For at forbinde receptionen og housekeeping i realtid skal begge teams arbejde ud fra én live værelsesstatus i stedet for at sende beskeder frem og tilbage om det. Udtjekninger fra PMS'et bør vises på rengøringspersonalets telefoner i samme øjeblik, de sker, og et rengjort eller inspiceret værelse bør være synligt i receptionen, uden at nogen behøver at gribe en telefon eller en radio. Denne guide forklarer, hvordan den overlevering fungerer, hvad der skal forbindes, og hvordan du opsætter det på det PMS, du allerede bruger.

Hvorfor mister receptionen og housekeeping forbindelsen i løbet af dagen?

Fordi de oplysninger, de har brug for, befinder sig to forskellige steder. PMS'et ved, hvem der har tjekket ud, hvem der ankommer tidligt, og hvilket værelse en VIP er blevet lovet. Housekeeping ved, hvilke værelser der rent faktisk er rene, hvilke der er i gang med at blive rengjort, og hvilke der har et problem. Når den eneste bro mellem de to er en telefon, en radio eller en udskrevet liste fra kl. 7 om morgenen, bliver enhver ændring i løbet af dagen til en samtale.

De samtaler løber hurtigt op. På Woolacombe Bay Hotel, et hotel med 63 værelser i North Devon, håndterede housekeeping-chefen værelsestildelinger og opdateringer via telefon og walkie-talkie-opkald (nogle gange mere end 50 på en travl dag) med hyppige forsinkelser i indtjeknings- og udtjekningsopdateringer. Problemet var ikke mangel på indsats. Det var, at ingen havde et fælles, opdateret overblik over værelserne.

Vi har skrevet om den bredere teammæssige side af dette i vores guide om, hvordan du forbedrer dit hotels housekeeping-afdeling. Denne artikel fokuserer på én overlevering: værelsesstatus-loopet mellem receptionen og etagen.

Hvordan ser et værelsesstatus-loop i realtid ud?

Et forbundet loop har fire tidspunkter, hvor information flyttes, og ingen af dem burde kræve et opkald:

1. Udtjekning. Gæsten tjekker ud i PMS'et. Værelset skifter til beskidt og vises med det samme som en afrejse på den rette rengøringsmedarbejders telefon.

2. Rengøring. Rengøringsmedarbejderen starter og afslutter værelset på telefonen. Supervisorer ser fremskridt live, og eventuelle fejl fundet rapporteres med et foto i stedet for en seddel.

3. Inspektion. Hvis dit hotel udfører inspektioner, tjekker supervisoren værelset og markerer det som inspiceret. Hvis ikke, fungerer statussen som rengjort som signalet.

4. Klar i receptionen. Statussen når receptionen, så værelset kan tildeles en ventende gæst, uden at nogen behøver at spørge, om det er klar.

Selve statusserne afhænger af dit PMS. Oracle OPERA Cloud dokumenterer for eksempel Clean, Dirty, Pickup og Inspected som housekeeping-værelsesstatusser, hvor Pickup og Inspected kun vises, når disse indstillinger er slået til, og Out of Order og Out of Service som separate koder. Dets integrationsplatform videresender værelsesstatussen sammen med et optaget- eller ledig-flag. Uanset hvad dit PMS kalder dem, bør du beslutte, hvilke statusser dine teams rent faktisk bruger, før du tilslutter noget.

Hvad ændrer sig, når overleveringen er forbundet?

Tabellen nedenfor sammenligner de mest almindelige overleveringssituationer, når de kører via opkald og lister, og når begge teams arbejder ud fra den samme live-status.

Hvad skal forbindes til hvad?

Realtidskoordinering er for det meste et spørgsmål om integration. Tre forbindelser er afgørende:

• PMS til housekeeping. Ankomster, afrejser, overliggere og værelsesskift bør overføres automatisk fra PMS'et, uden at nogen skal indtaste dem igen. Det er dette, der fjerner morgenudskriften og udtjekningsopkaldene.

• Housekeeping tilbage til receptionen. Statusser for rengjort og inspiceret skal være synlige i receptionen. Hvorvidt de skrives tilbage i PMS'et eller læses fra housekeeping-værktøjet, afhænger af integrationen, så tjek dette for dit PMS i stedet for at antage det.

• Gæster og vedligeholdelse i samme system. Gæsteforespørgsler, housekeeping-præferencer og fejl opdaget under rengøring bør lande som opgaver samme sted, ikke i en separat chat eller indbakke.

Hvis du stadig er i gang med at vælge, hvordan du forbinder disse systemer, gennemgår vores guide til integration af PMS og opgavestyring kompromiserne mere detaljeret.

Hvordan opsætter du det på det PMS, du allerede har?

De fleste hoteller behøver ikke et nyt PMS for at få dette til at fungere. En praktisk rækkefølge ser sådan ud:

1. Bliv enige om statusserne. Beslut, om du inspicerer hvert værelse, nogle værelser eller ingen, og om du bruger en pickup- eller touch-up-status. Færre statusser, som alle bruger, er bedre end en lang liste, som ingen stoler på.

2. Tilslut PMS'et. Bekræft, at dit housekeeping-værktøj aflæser afrejser, ankomster og værelsesskift live fra dit PMS. Sweeply lister sine mere end 20 PMS-integrationer på integrationssiden.

3. Flyt receptionens spørgsmål over i systemet. Giv receptionen overblik over værelsernes status, og aftal, at prioriterede værelser markeres i værktøjet og ikke formidles over telefonen.

4. Luk den gamle kanal. Hvis radioen eller WhatsApp-gruppen fortsat fungerer som den reelle kanal, vil live-statussen aldrig blive betragtet som pålidelig. Behold kun radioer til nødsituationer.

5. Evaluer efter to uger. Se på, hvor ofte receptionen stadig ringer til housekeeping, og hvorfor. Hvert resterende opkald skyldes normalt en manglende status eller en manglende retningslinje.

Sproget er ofte den skjulte barriere. En statusopdatering virker kun, hvis rengøringsmedarbejderen kan forstå den. Volkshotel i Amsterdam driver 196 værelser med et team bestående af 33 nationaliteter på Mews PMS, og netop derfor skal brugergrænsefladen og tekst skrevet af medarbejderne oversættes, ikke kun menuerne.

Hvordan forbinder Sweeply receptionen og housekeeping?

Sweeply er ikke et PMS. Det er det operationelle lag, der ligger oven på PMS'et og styrer housekeeping, vedligeholdelse og gæsteforespørgsler på personalets telefoner. Værelsesstatusser opdateres automatisk fra PMS'et, medarbejderne ser udtjekninger i realtid, og ledere og receptionen kan følge udviklingen live. Brugerfladen og tekst skrevet af medarbejderne oversættes på tværs af 30+ sprog, så den samme opdatering forstås korrekt af alle teammedlemmer.

• Housekeeping omdanner PMS-data til prioriterede værelseslister med live-status og inspektioner.

• Maintenance modtager fejl rapporteret fra etagen, komplet med et foto, og videresender dem til den rette person.

• Guest Connect lader gæsterne vælge deres rengøringspræferencer og indsende ønsker, der oprettes som opgaver. Hos Keahotels fravalgte 71 % af gæsterne daglig rengøring, og teamet sparede 179 timer på en enkelt måned.

• AI-agenter fjerner manuelle overleveringer fuldstændigt. Tracey læser reservationsnoter og tildeler dem som opgaver med 99,7 % nøjagtighed, hvilket sparer THE FLAG Zurich omkring 8 timer om ugen på Apaleo. Roomey tildeler værelser til gæster ved at gennemregne 20.000 kombinationer, og Excellence Hotels brugte funktionen til helt at eliminere manuel værelsestildeling på VisBook.

På Woolacombe Bay blev Sweeply integreret med hotellets Guestline PMS, så udtjekninger vises med det samme, og opgaver kan tildeles i realtid. Kommunikation direkte i appen erstattede telefon- og walkie-talkie-opkald, og teamet var fuldt funktionsdygtigt inden for en måned. For et dybere indblik i, hvordan værelser fordeles, når statussen opdateres live, se hvordan housekeeping-software tildeler værelser automatisk.

Oplysning: Sweeply sælger software til housekeeping, vedligeholdelse og gæsteforespørgsler, så læs dette afsnit som et partsindlæg og hold det op imod dine egne behov.

Hvor denne guide ikke gælder

Meget små steder, hvor én person står for både reception og housekeeping, har måske slet ikke brug for et sammenkoblet system, fordi overleveringen sker i ét og samme hoved. Hoteller uden et PMS, eller med et PMS uden tilgængelig integration, kan stadig styre housekeeping via telefoner, men afrejser skal indtastes manuelt, indtil der er oprettet en integration. Og hvis din største udfordring er personalemangel snarere end koordinering, vil hurtigere statusopdateringer blot synliggøre problemet uden at løse det.

Tal med vores salgsteam

Book et opkald med vores salgsteam for at se, hvordan værelsesstatus kan flyde mellem dit PMS, din reception og dit housekeeping-team, og få priser for netop dit hotel.