miljø. Teamet arbejder nu ud fra opgaveopdateringer i realtid frem for missede beskeder, så alle har styr på deres opgaver, hvilke værelser der kræver opmærksomhed, og hvor lang tid hver opgave bør tage. Fastlæggelse af estimerede rengøringstider pr. værelsestype sparer forberedelsestid og gør opgavetildelingen mere effektiv. Kommunikation direkte i appen eliminerede forstyrrende telefon- og walkie-talkie-opkald, hvilket forbedrede gæsteoplevelsen og frigjorde Robert til at fokusere på driftsledelse frem for at besvare opkald. Efter næsten et år anser teamet en tilbagevenden til papir og opkald for næsten utænkelig.
Storbritannien
Land
Hoteltype
4-stjernet luksuriøst familiehotel
Hotelstørrelse
63 værelser
Skabt værdi
daglige koordineringsopkald elimineret på travle dage
1 måned
til fuld udbredelse i hele teamet
Gå på opdagelse i flere hotelhistorier
Se, hvordan andre teams i hotel- og restaurationsbranchen bruger Sweeply til at forenkle arbejdet, styrke samarbejdet og skabe en mere gnidningsfri daglig drift.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: én fælles sandhedskilde på tværs af 200 lejligheder
Sebastian Gietl, CEO for det familieejede BOOK-IT Apartments i Erlangen, driver over 200 hotellejligheder fordelt på flere lokationer. Apart-hotel-konceptet (med længerevarende ophold, mindre hyppig service og ingen døgnbemandet reception) kræver selvstændig housekeeping og vedligeholdelse. Sweeply erstattede et fragmenteret softwarelandskab med én centraliseret platform integreret med Apaleo PMS, hvilket reducerede housekeeping-teamlederens koordineringstid med omkring 30 %.
The Flag Zurich
The Flag Zurich: 80 % færre gæsteklager
The Flag Zurich, som er en del af en moderne hotelgruppe for både forretnings- og feriegæster, kæmpede med det operationelle overblik under et papirbaseret system. Resident Manager Felix Bauch introducerede Sweeply, integreret med Apaleo PMS, og oplevede, at gæsteklager over forespørgsler på artikler og værelsesskift faldt med omkring 80 %, samtidig med at der blev sparet mindst 8 timer om ugen.
Volkshotel
Volkshotel: strømlinet housekeeping på fire måneder
Det arkitekttegnede Volkshotel i Amsterdam har til huse i den hollandske avis De Volkskrants tidligere hovedkvarter og byder på 196 værelser, et coworking space, en natklub, en restaurant og en tagterrassesauna. Efter overgangen til Mews PMS valgte Housekeeping Manager Marion Le Tiec Sweeply på grund af dets brugervenlighed og visuelle overskuelighed, og på blot fire måneder oplevede hun mere effektive processer, hurtigere reparationer og en mere gnidningsfri oplæring.
