Housekeeping-software tildeler værelser automatisk ved at give hvert værelse en vægtning baseret på det arbejde, der kræves, og derefter fordele værelserne, så hver medarbejder på vagten får en tilsvarende arbejdsbyrde. Vægtningen stammer fra værelsestypen og typen af rengøring (en afrejserengøring tager længere tid end en rengøring under opholdet) og udtrykkes i point (credits), minutter eller kvadratmeter. Softwaren henter værelsesstatus i realtid fra PMS'et, grupperer værelser efter etage eller zone for at minimere gangtid og genplanlægger i løbet af dagen, efterhånden som udtjekninger, tidlige ankomster og fravær ændrer billedet.

En enkelt præcisering, før vi starter. Denne artikel handler om at tildele værelser til rengøringsassistenter. Tildeling af værelser til gæster er en anden opgave, som udføres i PMS'et eller af en agent såsom Sweeplys agent til værelsestildeling.

Hvorfor er værelsesantal den forkerte måde at fordele arbejdet på?

Fordi værelser ikke er ens. Forestil dig to medarbejdere med 14 værelser hver. Den ene har ti udtjekninger, herunder to suiter, fordelt på tre etager. Den anden har tolv rengøringer under opholdet på én enkelt gang. På papiret er fordelingen retfærdig. I praksis bliver den ene medarbejder tidligt færdig, mens den anden må arbejde over, receptionen venter på værelser, og supervisoren ender med at omfordele opgaverne over radioen. At balancere arbejdsindsats i stedet for antal værelser er hele formålet med automatisk tildeling.

Hvilke oplysninger bruger automatisk tildeling?

• Værelsesstatus fra PMS'et: afrejser, ophold, ankomster, ledige værelser og værelser ude af drift.

• Typen af rengøring: afrejserengøring, rengøring under opholdet, hovedrengøring eller ingen rengøring, fordi gæsten har fravalgt det.

• Værelsestype og -størrelse: en suite eller en lejlighed kræver mere tid end et standard dobbeltværelse.

• Hvem der er på vagt: hvor mange medarbejdere, og hvor mange timer hver enkelt arbejder.

• Zoner og etager: at holde hver medarbejder i ét område reducerer gangtiden.

• Prioriteter: tidlige check-ins, VIP-ankomster og værelser, receptionen har lovet gæsterne.

Hvad er housekeeping-credits?

En credit er en arbejdsenhed (et point). Hver kombination af værelsestype og rengøringstype tildeles en credit-værdi, og hver medarbejder får et mål for antal credits på vagten. Softwaren fylder derefter hver medarbejders liste, indtil målet er nået. En simpel opsætning kan se sådan ud:

Værdierne er blot et eksempel; hvert hotel bør fastsætte sine egne. Store systemer fungerer på samme måde. Oracles OPERA Cloud opretter opgavelister ud fra værelsernes credit-værdier og et maksimum pr. medarbejder, flytter værelser, der ikke passer ind, til en overløbsliste og kan tilføje transport-credits, når en medarbejders værelser spænder over flere etager.

Credits, minutter eller kvadratmeter?

Kvadratmeter er ikke blot en teoretisk mulighed. I henhold til City of Los Angeles Hotel Worker Protection Ordinance, som har været gældende siden august 2022, må medarbejdere på hoteller med 60 eller flere værelser højst rengøre 3.500 kvadratfod (ca. 325 m²) på en otte-timers vagt. Loftet falder yderligere, hvis de rengør mere end fem afrejseværelser eller værelser med ekstraopredninger, og overskrides grænsen, udløser det dobbelt løn for hele dagen. Andre byer i Californien har lignende lofter. Enterprise-værktøjer såsom Amadeus HotSOS kan tildele efter credits, minutter eller areal af netop denne grund.

Hvor mange værelser bør en rengøringsassistent rengøre pr. vagt?

Branchekilder nævner ofte 12 til 16 værelser pr. vagt på full-service hoteller, hvor en afrejserengøring tager cirka 20 til 35 minutter og en rengøring under opholdet 15 til 25 minutter. Betragt disse tal som vejledende intervaller snarere end faste standarder, da værelsesstørrelse, faciliteter, opholdets varighed og dine egne rengøringsstandarder ændrer dem markant. Den bedste løsning er at måle dine egne tider: Værelsestimere på personalets telefoner viser, hvor lang tid hver rengøringstype rent faktisk tager på dit hotel, og de tal gør dine credits retvisende.

Hvad sker der, når planen ændrer sig i løbet af dagen?

Det gør den altid. En gæst tjekker sent ud, receptionen lover en tidlig ankomst, nogen melder sig syg, en gæst, der havde afvist rengøring, ombestemmer sig. På det tidspunkt bryder planer på papir sammen; god software genplanlægger. Værelser flyttes mellem listerne, efterhånden som statusser ændrer sig i PMS'et, prioriterede værelser rykker frem i køen, og supervisoren kan se det nye forventede sluttidspunkt for hver medarbejder i stedet for først at opdage det ved vagtens afslutning.

Hvordan tildeler Sweeply værelser?

Sweeply Housekeeping tildeler automatisk værelser efter zone og arbejdsbyrde. Housekeeping-credits fordeler værelserne effektivt for at forhindre overbemanding, systemet forudsiger, hvornår hver medarbejders vagt slutter, så overarbejde er synligt i god tid, og live værelsestimere registrerer rengøringens fremskridt direkte fra personalets telefoner. Gæstepræferencer indsamlet via valgfri rengøring føres direkte ind, så et værelse, hvor gæsten har fravalgt rengøring, simpelthen fjernes fra listen.

Effekten er øjeblikkelig. Excellence Hotels i Stockholm og Gävle, hvor housekeeping-supervisoren plejede at bruge megen tid på at fordele værelser manuelt, stoppede manuelle værelsestildelinger efter at have forbundet Sweeply til deres VisBook PMS. Woolacombe Bay Hotel indførte estimerede rengøringstider pr. værelsestype for at gøre tildelinger hurtigere at opsætte og mere retfærdige at udføre.

Sådan opsætter du automatisk tildeling

1. Lav en liste over dine rengøringstyper: afrejse, rengøring under opholdet, hovedrengøring, turndown og eventuelle hotelspecifikke typer.

2. Tag tid på et repræsentativt udsnit af hver rengøringstype for hver værelsestype over en normal uge.

3. Omdan disse tider til credits eller minutter, og fastsæt et mål pr. medarbejder pr. vagt.

4. Inddel dine zoner, så hver liste holdes på så få etager som muligt.

5. Kør med systemet i to uger, sammenlign forventede og faktiske sluttidspunkter, og juster værdierne.

Hvor denne vejledning ikke gælder

Sweeply sælger housekeeping-software, så læs produktsektionen som et partisk indlæg. Meget små hoteller med en eller to medarbejdere har måske slet ikke brug for automatisk tildeling. Overenskomster eller lokal lovgivning kan fastsætte værelseskvoter eller arealbegrænsninger, som din konfiguration skal overholde, så undersøg disse, før du fastsætter mål. Og automatisering afbalancerer kun det arbejde, du fodrer den med: Hvis en vagt er underbemandet, vil softwaren blot vise overarbejdet tidligere, ikke fjerne det.

Tal med vores salgsteam

Book en samtale med vores salgsteam for at drøfte dit hotel, dit PMS og de moduler, du har brug for, samt få priser på din opsætning.